ARKHEIONFAGTIDSSKRIFT FOR KOMMUNAL ARKIVSEKTORKjære rådmann! Arkiv som salderingspostHva gjør vi med ubudne gjester i arkivet? Bjørn Bering – Med blikket fremover Erkjennelsesreisen1 | 2019TRUSLER MOT ARKIVARKHEION 01 | 20192UTGAVE NR 45TRUET OG VERNEVERDIG Heidi Meen (redaktør)Vestfoldarkivet heidi.meen@vestfoldmuseene.no Antonia Reime Aabø IKA Østfoldantonia-reime.aaboe@sarpsborg.comFredrik Sellevold Trondheim byarkiv fredrik.sellevold@trondheim.kommune.no Roger Kvarsvik Fylkesarkivet i Hordalandroger.kvarsvik@hfk.noSindre Vik Drammen byarkiv sindre.vik@drmk.noREDAKSJONENISSN 0809 1145Opplag: 3.550Redaksjonen avsluttet mars 2019.Layout: Linn Liverød, elldesign.noTrykk: bk.noArkheion er medlem av Norsk Tidsskriftforening.www.arkheion.noForsidebilde: Gerd Corrigan, Aust-Agder museum og arkivArkheion er et fagtidsskrift for kommunal arkiv-sektor i Norge. Første utgave kom ut våren 1997. I dag er det 23 medeiere som representerer alle landets fylker. Se oversikt bakerst i bladet. Arkheion er gresk (ἀρχεῖον) og referer til magistraten (kalt Archon) sin bolig der viktige statsdokumenter ble arkivert og tolket under magistratens myndighet. Heidi MeenRedaktørFoto: Caroline OmlidUNESCOs Verdenserklæring om arkiv forteller oss (eller kanskje mer presis dem som ikke allerede vet det) at arkivene er unike og uerstattelige, autoritative og autentiske informasjonskilder. Kilder som er nødvendige for sikring av enkeltindividenes rettigheter og selve demokratiet. Likevel blir ikke nødvendigvis alle disse verdifulle og unike informa-sjonskildene bevart. Informasjon kan forsvinne i digitale formater og systemer som har «gått ut på dato». Eller ødelegges av skjeggkre, rustne binders, plastomslag, fukt eller brann. Og hva med de arkivene som har forsvunnet på veien? For eksempel som en følge av kassasjonspraksis, fordi det har vært et privatarkiv ingen har sett verdien av eller ansvar for å bevare for ettertiden, eller som et ledd i en bevisst strategi for å slette spor. I dag risikerer vi også at mye blir slettet som en følge av et etterhvert allment kjent personverndirektiv fra EU – en problemstilling vi kommer til å høre mer om i tiden fremover. Og hva med arkiv når nye regioner etableres og gamle kommuner og fylkeskommuner avvikles? Forstår politikerne den egentlige verdien av arkiv? At arkiv ikke må være en salderingspost. At arkiv verken er forvaltning eller kultur. Arkiv er arkiv. Både forvaltning og kultur, men arkiv – for å sitere Bjørn Bering som i et intervju med Arkheion siterte Kjell Ola Masdalens «Rapport om arkivsituasjonen i Oslo kommune» (1991). Og hva når nye fagsystemer kjøpes inn uten at det tas høyde for at disse systemene må kunne «snakke» med sak/arkivsystemet? I denne utgaven har vi valgt å fokusere på noen av disse truslene mot arkiv. Du kan blant annet lese om håndtering av skjeggkre og kriser, konsekvenser av at rettighetsdokumentasjon mangler, og hva du som rådmann bør passe på. Men det er også saker med mer positivt fortegn og som for eksempel handler om det nye digitalarkivet, om et jazzete arkiv fra Voss eller en arkivnestors tanker om ståa og fremtiden når det gjelder arkivfeltet. Takk til alle bidragsytere. God lesning til alle lesere. Og til alle bevilgende myndigheter: Husk mer penger til arkiv! INNHOLD 4 AKTUELT: NOTISER 5 KJÆRE RÅDMANN! 