LES OGSÅ OM: • DEPOTAVTALER- SIKRING OG TILGANG 3• “SLETT MAPPA MI!”6•ARKIVARETIKK OGBRUKERETIKK 9• INFORMASJONSSIKKERHET KNYTTET TIL ELEKTRONISKEARKIV131#2006ARKIV-SIKKERHETØSTFOLD IKAS • FYLKESARKIVET I OPPLAND • IKA KONGSBERG • AUST-AGDER KULTURHISTORISKE SENTER • IKA VEST-AGDER • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND • BERGEN BYARKIV • IKA MØRE OG ROMSDAL • IKA TRØNDELAG • TR.HEIM BYARKIV • FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK Arkheion INNHOLDEn av grunnpilarene for et arkivdepot er sikkerhet. Arkivsakene skal være sikretfor fremtidlige brukere i kamp mot tidens tann, uforsvarlig omgang med ild ogvann og andre typer fysiske farer. Men, arkivsikkerhet er mer enn dette.Informasjonen i arkivene skal også være sikret mot urettmessig bruk.Arkivarene må derfor ha gode kunnskaper om hva ”urettmessig bruk” er fornoe.Det ble en gang i tiden hevdet at personvern var det samme som å bli glemt.Arkivene inneholder materiale om både rettigheter og plikter. Det er derforlangt fra gitt at det er en fordel å bli glemt. Avlevering ”til godkjent arkiv-instans” var da løsningen framfor kassasjon for å sikre disse arkivene. Hele ansvaret for innsyn og bruk ble med dette overlatt til arkivarene ved arkivinstitusjonene.Med den moderne IT-hverdagen har begrepet arkivsikkerhet tatt enda ettskritt videre. Vi har snart alle opplysninger inne i datanettverk der tilgjengelig-het bare er noen tastetrykk borte. Vi stoler på brannmurer og tilgangskoder. Vi legger journalopplysninger ut på nettet. Mulighetene for å gjøre feil er storeog konsekvensene av feilene kan bli alvorlige. I den nye arkivarrollen skal vibåde beherske arkivkunnskap, juss og IT-teknologi. Mon ikke dette er litt forstore krav til en vanlig arkivar?Utdannelse må være løsningen. Fremtidens arkivarer må ha spesialkunn-skaper på tvers av disse fagområdene. Dette må gjøres på et høyere plan enn de nåværende tilbudene. Arkivaren må lære å bli dataingeniør og data-ingeniøren må lære å bli arkivar. Bare ved å forene dette vil fremtidens arkiverha en mulighet for å utvikle seg til et høyere nivå.I en verden i forandring har vi igjen opplevet at et kommunalt ansvars-område har blitt statlig. Det var forliksrådene denne gang. Ved overgangennyttår som var skulle politiet ha med seg arkivene fra de siste ti år til utlån.Ellers er arkivene før overgangen kommunalt ansvar. Slike endringer av forvaltningstilknytning har vi hatt mange av de siste årene, la oss håpe at deansvarlige vil ta noen lærdommer om hvordan arkivene skal håndteres på bestmulig måte etter hvert.Vi vil til slutt takke avtroppende riksarkivar John Herstad for innsatsen og samarbeidet med kommunal arkivsektor gjennom årene. Han går av for alders-grensen til sommeren og stillingen er allerede utlyst.Red.Redaksjonskomite:Ole Stian Hovland (FS&F) permisjonHege Sætrum Kenny (IKAF)Frøydis Antonsen (IKAT)Nansy Schulzki (AiN)Jens Rønning (IKATrø)Morten Johansen (TBA)Mads Langnes (IKAM&R)Karin Gjelsten (BBA)Åse Eikemo Strømme (IKAH)Sigve Espeland (IKAR)Kjetil Reithaug (IKAVA) Inge Manfred Bjørlin (AAKs) Steinar Marvik (IKAK)Tormod Holbrekken (FiO)Lene-Kari Bjerketvedt (ØIKAS)Trykk:Lobo MediaGrafisk design:Karin WiweDEPOTAVTALER: SIKRING OG TILGANG3“SLETT MAPPA MI!” . . . . . . . . . . . . . . . . .6ARKIVARETIKK OG BRUKERETIKK . . . . . .9INFORMASJONSSIKKERHET KNYTTET TIL ELEKTRONISKE ARKIV . . . . . . . . .13INTERVJUET: MONA BRYHNI . . . . . . . . .16«HESTER TIL DEN TYSKE VERNEMAKT» . .18INTERNSIDER:ØSTFOLD IKAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23FYLKESARKIVET I OPPLAND . . . . . . . . .23IKA KONGSBERG . . . . . . . . . . . . . . . . .24AUST-AGDER KULTURHISTORISKE SENTER . .24IKA VEST-AGDER . . . . . . . . . . . . . . . . .25IKA ROGALAND . . . . . . . . . . . . . . . . .25BERGEN BYARKIV - SENTRALARKIVET .26IKA HORDALAND . . . . . . . . . . . . . . . .27IKA MØRE OG ROMSDAL . . . . . . . . .27IKA TRØNDELAG . . . . . . . . . . . . . . . . .28TRONDHEIM BYARKIV . . . . . . . . . . . . . .28FYLKESARKIVET I SOGN & FJORDANE29ARKIV I NORDLAND . . . . . . . . . . . . . . .29IKA TROMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30IKA FINNMARK . