1#2017ArkheionMEDLEMSBLAD FOR 23 KOMMUNALE ARKIVINSTITUSJONER I NORGEHVA SKJER MED ARKIVENE?LES OM: ARKIV PÅ INSTAGRAMARNE SKIVENESPRIVATE AKTØRERLYD I ARKIVET INNHOLDKAI-KONFERANSEN 2017 . . . . . . . . .3PRIVATE AKTØRER I OFFENTLIG FORVALTNING . . . . . . . . .4KAISA-PROSJEKTET . . . . . . . . . . . . . .8PORTRETT: ARNE SKIVENES . . . . . . .10PERSONVERNUTFORDRINGER . . . . .14DIGITALARKIVET . . . . . . . . . . . . . . .16NORSK ARKIVFORUM /PERSONVERNREGLER . . . . . . . . . . . .17TILSYN AV ARKIV . . . . . . . . . . . . . . .18INSTAGRAM - MIKROHISTORIER . . .20ARKIVFORBUNDET . . . . . . . . . . . . . .22HUSMANNSUNDERSØKELSENI TORPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24HØNSEHUSET LYDSTUDIO . . . . . . . .26ARKIVENES HUS, STAVANGER . . . . .28Arkheions medeiere . . . . . . .30 - 31LEDERISSN 0809 1145www.arkheion.noOpplag ca. 3700Redaksjonen avsluttet mai 2017.Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 23 medeieresom sammen representerer alle landets fylker.Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Trykk: Zoom GrafiskGrafisk design: Karin WiweHva skjer med arkivene? Dette spørsmålet lar seg selvsagt ikke besvare ien leder eller en utgave eller to av Arkheion, men i denne utgavenkommer vi i alle fall innom flere sider av saken. Ranveig Låg Gausdal skriver om hva som skjer med arkivene nåroffentlig forvaltning benytter seg av private aktører til å løse sineoppgaver. Knut Kaspersen fra Datatilsynet skriver om hva som kan skjenår offentlige dokumenter deles på nett uten gode rutiner og nødvendigkompetanse for å sikre personvern. Arkivverket skriver om hva som skjermed tilsyn av arkiv etter den store omorganiseringen der, og omDigitalarkivet som potensiell nasjonal publiseringskanal for alle landetsarkiver – også for arkivmateriale fra kommunale arkivinstitusjoner. I tillegg kan du blant annet lese om status for KAISA-prosjektetsstandardisering av arkivbeskrivelser, om digitalisering av lydarkiver, omhusmenn i arkivet, om Instagram som kanal for å formidle arkiv, omArkivforbundet, om digitalisering av lydarkiver og et portrett avarkivguruen Arne Skivenes – med en fot i fortiden og en i fremtiden. Det samme kan vi kanskje si gjelder det kommunale arkivmiljøet. Ogarkivverden generelt. Høstens KAI-konferanse i Bergen vil sette lys pådette ved å se nærmere på Samfunnsoppdraget versjon 2.0. I forrige leder skrev jeg at vi skulle markere at Arkheion fyller 20 år nå.Den markeringen venter vi med til neste utgave. Da kommer også bladet i en ny innpakking og den nye nettsiden vil forhåpentligvis være på plass. En stor takk til alle bidragsytere, annonsører, redaksjonen og Karin(layout). God lesning! Arkheion 1/2017Kristine Tvedt Brekke, Bergen ByarkivTlf: 55 56 74 86 kristine.brekke@bergen.kommune.noFredrik Sellevold, Trondheim byarkivTlf: 95 11 96 62fredrik.sellevold@trondheim.kommune.noForsidebildet: Marmorerte protokoller vist påInstagram. Foto: Anita Haugen Lie, IKAHordaland. Heidi Meen, (redaktør)VestfoldarkivetTlf: 92 29 19 19heidi.meen@vestfoldmuseene.noKnut J. Jordheim, Interkommunalt arkiv forBuske rud, Vestfold ogTelemark IKSTlf: 32 76 40 20 / 957 29 078 knut@ikakongsberg.noKAI-KONFERANSEN 2017Samfunnsoppdraget versjon 2.0.No sa vel ikkje Charles Darwin det akkurat slik, men ikva grad arkivinstitusjonar omfamnar endringar rundtseg er kanskje av betydning for kva historia sit att medfor ettertida? Tema for KAI-konferansen 2017, dreier seg