6 AKTUELT: ARKIVHISTORIE 8 HVA GJØR VI MED UBUDNE GJESTER I ARKIVET? SKJEGGKRE OG IPM VED IKA ØSTFOLD 16 HOSPITERING VED KØLN BYARKIV – EN ARKIVINSTITUSJON MED UNIK KOMPETANSE 20 ALT PÅ ETT STED: DIGITALARKIVET BLIR NASJONAL PORTAL FOR SKANNEDE ARKIVER 24 SMÅSTOFF 26 BJØRN BERING – MED BLIKKET FREMOVER 32 ERKJENNELSESREISEN – SKRIFTLIGE KILDER OG SANNHETEN 34 SAMARBEID OG ENDRING – TANKER FRA EN NY BYARKIVAR 35 ARKIVFORBUNDETS SIDE: ARKIV SOM SALDERINGSPOST 36 ARKIVET ETTER VOSSA JAZZ 40 TRE OM ARKIV: TRUSLER MOT ARKIV? 42 ARKHEIONS EIERE 43 SKRÅSPALTEN: HILDE LANGE ARKHEION 01 | 20194AKTUELTSKJEGGKREArkiv-Norge holder på å orientere seg i landskapet etter at det er blitt kjent at skjeggkre er en del av hverdagen. Skjeggkre er ufarlig for mennesker, men de kan leve av cellulose og er derfor uønsket i arkivmagasinene. IKA Kongsberg har nylig gjennomført et forskningsprosjekt i samarbeid med Mycoteam for å kartlegge hvor mange minusgrader skjeggkre dør ved under frysing, der de har sett på muligheten av å fryse arkivmateriale. IKA Østfold har hatt gode resultater med såkalt IPM som metode i bekjempelse av skjeggkre, og vært på studietur til London for å lære mer om IPM som tilnærming i sikring av arkiv og skjeggkrebekjempelse. Miljødirektoratet har akkurat godkjent bruken av et giftstoff til bruk som åte for å ta livet av insektene, og mange er spent på resultatene av dette. Skjeggkre er nok et problem vi vil måtte forholde oss til i uoverskuelig framtid, men med godt planlagt bekjempelse og gode rutiner for å unngå å få inn nye, ser det ut til å være fullt mulig å bli kvitt dem i arkivinstitusjonene våre. Du kan lese mer om bekjempelsen av skjeggkre i dette bladet.TOM ODDBY TIL ARKIVVERKET Tom Oddby er tilsatt som ny direktør for Publikumsavdelingen i Arkivverket. Oddby har vært byarkivar i Drammen de siste 13 årene, i tillegg til å ha vært styreleder for Arkivforbundet de siste tre årene. Han starter i stillingen 1. april 2019. – Først og fremst må jeg si at jeg gleder meg veldig til å begynne i Arkivverket, og til å bli kjent med mange flinke medarbeiderne over hele landet. Arkivverket står midt i en digital omstilling, der det kreves både «analog» og digital kompetanse for å fortsette å utvikle gode publikumstjenester. Å være med i denne prosessen ser jeg på som svært spennende, og det er en av hovedgrunnene til at jeg søkte denne jobben. Samtidig opplever jeg at arkiv som innsatsområde er viktigere enn noen gang, og jeg ønsker å bidra til at både Arkivverket og arkivsektoren utvikles videre, sier Oddby.(Av Helen Daae Frøyseth, seniorrådgiver i Arkivverket og foto av Tom Atle Bordevik)KAI-KONFERANSEN 2019 Årets KAI-konferanse finner sted 17. – 18. september på Clarion Hotel Stavanger, sentralt beliggende i Stavanger sentrum. Torsdag 19. september er det møtedag på Arkivenes Hus. På nettsiden www.kaikonferansen.no vil du etter hvert få mulighet til å lese flere nyheter om konferansen. Vi regner med at programmet vil være klart i juni og at invitasjonen vil bli sendt ut da. Vi håper at mange finner veien til Stavanger i høst!Faggruppen for KAI 2019 IKA Rogaland og Stavanger byarkiv AV REDAKSJONEN Eg er blitt utfordra til å skrive noko om truslar mot arkiv. Trusselen eg vel å trekke fram, er knytt til omgrepet «kommunikasjon». Teknologiutviklinga har gitt oss fantastiske høve til å kommunisere med kvarandre. Dette er gjennomgripande for dei fleste av oss, både i høve til korleis vi som privatpersonar lever livet vårt og kva forventningar vi har til andre, som til dømes offentleg forvaltning. Som admi-nistrativ leiar gjer dette deg i stand til å effektivisere og overhalde lover og reglar i langt større grad enn tidlegare. Det ligg også betre til rette for oppfølging og forbetring gjennom at forvaltninga er blitt meir open og