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30ISSN 0809 -1145LEDERArkheionDeltakere:Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Arkiv i Nordland (AiN)Trondheim Byarkiv (TBA)IKA Trøndelag Iks (IKATrø)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAM&R)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&S)Bergen Byarkiv (BBA)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Aust-Agder Kulturhistoriske Senter, Arkivet (AAks)IKA Kongsberg (IKAK)Fylkesarkivet i Oppland (FiO)Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKAS)Arkheion er medlemsblad for de interkommu-nale arkivene i Norge. Vi er 15 medeiere somrepresenterer 17 av landets fylker. Bladet tarsikte på å være fagtidsskrift for den kommu-nale arkivsektor i landet. Fast redaktør: Steinar Marvik (IKAK)Nansensgate 13616 KongsbergTlf.: 32 76 40 27Telefaks: 32 76 40 39E-post: steinar@ikakongsberg.no Arkheion -1#20063IKA TROMSTEKST: FRØYDISANTONSEN>>>Sikring og bevaring av arkiv er en forutsetning for at arkivene skal være tilgjengelige nå og i framtiden. Dettekan karakteriseres som arkivdepotets viktigste oppgaver. Å sikre arkiv blir i denne sammenheng et begrep somfavner om de fleste oppgavene i et arkivdepot. IKA Troms ble opprettet i 1992, og har siden oppstarten utført depotoppgaver for sine medlemskommuner, blantannet gjennom ordning og katalogisering og gjennom betjening av brukerforespørsler. Siden 1999 har IKA Troms fungert som depot for kom-munenes personregistre, og i 2003 fikk medlemskommune-ne tilbud om arkivdepot for eldre og avsluttet papirarkiv.Deponering av personregistre og avlevering av eldre papir-arkiv reguleres i to separate avtaler. Vi skal her se på enkelte punkter i depotavtalene i forhold til begrepenesikring og tilgang.DEPOTAVTALE OG ARKIVANSVARDa arkivlov med forskrift trådte i kraft i 1999 var ordning-en med kommunale arkivdepot en nyhet. Arkivforskriftengir kommunene to valgmuligheter; kommunen kan opp-rette egne ordninger for arkivdepot eller den kan overføredepotoppgaver til en interkommunal depotordning.Uansett hvilket valg kommunene finner mest hensikts-messig, må kravene i arkivlov og forskrift etterleves. Som et minimum skal ansvaret for eldre og avsluttet arkiv plasseres et sted, man skal ha til rådighet nødvendige arkivlokaler for å oppbevare arkivene, samt at man etablerer rutiner som ivaretar de spesifiserte kravene til arkivdepot. Depotavtalen om avlevering av eldre papirarkiv fra kommunene til IKA Troms, trekker opp grensene for arkivinstitusjonens og kommunens ansvarsområder.Avtalen kan leses i sin helhet på våre hjemmesiderwww.ikatroms.no. Til forskjell fra de statlige arkivinstitusjonene overtarikke en kommunal arkivinstitusjon eiendomsretten til dekommunale arkivene. I følge kommuneloven er arkiv-ansvaret en del av det overordnete administrative ansvaretsom er pålagt administrasjonssjefen. Dette ansvaret om-fatter alle kommunale arkiv, også arkivene som skal over-føres eller er overført til depot. Kommunestyret har ansvarfor at kommunens arkivordning fungerer og har tilstrekke-lige ressurser. Ved avlevering er det depotinstitusjonensom overtar det løpende ansvar for arkivene.ARKIVLOKALETGjennom depotavtalen er IKA Troms ansvarlig for at arkiv-materialet