kringendringar i samfunnsoppdraget for oss arkivarar ogarkivinstitusjonar. Medan vi svarar på høyringar ogventar på ei ny arkivlov, ny forskrift, ei kommune -reform, ei regionreform, den digitale revolusjonen, har vi framleis ein del skjelett i skapet kva uløysteoppgåver gjeld. Arkivinstitusjonane er i full strekk og trør vatnet ogventar på oppgraderinga over alle opp dateringar, densom skal løyse alt ein gong for alle, nemleg samfunns -oppdraget versjon 2.0. Så kva var gale med versjon 1.0.?Finst det eigentleg nokon som veit kva det gjekk ut påog i kva grad vi kom i mål? Kor mykje betre er versjon2.0. og kva er nytt i denne oppdateringa? Er det berresnakk om ei ny programvare eller er funksjonali tetenrevolusjonerande forbetra? Er oppdraget i tråd med ei digital framtid? Inneberdet flunkande nye måtar å jobbe på? Treng vi einannan kompetanse enn den vi har i dag? Spørsmåla erfleire og vi håpar konferansen kan gje både retning og svar. Me sjåast i Bergen 5.-7. september. For meir informasjon sjå www.ikah.noHelsing frå arrangementskomiteen i Bergen: Rune Lothe, IKA HordalandTerje Haram, Bergen ByarkivAnne Aune, Hordaland fylkesarkiv«It’s not the #biggest archivalinstitutions that survive, nor themost intelligent, but the one mostresponsive to change.»CHARLES DARWIN (ON THE ORIGIN OF ARCHIVES) Tusen takk, Karin! I 16 år nå, helt siden høsten2001, er det grafisk designerKarin Wiwe som har stått forutformingen av Arkheion.Denne utgaven er faktisk detimponerende nummer 32 irekken fra hennes hånd. Mendet er også det siste, for tilhøsten går hun inn i pensjo -nistenes rekker. Hun fortjeneren STOR takk for det gode arbeidet.Til høsten markerer vi jubileet med ny og oppgradertnettside og layout på tidsskriftet. Arkheion 1#2017 3Karin:Jeg iler til med å si at det har vært enfornøyelse å jobbe med Arkheion i disse årene! Takket være ryddige redaktører som har holdttidsfristene har jeg gledet meg til - og kost meg med hver utgivelse. Så takk til dere for fint samarbeid!Ill: amorphia-apparel.com4Arkheion 1#2017OSLO BYARKIVTEKST: RANVEIGLÅGGAUSDALI stadig større grad utfører private aktører oppgaver, også lovpålagte oppgaver, på vegne av detoffentlige. Siden arkivlovens virkeområde ikke dekker private aktører, har det vært antatt at dettehar dramatiske konsekvenser for arkivdanningen, og dermed for rettssikkerheten, muligheten forinnsyn osv. I Oslo byarkiv har vi undersøkt hvordan denne problemstillingen slår ut i vår kommune.Hvor stort omfang har det? Hvordan står det til med dokumentasjon av tjenestene i praksis?Problemstillingen er omfattende og kompleks, og det harvært nødvendig å gjøre noen avgrensninger. Vi har ikkearbeidet med interkommunalt samarbeid, som er mindreaktuelt i Oslo, og ikke sett på «halvoffentlige» selskaps -former som offentlig eide aksjeselskap eller kommunaleforetak. I Oslo har privatisering av såkalte personrettedetjenester stort omfang, og det har hatt fokus i våreundersøkelser.OMFANGI dag er det vanlig at lovpålagte kommunale tjenesterutføres av private aktører på grunnlag av kontrakt medkommunen. Kommunen gjør altså en anskaffelse etter -fulgt av kontraktsinngåelse. En litt annen variant er atoppgaver utføres av private aktører med tilskudd frakommunen. I Oslo er dette utbredt på en rekke områder,for eksempel helse- og velferdstjenester som barnevern,barnehage, hjemmetjenester og sykehjem. Dette er om -råder som vi kjenner igjen som skapere av viktig rettighets -dokumentasjon, og områder av tjenesteproduk sjonen i enkommune som møter sårbare individer. Av 764 barnehager i Oslo er 453 private og 329 kommu -nale. Det vil si at 57 % av barnehagene er private. Av 56sykehjem i Oslo er 32 private og 24 kommunale. Denprivate andelen av sykehjemmene er her på 57 %. Av 168grunnskoler i Oslo er 17 private. Det vil si at 10 % avgrunnskolene er private. De private skolene har ca. 3000elever, eller 5 % av elevmassen. Hvis det er riktig at altdokumentasjonsarbeid faller sammen når tjenesterprivatiseres, så er altså omfanget så stort at dette enkatastrofe for rettssikkerheten!PRAKSIS PÅ ELDRE-, HELSE- OG SOSIALOMRÅDETFor å få vite noe mer om hvordan dette fungerer i praksis iOslo, tok vi kontakt med den byrådsavdelingen som eroverordnet den avgjort største delen av den personrettedetjenesteproduksjonen, nemlig Byrådsavdeling for eldre,helse og sosiale tjenester. Under avdelingen sorterer enrekke fagetater på området, sammen med de 15 bydelene,som står for en svært stor andel av tjenesteproduksjonen.Byrådsavdelingen har et eget fellesskriv «Arkiveringsreglerfor tjenester med personrettede tiltak». Der er følgendeformulering nedfelt: «Når Oslo kommune benytter privatevirksomheter til utførelse av kommunale oppgaver/ -tjenester, skal krav til dokumentasjon og arkiv tas med ianbud/ tilbudsforespørsel.» Der arkivlov og –forskrift ikkegir pålegg, har altså kommunen selv etablert regelverk påviktige områder. Men det er jo ikke det samme som at detvirker i praksis! Så hvordan står det egentlig til?PRIVATE SYKEHJEM På pleie- og omsorgsområdet viste det seg at de privatesykehjemmene bruker Gerica 1 (elektronisk pasientjournal -system til bruk i kommunal helse- og omsorg) som doku -mentasjonssystem, side om side med de kommunalt drevnesykehjemmene. Dokumentasjonen tilfaller da automatiskkommunen. Kommunen har altså dialog med de privateaktørene om dokumentasjon i praksis, og overgangen tilPrivate aktøreri offentlig forvaltning – HVA SKJER MED ARKIVENE?RANVEIG LÅG GAUSDAL, BYARKIVAR I OSLO«Det ville åpenbart hjelpe mye på utfordringene om regelverkettydeliggjorde at offentlige organers plikt til å dokumentere sintjenesteproduksjon også gjelder når selve tjenesten leveres av enprivat aktør.»digitale verktøy har i dette tilfellet styrket automatikken ipraksisen.RUSOMSORG OG BARNEVERN Når det gjelder rusomsorg og barnevern, har det værtvanligere for kommunen å kjøpe plasser i eksisterendeinstitusjoner heller enn å konkurranseutsette kommunale,som i mye større grad har funnet sted på pleie- og omsorgs -området. Institusjonene innenfor rusomsorg og barnevernleverer da gjerne tjenester til flere kommuner, og det blirmindre aktuelt for institusjonene å dokumentere i ulikefagsystemer til ulike involverte kommuner. Imidlertid vistedialog med bydeler at dokumenter fra private samarbeids -partnere som angår klienter løpende kommer til barne -verns kontoret i bydelen og blir arkivert der. I tillegg har denprivate aktøren selv en mappe på den enkelte klient med enkopi av dokumentene. Når barnet flytter ut av institusjon,sendes mappen til bydelen, som gjennomgår den for åsjekke at de har mottatt alt de skal. Det som eventuelt ikkeer mottatt tidligere, blir lagt i klientens sak. Deretter slettesmappen fra den private institusjonen. BEDRE ENN FRYKTET Selv om disse undersøkelsene ikke på noen måte erdekkende for praksis i alle bydeler, hos alle private aktørereller