gjennomsiktig. Det er ingen tvil om at ein i «kommunikasjonssamfunnet» lettare kan ivareta offentlegprinsippa som offentleglova er tufta på. Så korleis kan dette vere ein trussel? Jo, det er ein trussel dersom du som råd-mann ikkje er bevisst på at kommunikasjon handlar om «nåtid» medan gjenbruken av det som vart kommunisert handlar om både «nåtid» og «fortid». Det blir eit problem når iveren etter å kommunisere går på kostnad av dokumenteringa. Som leiar av eit offentleg organ har du som rådmann eit like sterkt dokumentasjonsansvar for det som har hendt i fjern fortid som det som hender i nåtid eller nær fortid. Innbyggjarane skal ha tilgang på like vilkår til innsyn i dokument som kommunen forvaltar. Sjølvsagt, seier du kanskje. Kan du likevel med handa på hjartet seie at du aldri har følt på om du har tilstrekkeleg kontroll på dokumentasjonen? Ditt høve som rådmann til å ivareta offentlegprinsippa avheng av om dine noverande og tidlegare medarbeidarar, har dokumentert den delen av sakshandsaminga som har gått føre seg gjennom ufor-melle kommunikasjonskanalar som Skype, Facebook, Outlook ol., eller i administrative støttesystem utan arkivfunksjonalitet. Dette tyder at du som rådmann må syte for klare retningslinjer for korleis dokumenthandteringa er i din kommune, og sikre at dei vert følgde. Desse skal vere nedfelt i kommunen sin arkivplan, og mitt råd er at alle nytilsette i kommunen fortløpande skal introduserast for arkivplanen. Dersom organisasjonen din ikkje har klare reglar for bruken av formelle og uformelle verktøy, vil bruken verte individuell og dokumentasjonen kan bli meir vilkårleg. Det er sjølvsagt umogeleg å unngå eit visst dokumentasjonstap. Slik har det alltid vore. Risikoen er likevel blitt større.Dei fleste vil ha forståing for kompleksiteten i dokumentasjonskravet fordi dei kjenner til floraen av kommunikasjonskanalar. Kommunen må ha tillit hjå innbyggarane. Det er difor viktig at innbyggarane skjønar at kommunen gjer sitt beste for å ivareta deira rettar, og tek dokumentasjonsansvaret sitt på alvor. Då er vi attende til det med openheit. Kommunen vil kunne få svi for si openheit på kort sikt. På lang sikt vil ein likevel kome god ut av det, ved at feil vert retta opp og gir ei forbetra dokument-handtering i kommunen. Til slutt har eg lyst til å løfte blikket litt. Den samla dokumentasjonen dei handterer er dokumentasjon på levd liv. Dei forvaltar ein unik samfunnsdokumentasjon som vil fortelje framtidige generasjonar i regionen din om korleis deira forfedre levde livet sitt, og korleis det offentlege fungerte som ei trygg ramme rundt desse liva. Denne samfunnsdokumentasjonen er du som rådmann ansvarleg for. Du må unngå det tidlegare Riksarkivar Ivar Fonnes advarte mot; ein alvorleg demens i stat og kommune. «Som alltid ved demens vil det være den nære fortid som blir borte». ARNT OLA FIDJESTØLFylkesarkivar i Sogn og FjordaneKJÆRE RÅDMANN!ARKHEION 01 | 20195AKTUELT”Som alltid ved demens vil det være den nære fortid som blir borte.AKTUELTARKHEION 01 | 20196Visste du at mye av grunnlaget for vårt moderne arkivvesen allerede ble lagt på 16- og 1700-tallet, og at den eldste av- leveringsbestemmelsen er 432 år gammel?Utbyggingen av norske arkivdepoter hadde et regionalt utgangspunkt. Det er spesielt i europeisk sammenheng. Allmennhetens rett til innsyn ble fastslått allerede i 1633 og var klarere formulert og praktisert enn de fleste andre steder i Europa.Førstearkivar Torkel Thime har nettopp publisert en artikkel om de første region- ale arkivdepotene i Norge i Historisk