ARKHEIONFAGTIDSSKRIFT FOR KOMMUNAL ARKIVSEKTORDen kommunale digitale historien – KDRS som verktøy for sikring og bevaringKAI ♥ SOME – Arkivinstitusjoners bruk av sosiale medierDigitalisering av elevmapper i HordalandFra 35 kvitteringer til nettutstilling1 | 2018DIGITALT- SKAPT, FORMIDLET OG BEVARTARKHEION 01 | 20182UTGAVE NR 43DIGITALT FOKUSHeidi Meen (redaktør)Vestfoldarkivet heidi.meen@vestfoldmuseene.no Antonia Reime Aabø IKA Østfoldantonia-reime.aaboe@sarpsborg.comFredrik Sellevold Trondheim byarkiv fredrik.sellevold@trondheim.kommune.no Kristine Tvedt Brekke Bergen byarkiv kristine.brekke@bergen.kommune.no Roger Kvarsvik Fylkesarkivet i Hordalandroger.kvarsvik@hfk.noREDAKSJONENISSN 0809 1145Opplag: 3550Redaksjonen avsluttet mai 2018.Layout: Linn Liverød, Pipp DesignTrykk: Zoom grafiskeArkheion er medlem av Norsk Tidsskriftforening.www.arkheion.noForsidebilde: shutterstock.comArkheion er et fagtidsskrift for kommunal arkivsektor i Norge. Første utgave kom ut våren 1997. I dag er det 23 medeiere som representerer alle landets fylker. Se oversikt bakerst i bladet. Arkheion er gresk (ἀρχεῖον) og referer til magistraten (Archon) sin bygning der viktige statsdokumenter ble arkivert og tolket. Heidi MeenRedaktørFoto: Caroline OmlidI denne utgaven av Arkheion handler mange av sakene om det digitale. Du kan blant annet lese om digitalt skapte arkiver. Om digitalisering av elevmapper i Hordaland. Eller om bevaring og lagring av den kommunale digitale historien – både gjennom KDRS, ett av de store samarbeidsprosjektene i KAI-miljøet, og i saken om digital deponering i Trondheim kommune. Du kan også lese om KAI-institusjoners bruk av sosiale medier – som jo er uløselig knyttet til vår nye digitale verden, og noen oppfatninger rundt bevaring av det som foregår på disse kanalene. Og om formid-ling av arkiver både på sosiale medier og på nettet ellers. For eksempel i form av en nettutstilling i Østfold, som ble til på bakgrunn av 35 små kvitteringer i et kommunalt arkiv. I tillegg kan du lese om en proaktiv innsamling av privatarkiver, inkludert det som er digitalt skapt, i saken om Riksarkivarens privatarkivstrategi og arbeidet med regionale bevaringsplaner rundt om i landet. Og om arkivsituasjonen i Akershus, og et kontrastfylt ordningsprosjekt i Rogaland. Du finner også spaltene Skråspalten, Arkivforbundets side, Tre om arkiv og annet småstoff – blant annet om høstens KAI-konferanse i Tromsø. Håper forresten vi ses der! Tusen takk til alle som har skrevet og ellers bidratt med tips eller bilder. Det er vi helt avhengige av for å få til et godt Arkheion. En ekstra stor takk til redaksjonen ved Antonia, Kristine, Fredrik og Roger for godt samarbeid. Og takk til Linn for å ha sydd alt sammen til et flott blad (om jeg skal si det selv). ARKHEION 01 | 20183INNHOLD4 VELKOMMEN TIL TROMSØ - KAI-KONFERANSE 2018 5 KONGENS FORTJENSTMEDALJE X 26 DEN KOMMUNALE DIGITALE HISTORIEN – KDRS SOM VERKTØY8 DIGITAL DEPONERING I TRONDHEIM KOMMUNE12 KAI ♥ SOME – ARKIVINSTITUSJONERS BRUK AV SOSIALE MEDIER 16 HVOR STÅR VI OG HVOR GÅR VI I AKERSHUS? 