for alle tjenester, så tyder undersøkelsene på at bådeinternt kommunalt regelverk og praksis i kommunen erlangt bedre enn vi fryktet i utgangspunktet. Så lenge arkiv -lov og -forskrift ikke gjelder for private aktører, er det iforbindelse medanskaffelse og kontraktsinngåelse at den privateaktøren må forpliktes til å skape dokumentasjon. Det erderfor viktig at arkivtjenestene kommer i inn i for bindelsemed anskaffelsesprosessene.DATATILSYNETS DATABEHANDLERAVTALENår en kommune kjøper en tjeneste av en privat aktør, blirden private aktøren ofte også ansvarlig for behandling avpersonopplysninger. Det skal da inngås en databehandler -avtale mellom partene, sier Datatilsynet, som har veilederog maler for inngåelse av slike avtaler. Det er vårt inntrykkat det er en vanlig misforståelse at Datatilsynet og person -opplysningslova er til hinder for at kommunene kan bevaredokumentasjonen.«Det skal avtales at databehandler [altså den privateaktøren] skal slette eller forsvarlig destruere alle doku -menter, data, disketter, cd-er mv, som inneholder opp -lysninger som omfattes av avtalen.», står det i den standardavtaleteksten til Datatilsynet. Dette kan lett misforstås somet påbud om sletting. Og det er det i og for seg –opplysningene skal slettes hos den private aktøren. Men det er ikke noe i veien for at de først overføres tilden offentlige instansen som er ansvarlig for tjenesten. Et annet sted i avtaleteksten står det at «Ved opphør avdenne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alleperson opplysninger som er mottatt på vegne av denArkheion 1#20175Barnevernsmapperunder avlevering,Oslo byarkivEksempel på eldreoffentlig skaptbarnevernsmateriale. «Vergerådsprotokoll»,Oslo byarkiv>>>6Arkheion - 1#2017behandlings ansvarlige», og i veilederen er det presisert atavtalen må avklare «hva som skal skje med opplysningeneetter at avtalen er opphørt – om opplysningene skaltilbakeføres eller slettes». Etter vår forståelse er det ikkenoe i dette regelverket som hindrer overføring til ogbevaring i kom munen av personopplysninger fra en privataktør som har utført oppgaver på vegne av kommunen.BARNEHAGER I Oslo går 57 % av alle barnehagebarn i private barne -hager. En bydel henvendte seg nylig til Byarkivet omregelverket for dokumentasjon i private barnehager. De hadde selv fått følgende henvendelse fra en privatbarnehage: «Jeg var på et kurs i går, om personvern i barnehagen.Jeg lærte nye ting der. Jeg fikk beskjed om at så fort etbarn slutter i barnehagen, skal alle opplysninger om barnetslettes.» Bydelen skriver til Byarkivet: «I prinsippet mener viat dokumentasjon tilknyttet et enkeltbarn i en privatbarnehage bør håndteres likt som dokumentasjon tilknyttet et enkeltbarn i en offentlig barnehage. Dette avhensyn til hvert enkelt barn, de tjenestene bydelen tilbyrog framtidig rettighetsdokumentasjon. Hva vil Byarkivetanbefale oss?»Her er det ikke tale om kjøp av tjenester, men om offent -lige, kommunale tilskudd til driften. Altså finnes det ikkenoen anskaffelsesprosess med etterfølgende kontrakts -inngåelse som man kan bruke til å stille krav. Og Riks -arkivaren har tidligere slått fast at arkivloven ikke gjelderfor private barnehager. Så hva gjør man da?I Oslo er det felles opptak til alle barnehager, kommu -nale og private. For å få plass, må man søke bydelen.Derfor har bydelsadministrasjonen materiale som angåropptak, og de vet hvilke barn som har gått i hvilkenbarnehage, private