tids-skrift. Artikkelen kan leses i sin helhet her: https://www.idunn.no/ht/2019/01KORT SAMMENDRAG AV ARTIKKELEN:Grunnlaget for statsarkivene ble lagt i 1587, da lagmennene fikk avleveringsplikt til lensarkivene. Denne ordningen ble senere utvidet og videreført i regi av amtsarkivene. Avleveringene til lens- og amtsarkivene utgjorde senere kjernen i statsarkivenes bestand. Det norske arkivvesenet har sitt utgangspunkt i disse regionale arkivinstitusjonene. De fant sin form på 16- og 1700-tallet. Akershus- arkivet, plassert på Akershus slott, ble i første halvdel av 1700-tallet omtalt som «Det norske arkiv» eller «Riksarkivet», men var like mye et regionalt som et sentralt arkivdepot. I begynnelsen var også Akershusarkivet et utpreget regionalt arkiv. Det omfattet fra tidlig på 1600-tallet arkiver både fra lokale og landsdekkende embeter. Sverige og Danmark fikk egne sentrale arkivinstitu-sjoner i henholdsvis 1618 og 1663, men disse var i utgangspunktet utelukkende relatert til sentral- forvaltningens arkiver. Det kombinerte sentral- og regionalarkivet på Akershus og det regionale utgangspunktet er temmelig enestående i europeisk sammenheng. I denne perioden var også allmennhetens rett til innsyn for å sikre juridiske og velferdsmessige interesser klarere formulert og praktisert i Norge enn de fleste andre steder i Europa. Innsynsrett spilte helt fra 1600-talet en viktig rolle og medvirket til regional motstand mot arkivsentralisering. For øvrig har den norske og europeiske utviklingen før 1800 mange fellestrekk.OM VÅR ELDSTE NORSKE ARKIVHISTORIE I SISTE NUMMER AV HISTORISK TIDSSKRIFTAV REDAKSJONEN Ved å velge rett oppbevaringsløsning utnyttes hver kubikkcentimeter maksimalt, samtidig som tilgjengelighet opprettholdes. Vi gjennomgår behov og tilbyr skreddersydde løsninger med alt fra enkle stasjonære reoler til kompakt reoler og brann- og sikkerhetsskap. Våre erfarne medarbeidere bistår gjerne med å finne en god oppbevaringsløsning.www.bruynzeel.no info@bruynzeel.no Tel: 40 00 47 40OPTIMALE OPPBEVARINGSLØSNINGERARKHEION 01 | 20198HVA GJØR VI MED UBUDNE GJESTER I ARKIVET?SKJEGGKRE OG IPM VED IKA ØSTFOLD SKADEDYRARKHEION 01 | 20199Hva gjør man når man får ubudne gjester i arkivet? Som slår seg til, stifter familie og mer enn gjerne forsyner seg av historiske dokumenter vi har fått i oppdrag å bevare for evigheten? Det papirspisende insektet skjeggkre har slått seg til i arkivinstitusjoner over hele landet. Må vi lære å leve med hverandre, eller kan vi bli kvitt dem? IKA Østfold nærmer seg utryddelse av skjeggkre i bygget med Integrated Pest Management – IPM.TEKST OG FOTO: ANTONIA REIME AABØ, IKA ØSTFOLDHøsten 2015 var bygningen med IKA Østfolds lokaler blitt ett år gammel. Flere ordningsprosjekter var godt i gang, og hyllene i magasin var i ferd med å fylles med historiske arkiver. En morgen da en av arkivarene kom på jobb, fant han et lite kryp som hadde vært uheldig og havnet i en tom kopp på arbeids-bordet hans. Det liknet et sølvkre, men var lengre. Etter et søk mot Folkehelseinstitut-tets faktasider om insekter, hersket det liten tvil om at det måtte være et skjeggkre vi hadde med å gjøre. Fanget på en teipbit ble den sendt til analyse på laboratoriet deres, og etter noen dager kom svaret: Det var skjeggkre – sølvkreets grådige slektning, som ennå var ny i Norge.En stund etter observerte vi et til. Som i mange moderne bygg har vi automatisk styring av lys, og det lille nattaktive insektet ble lett å oppdage da noen kom inn i et mørkt rom og lyset slo seg på. Kanskje var det enda flere? Vi