19 ARKIVFORBUNDETS SIDE 20 BEVARINGSPLANER – EN PROAKTIV INNSAMLING AV PRIVATARKIVER22 DIGITALISERING AV ELEVMAPPER I HORDALAND 26 35 KVITTERINGER – ET ÅR I EN HUSMANNSFAMILIES LIV (FORMIDLING PÅ NETT) 28 MANGFOLDIG FORMIDLING – OM Å GJØRE EN FORSKJELL30 KONTRASTER I ET ORDNINGSPROSJEKT 32 SKRÅSPALTEN: ARNE SKIVENES 34 TO NYE BYARKIVARER36 HVA MENER DU? TRE OM ARKIV 38 ARKHEIONS EIERE39 DIVERSE INFORMASJON40 OSELIAS KOKEBOK ARKHEION 01 | 20184VELKOMMEN TIL TROMSØ OG KAI-KONFERANSE 2018!Kjære arkivvenner – hold av datoene 25. – 27. september. Da er det nemlig tid for årets KAI-konferanse, og den skal avholdes i Tromsø.KAI-NETTVERKETI år er det Arkiv Troms som har fått arrangøroppgaven, og har den glede av å invitere det kommunale arkivmiljøet til Nord-Norge. Som utgangspunkt for konferansen har vi valgt Clarion Hotel The Edge. Med sin iøynefallende arkitektur og beliggenhet ved havkanten er The Edge perfekt plassert for å oppleve Ishavsbyen og fjellene rundt. Årets program tar ikke utgangspunkt i et overordnet tema, men vil prøve å ta pulsen på det kommunale arkivmiljøet. Gjennom plenums- og sesjonsinnlegg håper vi å gi innblikk i relevante prosjekter og problemstillinger. Stikkord er arkivlandskap i end-ring, synliggjøring av glemte grupper og elektronisk lagring og forsendelse– for å nevne noen. Konferansen vil også bære preg av landsdelen den holdes i. Første dag, tirsdag 25. september, er satt av til møter. Konferanse-programmet onsdag 26. september vil bestå av innlegg i plenum, og avsluttes med festmiddag. Siste dag, torsdag 27. september, deles opp i sesjoner og plenum.Under årets KAI-konferanse vil vi prioritere tid til å møtes, til å utveksle erfaringer og ideer. Vi ønsker ikke å tilby et hektisk aktivitetsprogram, men pusterom – enten man vil spasere langs kaikanten, sjekke ut små butikker, kafeer og smug i Tromsø, eller kanskje ta seg en rask topptur på et av fjellene i øyeblikkelig nærhet. Vi gleder oss til å gi dere faglig påfyll og gode møter i Tromsø. Velkommen til KAI-konferansen 2018!TEKST: JANICKEN ELISABETH OLSEN, ARKIV TROMS FOTO: ARKIV TROMSARKHEION 01 | 20185ARNE SKIVENES fikk sin medalje utdelt av varaordfører i Bergen, Marita Moltu, mandag 30. april. Terje Haram ved Bergen Byarkiv forteller at initiativet kom fra kollegaer ved Bergen Byarkiv, men at det ikke har vært mangel på øvrige anbefalinger: «På grunn av Arnes sterke nasjonale fokus, har noverande og dei to siste riksarkivarane gitt si tilslutning til søknaden. Likeins har Arkivforbundet og stiftelsen Asta anbefalt dette. Og til sist har der kome anbefalingar frå andre sentrale arkivarar i inn- og utland.» sier Haram. Siden Skivenes i 1976 startet i et engasjement i Bergen kommune med oppdrag å sikre eldre kommunale arkiv, har arkiv-Norge endret seg kollosalt. «Arne har alltid vore innovativ. Han blei tidleg opptatt av ein felles metode for registrering av arkiv- informasjon, og var derfor svært aktiv i opprettinga av Asta, og med i styre og utviklingsarbeid i nesten 20 år. Vidare har han vore glødande engasjert i at arkivinstitusjonane må ta hand om privatarkiv, i tillegg til informasjon frå det offentlege, slik at vi får ein samla samfunnsdokumentasjon. Dessutan var Arne opptatt av at institusjonane i kommunal sektor måtte organisere seg og opptre samla. Resultatet av dette var stiftinga av Arkivforbundet, som han var styreleiar eller -medlem av i mange år.» sier Haram. Selv om både Arne og Kjell-Olav nå har gått av med pensjon, håper og tror vi at KAI-miljøet og Arkheion kommer til å se og høre mer fra dere i årene som kommer. SKREVET AV HEIDI MEEN, REDAKSJONEN FOTO: Katarina LundeFOTO: Hilde T JomaasKJELL-OLAV MASDALEN ble tildelt sin fortjenstmedalje av Reidar Saga, ordfører i Åmli kommune, torsdag 5. april. Selv om Masdalen etter sigende var hjernen bak Arkheion, altså det