som kommunale. Nå er også nyttfagsystem for barnehagesøknader under innføring ikommunen. Det vil omfatte alle barnehager. Spørsmål omgodkjenning og tilsyn blir behandla i bydelen uavhengigav om barnehagen er privat eller kommunal, så dokumen -tasjon skal finnes. Vi har bare nettopp startet arbeidet med samlet beva -rings plan for arkivmateriale etter det nye regelverket iOslo, og har ikke kommet til barnehagenes barnemapperennå. Men vi mistenker at vurderingen vil være at de ikkeskal bevares, heller ikke for de kommunale barnehage -barna. Så da står det egentlig greit til også med dokumenta -sjonen fra de kommunale barnehagene. Men mest fordiselve barnemappene trolig ikke skal bevares. Hva om vilikevel kommer til at vi ønsker å bevare materiale frabarnemappene? Bør ikke da dokumentasjon av det enkeltebarnet være uavhengig av om barnet har gått i kommunaleller privat barnehage? Det er uansett bydelen som tildelerplass, og som avgjør om plassen skal være privat ellerkommunal, uavhengig av hva du selv måtte ha ønsket forditt barn. Siden det altså ikke inngås noen kontrakt om kjøp avtjenester med den enkelte private barnehage, må virke -middelet i så fall være å stille vilkår for driftstilskudd frabykassa til barnehagen. Men det kan man selvfølgeliggjøre. Vi kjenner ikke til at det har vært gjort i Oslo, menkommer vi til at materiale fra barnemappene likevel børbevares, vil vi nok forfølge den innfallsvinkelen. PRIVATSKOLERNesten 3000 skoleelever i Oslo går på privat grunnskole. I tillegg kommer private, videregående skoler. Igjen er detsnakk om offentlig tilskudd til drift, ikke kjøp av tjenesterfra private aktører. Men mens vi kanskje ikke er SÅinteressert i mappene på det enkelte barnehagebarn, såbevarer vi selvfølgelig elevmapper fra grunnskolen i Oslo -fordi vi anser dem som potensielt viktig rettighets -dokumentasjon. Så da burde vi vel ha elevmapper fraprivatskolene også da? Som private aktører gjelder ikke arkivloven for dem. Vikom ikke helt til bunns i kommunens eventuelle rolle ifinansieringen av privatskolene, men for oss kunne det seut til at staten stod for i alle fall den største delen avtilskuddene. Det reduserer i så fall også kommunensanledning til å stille krav, hvis det ikke finnes kommunaletilskudd å knytte betingelser til. ARKIVFAGLIG DILEMMA Dette utløser et interessant dilemma for oss som kommu -nens men også byens og «alle» osloborgeres arkiv -institusjon. Foreldre har valgt å sende barna sine til enprivat skole, og arkivlovens virkeområde gjør at vi ikke fåravlevert materiale fra disse skolene. Er det vårt problem at vi ikke kan hjelpe disse elevene? Burde ikke det væreen sak mellom foreldrene, seinere eleven, og skolen? Vihar vel ikke noe ansvar når elevene ikke har gått på skolehos Byarkivets eier og oppdragsgiver, Oslo kommune? På den andre siden: Er det ikke en del av vårt samfunns -ansvar å sørge for en helhetlig dokumentasjon av samfunnet? Og sørge for at rettigheter også kandokument eres for dem som gjorde valg de ikke ante athadde konsekvenser for deres anledning til nettopp åkunne dokumentere sine rettigheter? Så skal vi da gå igang med en offensiv overfor privatskoler i Oslo for å fåinn elevmappene før de går tapt? Uten noen finansieringav de ressursene vi i så fall må bruke på det? Når vi ikke en gang rår med å få inn elevmappene fra Utdannings -Arkheion - 1#2017 7etatens egne skoler? Egentlig synes jeg at vi burde gjøredet. Det er et