kontaktet Mycoteam, som den gangen ikke kunne si så mye mer enn at vi ikke absolutt ikke var alene om å ha observert skjeggkre i huset – den siste tiden hadde flere tatt kontakt med dem og spurte om råd. Vi fikk tilsendt limfeller og plasserte dem ut, og etter noen uker var det kommet skjeggkre i flere av dem. Da gikk vi mer systematisk til verks og begynte å skrive logg over det vi fant.Så kom nyhetsoppslaget om skjeggkre ved Nasjonalbiblioteket og hos naboen, Lyd-bokinstituttet, i Oslo. Det var altså flere arkivinstitusjoner enn vår som hadde uønsket besøk.Vi forhørte oss med andre arkivinstitusjoner med kompetanse på konservering, biologer hos Mycoteam og Folkehelseinstituttet. Vi leste oss opp på skjeggkreets biologi og forsøkte å gjøre forholdene i bygget vårt så lite attraktive for dem som mulig. Temperaturen i magasin ble satt ned fra 18°C til 13°C grader, og relativ luftfuktighet senket fra 50% ned til i overkant av 40% RH. Under disse forholdene skal det bli så utrivelig for skjeggkre at reproduksjonen bremses kraftig eller stopper helt. Virket det? Tja. Det kom ikke lenger nymfer eller små kre i limfellene. Men voksne skjeggkre ble fortsatt registrert. Overgangene mellom magasin og arealer uten klimastyring ble sikret med dobbeltsidig teip.TILPASSING AV ET IPM-PROGRAMEtter hvert søkte vi opp det internasjonale fagnettverket på IPM og fikk kontakter som delte av sin erfaring og kunnskap. Så begynte arbeidet med å sette sammen et IPM-program tilpasset vår egen institusjon.Forebyggende tiltak er alltid bedre og mer kostnadseffektive enn redningsarbeid og sanering. IPM er kostnadseffektiv fordi den systematisk identifiserer risikopunktene så innsatsen kan konsentreres og ressursene brukes der effekten er størst. Utfordringen er at alle ledd i organisasjonen må være klar over viktigheten av sin egen rolle for at programmet skal fungere.Hovedmålet vårt var å bli kvitt skjeggkreene som hadde slått seg til i bygget, og å unngå å få inn nye utenfra. I et lite selskap med mange arbeidsoppgaver og få ansatte, er tidspresset ofte stort. Vi trengte et IPM- IPM-MODELLEN – EN HELHETLIG TILNÆRMINGI Norge ble skjeggkre registrert for første gang i 2013. I Sør-Sverige og videre nedover i Europa har de vært et problem i kultur- institusjoner i en årrekke. Og som med andre skadedyr i arkiv og museum, er det ikke enkeltfaktorer som har blitt løsningen, men en kombinasjon av flere tiltak og en helhetlig tilnærming. Nasjonalbiblioteket kunne informere om at det er utarbeidet en europeisk standard som beskriver metoder for håndtering av insekter, muggsopp og annen mikrobiell vekst i kulturinstitusjo-ner: «Conservation of Cultural Heritage – Integrated Pest Management (IPM) for Protection of Cultural Heritage.» Som medlem i den internasjonale stand- ardiseringsorganisasjonen CEN, er Norge forpliktet til å implementere denne. I 2016 ble derfor IPM-modellen fastsatt i «Norsk Standard NS-EN 16790: Integrert skade- dyrkontroll - IPM for beskyttelse av kultur- minner».Ettersom modellen også omfatter mugg-sopp, er oversettelsen integrert skadedyr-kontroll upresis, og betegnelsen IPM brukes også på norsk. Folkehelseinstituttet beskri-ver IPM slik: «IPM kombinerer mange metoder og strategier for å oppnå langvarig effekt på en økonomisk og helsemessig akseptabel måte.»HVA KUNNE VI GJØRE?Vi begynte med å fjerne alle pappesker som var plassert på gulvet, og kjøpte inn plast- paller de kunne stå på. Renholdet i maga- sin, ordningsrom og lager fikk mer fokus, og skoovertrekk ble tatt i bruk i magasin. SKADEDYRNext >