flotte navnet på dette tidsskriftet, er det nok ikke bare derfor han nå har fått den ærefulle medaljen. Som Helene Walle i Arendals Tidende skriver (8. april 2018), er Masdalen «kjent for å være historiker, arkivar, forfatter, direktør og seniorforsker, og en mann som har vært over gjennomsnittet engasjert i å bevare fylkets historie». Ordføreren la i sin tale vekt på at Masdalen har lagt ned en betydelig og allsidig innsats de siste 30 årene, at han har lært opp mange generasjoner arkivarer, og at han har en stor del av æren for at Kuben ble en realitet. Denne dagen ble også Masdalens forfatterskap fremhevet. Masdalen har som de fleste i KAI-miljøet vel vet, skrevet nøkkel-boken «Administrasjonshistorie og arkivkunnskap – Kommunene» (sammen med Liv Mykland), men han har også skrevet en rekke andre bøker, for eksempel «Agders historie 1920-1945» (1991) og «Erik Munk» (2016), og ikke minst mange historiske og arkiv- faglige artikler.KONGENS FORTJENSTMEDALJE X 2Arkheion vil gratulere to velkjente navn fra KAI-miljøet – Arne Skivenes og Kjell-Olav Masdalen – som begge denne våren har blitt tildelt den ærefulle Kongens Fortjenstmedalje. HEDER OG ÆREARKHEION 01 | 20186KDRS ble etablert sommeren 2010. Den gang var fem kommunale arkivinstitusjoner medlemmer. I dag er det 13 medlemmer og gjennom disse dekkes 63% av kommunene i Norge. KDRS er lokalisert i Trondheim. En hovedoppgave har vært å etablere et digitalt depot for våre med-lemmer. Det digitale depotet ble satt i drift den 1. mai 2016, og er en tjeneste for våre medlemmer og deres kommuner. Ved utgangen av mars er det bevart 146 digitalt skapte arkiver, med et totalt volum på 397 GB. Utover dette har kompetanse- utvikling og prosjektutvikling stått sentralt i virksomheten.ET STERKT KOMMUNALT FAGMILJØEtableringen av KDRS har bidratt til at det kommunale fagmiljøet innenfor bevaring av digitale arkiver har samlet og styrket seg de senere årene. Samtidig har samarbeidet mellom institusjonene og i felles prosjekter med KDRS bidratt til å løfte kompetansen i sektoren. Det kommunale arkivmiljøet er nå også sterkt representert i samarbeids-prosjekter med Arkivverket. Ressurser fra Arkivverket har også bidratt inn i de fleste prosjektene KDRS har gjennomført.finnes fire kopier av arkivmaterialet. For de som ønsker enda bedre sikkerhet er det etablert et samarbeid med Piql for pro-duksjon og bevaring av digitale arkiver på film. Filmen er garantert for en livslengde på 500 år. Infrastrukturen for langtidsbevaring, som KDRS tilbyr, er basert på selvbetjening. Alle våre medlemmer har tilgang til sitt «private» digitale depot gjennom en sikret linje. Der kan de legge inn digitale arkiver for langtidsbevaring, eller de kan hente ut en kopi av materiale som tidligere har blitt overført. EFFEKTIVISERING AV INNHENTING AV ARKIVUTTREKKDet framkom i SAMDOK-rapporten «Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 – kartlegging» at det er et betydelig etterslep på innhenting av digitale arkiv innenfor kommunal sektor. Kommunereformen vil også føre til at flere systemer skal sikres og bevares. Vi vet også fra «Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor» at mange fagsystemer allerede er gått tapt, og at det er overhengende fare for at flere går tapt.Med dette som bakgrunn søkte KDRS i På forsommeren hvert år samler hele fag- miljøet til en faglig samling i Trondheim for å utveksle erfaringer og drøfte aktuelle tema. Dette er en samling som er