ressurs- og prioriteringsspørsmål, og der stårsaken foreløpig.OPPSUMMERING AV PRAKSISByarkivets funn når det gjelder kommunens kjøp av tjene -ster fra private aktører, viser at det gjøres mye samvittig -hetsfullt dokumentasjonsarbeid i vår kommune også når det er private som leverer selve tjenesten til slutt brukeren.Og vi vet at det er i forbindelse med anskaffelse og kon -traktsinngåelse at den private aktøren kan forpliktes til åskape og levere dokumentasjon, eller det kan gjøres somvilkår for tilskudd. Selv om arkivlovens virkeområde ikke omfatter disseprivate aktørene, og sånn sett ikke akkurat hjelper oss, så er det ikke slik at det er i strid med verken arkivloven ellerannet lovverk å kontraktsfeste eller stille betingelser om at dokumentasjon skal skje. Siden konkurranseutsetting var i sin spede begynnelseomkring årtusenskiftet, har vi i arkivsektoren snakket omhvilken ulykke det er at regelverket ikke håndterer disseproblemstillingene. Jeg er selvfølgelig helt enig i det. Mensamtidig er det fullt mulig både for arkivinstitusjoner ogarkivskapere å jobbe med problemstillingen og legge tilrette for at dokumentasjon av tjenestene skjer. BEHOV FOR REGELVERKSENDRINGERNår det er sagt, så er det selvsagt nødvendig å gjøre noemed regelverket. Etter at det gang på gang har vært spiltinn som et av de viktigste punktene å få gjort noe med, erdet overraskende at Kulturdepartementets høring avutkast til ny arkivforskrift ikke berører problemstillingen. Det ville åpenbart hjelpe mye på utfordringene omregelverket tydeliggjorde at offentlige organers plikt til ådokumentere sin tjenesteproduksjon også gjelder når selvetjenesten leveres av en privat aktør. Da ville stat og kom -mune være forpliktet til å sikre viktig rettighetsdoku -mentasjon i forbindelse med konkurranseutsetting. Kanskje kan dette gjøres uten noen egentlig endring avlovens virkeområde? Det kunne være et viktig første skritt.For så gjenstår det mye likevel – som for eksempel hvorviktig det ville vært bare å utvide arkivlovens virkeområdetil å sammenfalle med offentlighetsloven, slik at vi kunnesikret skikkelig forvaltning, tilgang og bevaring foreksempel i offentlig heleide aksjeselskaper. Men det får bli en annen artikkel. •Artikkelen er basert på et foredrag Ranveig holdt på Samdok-konferansen i januar. Foto: Heidi Meen8Arkheion - 1#2017KAISA-prosjektet er nå inne i sluttfasen. Etter planen skal prosjektets tre første faser være ihavn ved utgangen av juni, noe som betyr at vi vil ha en fullgod standard for arkivbeskrivelserfor de kommunale arkivene i løpet av sommeren 2017.Det er også en intensjon om en fase fire, men om det blirnoe av og hvem som tar ansvar for det er på nåværendetidspunkt usikkert. OPPSTARTENProsjektet er et samarbeid mellom en rekke kommunalearkivinstitusjoner, Riksarkivet, Arkivforbundet ogStiftelsen Asta. KAISA-prosjektet startet formelt i juni 2014, men detførste initiativet ble tatt i 2009 av IKA Kongsberg. I 2010ble det avholdt et seminar på Kongsberg hvor det blenedsatt et forprosjekt, ledet av Inge Manfred Bjørlin ved(den gang) Aust-Agder kulturhistoriske senter.Forprosjektet resul terte i en rapport, men videre arbeidmed prosjektet stagnerte da leder fikk ny jobb. Bergenbyarkiv tok på seg å videreføre oppdraget, men det visteseg vanskelig uten en stilling dedikert til oppgaven. ORGANISERINGInteressen for å få etablert et standardiseringsprosjekt varstor. Da prosjektet ble etterlyst på