sikres fysisk i lokaler som oppfyller kravene i arkivforskriften §§ 4-1 til 4-9. Eldre og avsluttet arkiv (depotarkiv) skal plasseres i spesialrom for arkiv. Her skalarkivmaterialet oppbevares i uoverskuelig framtid, og opp-bevaringsforholdene er avgjørende for hvordan materialetholder seg over tid. Arkivlokalet skal ha en slik standard atdet verner materialet mot vann og fukt, brann og skadeligvarme, skadelig påvirkning fra klima og miljø samt motinnbrudd og ulovlig tilgang. For å hindre uhjemlet tilgangtil sensitivt og taushetsbelagt arkivmateriale, skal det væreregler for hvem som har tilgang til arkivlokalene. Bare arkivdepotets personale skal ha en slik tilgang. Kravene i arkivforskriften omfatter mange bygnings-tekniske forhold. En forutsetning for driften, er at det føres jevnlig tilsyn for å kunne sette i gang tiltak hvis man oppdager at arkivmaterialet tar skade av forhold i arkivlokalet. AVLEVERING, ORDNING OG KATALOGISERINGKommunen skal sørge for at eldre og avsluttet arkiv bliravlevert når de er ca. 25-30 år gamle. For å sikre arkiveneslik at det blir bevart og gjort tilgjengelige, må de væreordnet og katalogisert. Arkiv som skal avleveres skal i følgearkivforskriften være kassasjonsbehandlet, ordnet og liste-ført før det avleveres til depot. Ansvaret for dette tilleggesDEPOTAVTALER- SIKRING OG TILGANG 4Arkheion - 1#2006 arkivskaperen. I depotavtalen er det imidlertid åpnet for atarkivdepotet skal kunne påta seg denne oppgaven. Ordningog katalogisering av kommunenes arkiv for perioden 1837-1980, utfører IKAT for alle kommunene og er uavhengig avom det er inngått en egen depotavtale. Arkivkatalogen er inngangen til arkivene i depot for bådebrukere og arkivansatte. Arkivstykkene og deres innhold skalkunne identifiseres. Katalogen er sluttproduktet av en ordningsprosess, og i tillegg til de nødvendige opplysningeren katalog må inneholde, vil det også finnes informasjon omarkivmaterialet som oppdages under ordning. Den depotkunnskapen som tilegnes under ordning av arkivgir opplysninger om bl.a. hvordan et arkiv har oppstått, hvilkerutiner som har vært gjeldende for arkiveringen, hvilken typedokumentasjon man kan finne i en gitt arkivserie osv. Underordning av arkivet til et skolestyre kom det fram at dokumen-tasjon om tilrettelagt undervisning og særskilte hjelpetiltakfor elever i grunnskolen var arkivert i skolestyrets saksarkiv.Dette var så sent at personregisterloven var trådt i kraft, ogman kunne forvente å finne denne typen dokumentasjon i etpersonregister med mappe for alle elever med behov for spesielle tiltak. I dette og lignede tilfeller er den informasjonsom kommer for dagen under ordning av arkiv særdeles viktig. Med tanke på eventuelle henvendelser om innsyn i ogframskaffelse av rettighetsdokumentasjon er den avgjørende.Kontinuerlig kvalitetssikring samt klare og tydelige ordnings-rutiner er nødvendig for å sikre at slik kontekstinformasjonblir bevart.Ordningsarbeid innebærer en rekonstruksjon av arkiv-system og kommuneorganisasjon. I tillegg medvirker ord-ningsarbeidet til en fysisk sikring av arkivmaterialet. Smuss,plast, binders fjernes for å hindre nedbryting av papir, syrefrie omslag benyttes i samme hensikt. Hvis deler av arkivmateria-let er så ødelagt at det må konserveres før det kan brukes,framgår dette av arkivkatalogen. UTLÅN OG EKSPEDISJONSRUTINEREt arkivdepot skal drive både aktivt og utadrettet. For at dette skal skje må det etableres en publikumstjeneste, hvorpublikum får tilgang til arkivene i en betjent lesesal. En publikumstjeneste skal kunne behandle og ta imot både eksterne og interne henvendelser, samt veilede publikum ibruk av det kommunale arkivmateriale. For å sikre behand-lingen av forespørsler