blitt godt mottatt i miljøet og etter hvert er blitt eta-blert som en fast møteplass. De siste årene har KDRS i fellesskap med Arkivverket også gjennomført en fagsamling på sen-høsten hos Arkivverket i Oslo.KDRS har også gjennomført flere fag-kurs som har vært rettet mot arkivarer som arbeider med digital bevaring, for eksempel om bruk av verktøy for å lage arkivuttrekk. DIGITALT DEPOTGjennom utviklingsarbeid og et tett sam-arbeid med våre medlemmer og andre ressurser i den kommunale arkivsektoren har KDRS etablert en infrastruktur for å langtidsbevare digitalt skapt arkivmate-riale. En viktig del av dette er beskrivelse av prosesser, fra uttrekk, forvaltning i depot, til tilgjengeliggjøring. Prosessene bygger på de internasjonale standardene OAIS og TRAC og understøtter arbeidet i depotinstitusjoner.KDRS sitt digitale depot er distribuert på tre geografiske lokasjoner, hvor det totalt DIGITALE ARKIVDEN KOMMUNALE DIGITALE HISTORIEN KDRS SOM VERKTØY FOR BEVARING OG SIKRING I år er det åtte år siden KDRS – Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA – ble etablert, etter flere års diskusjoner i kommunearkivmiljøet. Siden da har et digitalt depot blitt etablert og kompetansen på feltet økt både for medlemsinstitusjonene og i landet for øvrig. TEKST: TOR EIVIND JOHANSEN, KDRSARKHEION 01 | 201870306090120150MARS2018FEB2018JAN2018DES2017OKT2017SEPT2017AUG2017JULI2017JUNI2017MAI2017MARS2017FEB2017JAN2017DES2016NOV20162015 prosjektmidler til et prosjekt som vi kalte «Produksjonslinje for bevaring og formidling av elektroniske arkiv fra kom-munal sektor». Hensikten med prosjektet er å effektivisere arbeidet hos arkivdepot med å sikre, forvalte og gjøre tilgjengelig digitalt skapt arkivmateriale. I første omgang er det særlig fokus på fagsystem som inneholder mye rettighetsinformasjon for innbyggerne og som står i fare for å gå tapt. I tillegg til å beskrive arbeidsprosesser for å sikre, forvalte og tilgjengeliggjøre digitalt skapt arkivmateriale, er en viktig del av pro-sjektet å sørge for at det finnes verktøy som kan understøtte arbeidsprosessene. Disse verktøyene må være brukervennlige og ta høyde for at kompetansen på å jobbe med arkivuttrekk varierer i kommunal sektor. En annen viktig del av prosjektet er å spre kunnskap om prosjektets resultater til hele det kommunale arkivmiljøet.Prosjektet ble tildelt utviklingsmidler høsten 2015 og startet allerede da med å planlegge gjennomføringen. Prosjektet har lagt til grunn at det mest hensiktsmessige er å bruke et format som kalles SIARD for selve ut- trekket fra fagsystemet. Dette utløste et behov for å utvikle programvare som kunne Flere kommunale arkivinstitusjoner ønsker å komme med, og dette vil sikre at KDRS blir et enda viktigere verktøy for den kommunale arkivsektoren i arbeidet med å bevare og sikre de digitale arkivene for ettertiden. berike SIARD-uttrekket med system- spesifikk informasjon. Den systemspesifikke informasjonen legges i et felles «malsett bibliotek» hvor allerede beskrevne systemer kan gjenbrukes, på tvers av KDRS medlem-mer. Første versjon av denne programvaren vil komme i løpet av våren 2018. ARKIVUTVIKLINGSMIDLER TIL FLERE MALSETTKDRS har nå fått innvilget arkivutviklings-midler for å etablere flere kvalitetssikrede malsett for de viktigste systemene i kom-munal sektor. Dette vil gi en betydelig effektivisering i innhenting og bevaring av denne type systemer. KDRS er i dialog med både leverandører, arkivsektoren