KAI-ledermøtet i 2014tok Bergen Byarkiv igjen på seg å lede prosjektet. Enmidlertidig prosjektlederstilling ble opprettet ved BergenByarkiv og Ragnhild Bjelland fra Oslo byarkiv bleengasjert. Undertegnede ble prosjektleder 18.11.2016. I løpet av prosjektperioden har flere institusjonerdeltatt i prosjektgruppen og styringsgruppen. Nå i slutt -fasen er det Bergen byarkiv, Oslo byarkiv, Trondheimbyarkiv, IKA Trøndelag, IKA Møre og Romsdal, IKAKongsberg, IKA Troms, Arkiv i Nordland og Riksarkivetsom deltar i de to gruppene.PROSJEKTETS MÅLSETTING Formålet med prosjektet er å utarbeide en felles standardfor registrering av kommunale, fylkeskommunale ogprivate arkivskapere og arkiver i Asta. Hensikten er ålette tilgangen til arkivinformasjon for brukere på Arkivportalen Vi har hørt frasen «Det som ikke finnes på nett, finnesikke», og det er ikke langt unna sannheten for dem somstort sett forholder seg til den digitale hverdagen. Derforer målsettingen om at flest mulig arkiv skal publiseres påArkivportalen viktig. Slik viser vi at materi alet «finnes»,og brukerne kan selv finne fram til hva de ønsker å se på.BEDRE SØK I ARKIVPORTALENArkivportalen har en rekke søkemuligheter. I tillegg tilnavn og temaer kan det blant annet søkes på geografiskområde, samfunnssektor, tidsperiode og språk. Men i dagfår en svært ufullstendige treff på slike spesifiserte søk.Det er fordi mange publiserte arkiver ikke har registrertslike opplysninger, eller har registrert dem på feil måte. Gode treff i Arkivportalen betinger derfor standardis -ering. Hvilke opplysninger som legges ut om arkivskaperog arkiv, og måten arkiv- og arkivskapernavn blir regi -strert på, er dermed avgjørende.NASJONAL STANDARDKAISA-prosjektet er en parallell til tilsvarende arbeid istatlig sektor (StandArk), og intensjonen er å oppnå størstmulig fellesskap med tilsvarende statlige retningslinjer.Målet er å komme frem til ett felles standardiserings -opplegg for all arkivbeskrivelse i Norge.VEILEDENDE DOKUMENTER Prosjektet har utarbeidet skriveregler for navn på arkiv -skaper og arkiv, arkivbeskrivelser for aktør, arkiv, under -nivåer av arkiv (arkivdel, serie, stykke, mappe, dokument)og for aksesjon og tilvekst. Disse doku mentene er nåferdigstilte med steg for steg-beskrivelse av hvertStandardiseringsprosjektet KAISABERGEN BYARKIVTEKST: INEMERETEBAADSVIKINE BAADSVIK, PROSJEKTLEDER FRA 2016«Hensikten er å bedre tilgangen til arkivinformasjon forbrukere på Arkivportalen.»skjermbilde i Asta og KAISAs anbefalinger i forhold tilhvilke felter som skal, bør eller kan fylles ut. StandArksanbefalinger er også tatt med for sammenligning. Dokumentene inneholder eksempler og kommentarer,samt en del problemstillinger i forhold til funksjonalitet iAsta. Videre er det også utarbeidet en tabell som viserstandardisert bruk av kategorier, felt og koder i for -bindelse med samfunnsplassering av aktør. For tiden utarbeides veiledende dokumenter medretningslinjer for bruk av restriksjoner, for registrering av bestandsenheter, for seriebetegnelse og struktur (jfr.Allment arkivskjema) og en kort beskrivelse av heleprosessen fra mottak av aksesjon til publisering påArkivportalen.ARBEIDSMETODEI arbeidsprosessen har vi tatt utgangspunkt i arkiv beskriv -elsene til StandArk, samt innhentet eksempler og råd omregistreringspraksis fra deltakerinstitusjonene. Det harvært stort fokus på hvordan registreringene framstår iArkivportalen, for å få en best mulig