og Arkivverket for å drøfte hvordan slike maler bør beskrives og forvaltes og det videre arbeidet med produksjonslinjen.VIDERE STRATEGIGjennom det arbeidet som er blitt gjort er KDRS blitt en viktig aktør både for å sikre kompetansebygging innenfor fagområdet, samt det å sikre digitale arkiv for ettertiden. KDRS er nå sammen med sine medlemmer inne i en strategidiskusjon med den hensikt å peke ut den videre kursen for selskapet. Vi håper at den nye strategien skal være fastsatt etter sommeren.DIGITALE ARKIV” KDRS er blitt en viktig aktør både for å sikre kompetansebygging innenfor fagområdet, samt det å sikre digitale arkiv for ettertiden.KILDER:• SAMDOK-rapport, 2014: «Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 – kartlegging»• Riksrevisjonen, Dokument 3:13: «Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengelig- gjøre arkivene i kommunal sektor»FAKTAKRDS: Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA Etablert: 19. mai 2010 Oppstart virksomhet: Januar 2011 Antall medlemmer: 13 Digitalt depot etablert: 1. mai 2016 Totalt antall deponeringer pr. mars 2018: 146 Totalt volum bevart pr. mars 2018: 397 GB www.kdrs.noLANGTIDSLAGRING AV DIGITALE ARKIVER: Fra en beskjeden start i slutten av 2016, har stadig flere medlemmer tatt i bruk infrastrukturen. Det samlede antall arkivpakker sikret i KDRS’ digitale depot har steget jevnt og trutt.DeponeringerAkkumulertARKHEION 01 | 20188DIGITAL DEPONERING I TRONDHEIM KOMMUNE Gjennom det seksårige prosjektet Digital deponering har Trondheim byarkiv gjort mange tiltak for å sikre at kommunens digitale arkivmateriale bevares for ettertiden. Etter prosjektslutt er digital deponering blitt etablert som en løpende driftsoppgave for Trondheim byarkiv.FRA PROSJEKT TIL DRIFT DORA: Arkivsenteret DORA i Trondheim. Foto: Fredrik Sellevold.DIGITALE ARKIVARKHEION 01 | 20189Som totalarkiv med ansvar for kommunens arkiver gjennom arkivets livssyklus, forvalter Trondheim byarkiv dokumenter i kommunal saksbehandling, bevarer historiske arkiver og formidler innsyn i nye og gamle kilder. Digital deponering; å deponere, godkjenne, langtidsbevare og formidle digital in-formasjon, er et av ansvarsområdene. HVORFOR SÅ STORT PROSJEKT FOR DIGITAL DEPONERING?Før prosjektet (2012) var det en overhengende fare for at vi kunne miste vår nære fortid. Som SAMDOKs kartleggingsprosjekt har påpekt i sin sluttrapport hadde Trondheim kommune, i likhet med andre norske kommuner, utfordringer med både finansiering og etterlevelse i forbindelse med deponering av fagsystemer. Det fantes verken rutiner eller ressurser, og det var store etterslep. I situasjoner der informasjon ikke er tilgjengelig eller har gått tapt er dette å regne som brudd på lover og forskrifter. Tilsyns-myndighetene (Arkivverket og Datatilsynet) vil anse mange av kommunens arkiver som ”utilgjengelige”. Dette er brudd på Arkiv- lovas § 1 (arkivlovas formål), (daværende) Arkivforskrifta § 5-6 (om publikums tilgang til materialet), Personopplysningslovens § 13 (informasjonssikkerhet/tilgjengelighet), Personopplysnings-forskriften § 2-1 (tapt informasjon/utilgjengelighet) og Forvaltnings- loven § 20 (om gjennomsyn/innsyn i saksdokumenter). For publi-kum vil manglende rettssikkerhet oppleves som mest alvorlig, og kan svekke kommunens tillit og omdømme.Situasjonen i kommunen var overhodet ikke bra, og Trondheim byarkiv startet derfor i 2012 prosjektet Digital deponering. PROSJEKT DIGITAL DEPONERINGProsjektet hadde følgende formål: ”Prosjektet skal sørge for at informasjon som dokumenterer kommunal saksbehandling og informasjon av viktig rettslig, kulturell, historisk og/eller annen forskningsmessig verdi, og som er skapt i fagsystem uten funksjon for arkivering og deponering etter Noark standarden, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden. Dette fører til etterlevelse av de gjeldende lover og forskrifter (Arkivlova, Offentlighetslova, Personopplysningsloven og Forvaltningsloven), og at eventuelle avvik som er påpekt av tilsynsmyndighetene (Statsarkivet, Data-tilsynet) og Kommunerevisjonen kan lukkes.”Arkivskaper (tjenesteeiere/systemeiere) i kommunen er kommunal-direktører og enhetsledere. Det fantes ikke tilstrekkelig teknologisk og arkivfaglig kompetanse ved de kommunale enhetene. Man vurderte det som hensiktsmessig å samle oppgaven til ett felles prosjekt hvor medarbeidere med relevant kompetanse ble tilsatt. Rådmannen bevilget ekstraordinære midler til Trondheim byarkiv for å gjennomføre prosjektet. Prosjektet ble delt inn i tre faser. FASE 1 (2012) – STATUS OG RUTINER FOR UTTREKK Situasjon for deponering av fagsystem ble grovt kartlagt og viste at kommunen hadde ca. 300 systemer/applikasjoner, hvorav ca. 100 fagsystem og ca. 85 arkivdeler i sak- og arkivsystem inne-holdt data som bør bevares i et langtidsperspektiv. Forslag til rutiner for uttrekk og deponering til depot ble utviklet. Planlagte pilot-deponeringer ble imidlertid ikke gjennomført på grunn av ressursmangel.I denne fasen var en prosjektleder og prosjektmedarbeidere fra byarkivet, IT-tjenesten og eksterne konsulenter involvert.FASE 2 (2013-15) – FAGSYSTEMER, SØK OG OVERORDNEDE RUTINER I begynnelsen av fase 2 ble det gjennomført en grundig kartlegging av fagsystemer. Kartleggingen viste blant annet:a) Flertallet av systemene mangler funksjon for arkivering og deponering.b) Flere systemer vil bli avviklet hvert år. Om Byarkivet ikke får opplysninger om avvikling kan situasjonen muligens bli som c) eller d).c) Flere arkivverdige systemer ligger i kommunens nettverk uten å bli brukt.d) Noen systemer er allerede slettet fra kommunens nettverk og har dermed gått tapt.Prosjektet utviklet rutiner for deponering av fagsystem, basertpå en prosess for digitalt depot utviklet av KDRS. Det ble anskaffet og etablert en løsning for søk og oppslag i gamle systemer i denne fasen. For mange av de deponerte systemene var det viktig at man fikk etablert et oppslagsverktøy, ettersom de gamle systemene ikke lenger ville være tilgjengelige. Overordnede rutiner ble definert som følger:• Arkivskaper eller driftsleverandør kontakter byarkivet for fremtidig avvikling eller oppgradering av fagsystem.• Byarkivet igangsetter deponeringsarbeid etter en foreløpig arkivfaglig vurdering av innhold i systemet.• Byarkivet genererer uttrekk.• Arkivskaper og byarkivet samarbeider om å beskrive systemet.• Byarkivet leverer uttrekk og beskrivelser til depot.• Depot godkjenner og bevarer uttrekket for ettertiden.• Byarkivet etablerer oppslag i deponerte data for saksbehandler, kun ved behov. For system uten oppslagsverktøy henter Byarkivet frem data fra deponerte materiale ved innsyns- forespørsel. (Mange systemer har konvertert data til ny løsning og behøver sjelden arkivinnsyn.)Prosjektet hadde flere møter med kommunens IT-driftsmiljø for å etablere kontakter og informere om oppgaver og ansvar i TEKST: ORIE KIMURA, TRONDHEIM BYARKIVTRONDHEIMNext >