brukervennlighet forde uten arkivkompetanse.Enkelte av forslagene i dokumentene forutsetterendringer eller justeringer i Astas programvare. Enkelteforslag gir andre løsninger enn Arkivverkets StandArk-prosjekt. KAISA-prosjektet vil følge opp begge disseproblemstillingene med direkte henvendelser til StiftelsenAsta og til Arkivverket når tiden er moden for det. JUSTERING ANBEFALESDet har vært spurt om standardiseringen av arkiv -beskrivelse skal ha tilbakevirkende kraft. Prosjektet kan ikke pålegge noen å gjøre om på registreringer som allerede ligger i Asta. Det er et ressursspørsmålsom må bli opp til hver enkelt institusjon å ta stilling til.Likevel blir alle institusjoner oppfordret til å justere sineregistreringer på øverste nivå på arkiv og aktør etterstandarden, samt å bruke standarden i det videre arbeidet og ved supplerende registreringer. •Arkheion - 1#2017 9Hovedbilde for Arkiv i AstaTabell forsamfunnsplassering av AktørGENERERESFANERKAISA: De kommunaleArkivInstitusjonenesStandardisering av Arkivbeskrivelse10Arkheion - 1#2017For 41 år siden tok en nyutdannet historiker på seg jobben med å ordne kommunale papirer. Nå kan Arne Skivenes, Bergens første byarkivar, se tilbake på et 35.000 hyllemeter langt livsverk.Med en fot i fortiden og en fot i fremtidenDet er fascinerende å gå på oppdagelsesferd innover i deenorme fjellhallene i Hansaparken. Du kan gå i kilometer -vis, blant arkivbokser og protokoller, pergamenter ogbilder. Arne Skivenes trekker ut en bok. Den viser seg å hatilhørt en kjøpmann på Bryggen på 1800-tallet. Kjøp ogsalg står sirlig nedtegnet, fortsatt fullt lesbart, selv omblekket er nesten 200 år gammelt. –Lukt her, sier ArneSkivenes. Og forbløffende nok: Stikker du nesen ned idenne protokollen fra 1800-tallet, lukter det fortsattfriskt av tørrfisk, 200 år etter.STILTE MED MEDBRAGT SKRIVEMASKINSkrur vi tiden tilbake til 1976 er vi ved den spede begyn -nelse av Arne Skivenes sitt livsverk. Det begynte i enkjeller med en haug usorterte papirer i gamle Eidsvågkommunehus. Den nyutdannede historikeren husket hvaveilederen på universitetet hadde sagt til studentene somville skrive noe historisk om Bergen: «Vi pleier å frarådedet, fordi kildesituasjonen i Bergen kommune er sådårlig», sa han. Det var en utfordring unge Skivenes ikkekunne motstå. Så fikk han da også litt å ta tak i da hanble ansatt som byens første byarkivar. OPPBYGGINGENGjennom årene har Arne Skivenes gitt arbeid til bådenarkomane ungdommer som ønsket et annet liv og tilarbeidsledige akademikere. –På 1980-tallet hadde visysselsettingstiltak for arbeidsledige akademikere, kalt‘Rettedøler’. På den måten fikk vi folk med skyhøyekvalifikasjoner. Baksiden var at de forsvant etter timåneder. Men vi fikk gjort mye. Deretter hadde vi enveldig god periode på begynnelsen av 1990-tallet. Vi bleegen etat, og vi fikk grønt lys for å starte BKsak, etelektronisk saks- og arkivsystem, som var veldig spesieltpå den tiden. Jeg tror vi var den eneste kommunen somhadde felles system for hele kommunen. BERGEN KOMMUNETEKST: HANNEFARESTVEDTDet er som å stikke nesen ned i en nyåpnet pose medtørrfisksnacks. Foto: Hanne Farestvedt.«Arkivfaget er både fortids- ogfremtidsrelatert. Mange tror at arkivbare dreier seg om fortid. Men detdreier seg mer om fremtiden. Vi er joopptatt av at det som var der for 100år siden, skal være brukbart ogtilgjengelig også om nye 100 år.» ARNE SKIVENES, ARKIVARPORTRETT: ARNE SKIVENESNext >