må det utarbeides skriftlige rutiner, og disse rutinene må også inngå som en del av kommunensarkivplan. Rutinebeskrivelsen bør inneholde regler for utlånfra depot, åpningstider, hvordan man behandler henvendelservia telefon eller e-post, hvor lang behandlingstid publikumkan regne med osv. Faste rutiner for hvordan man behandlerhenvendelser øker tryggheten både for arkivpersonale, arkiv-materiale og brukere. I henhold til depotavtalen, skal kommunen på sin side sørge for at det utpekes en instans som står ansvarlig for åhåndtere tilbakelån av arkivmateriale for bruk i administra-sjon og/eller av publikum, og for å støtte IKA Troms i formid-lingsarbeidet. Utlån av arkivmateriale fra arkivdepot til kommunene reguleres for øvrig av bestemmelsene i normal-instruksen. Ved utlån av arkivmateriale på lesesal må det tas høyde forat originale arkivdokumenter som regel kun finnes i ett eksemplar. Man må sørge for at arkivmateriale ikke blir skadet, ødelagt eller fjernet i forbindelse med bruk.Originalmateriale skal bare gjøres tilgjengelig under tilsyn fra arkivdepotet. For å bevare og sikre arkivene ved bruk må det finnes enoppdatert depotoversikt som viser arkivbestand, plassering ogtilvekst. Framfinning av og tilgang til arkivmateriale i arkiv-depot forutsetter at det finnes en ajourført depotoversiktmed opplysninger om hvilke arkiv som finnes i arkivdepotet,hvordan de er ordnet, hva de inneholder, hvor det er plassert(reol, fag og hylle), og om det er opplysninger i arkivene somer unntatt offentlighet og eventuell opphevelse av sperring-en. Det forutsettes at personalet har gode kunnskaper ominnsynsrett, taushetsplikt og gradering. Fremfinning av arkivmateriale kan være en komplisertoppgave som krever høy kompetanse hos de ansatte.Arkivkatalogen er et hjelpemiddel og en forutsetning for å få tilgang til arkivene, men de fleste brukere vil ha behov forveiledning - også for å forstå hvordan katalogen er utformetog bygd opp. Den kompetansen personalet besitter, blant annet gjennom ordningsarbeidet, både sikrer og øker tilgangen til arkivene.EGEN AVTALE FOR DEPONERING AV PERSONREGISTREDe siste årene har vi sett en eksplosiv økning i forespørsler ominnsyn i personregistre. De fleste forespørslene gjelder parts-innsyn. Ønsket om innsyn kan springe ut av et behov for dokumentasjon, for eksempel for å søke staten om billighets-erstatning, eller det kan være ut fra et ønske om å vite merom sin egen historie. For at enkeltmennesker skal kunne ivareta egne rettigheter er opplysningene om hva en offentligetat har registrert og samlet av dokumentasjon særdeles viktig.>>>Depotavtale ogarkivansvar IKA Troms har siden 1999 vært depot for medlemskommu-nenes personregistre. Det er inngått egen avtale med kommunene om deponering av personregistre. Dette er entjeneste som inngår i kommunenes driftstilskudd. I avtalenom deponering, samtykker kommunene til at IKA Troms hardet løpende ansvar for behandlingen av deponerte person-registre. Personregistrene skal i hovedsak overføres til depot 10 åretter siste kontakt (siste innføring). Personregistre inne-holder sensitive personopplysninger, og sikringen av slike arkiver skal oppfylle bestemmelsene i arkivlov med forskriftog personopplysningslov med forskrift. Arkivdepotet skalpåse at sikringstiltakene i personopplysningslovens §§ 13 og 14 blir gjennomført.Kommunene er ansvarlig for overføring av sine person-registre. Arkivmaterialet skal være listeført og ordnet ved avlevering. Under forberedelsene for avlevering får arkiv-skaper jevnlig veiledning. Det er utarbeidet en rettledningfor avlevering av personregistre som er lagt ut på våre hjemmesider. Her blir alt fra listeføring til transportgjennomgått.Etter avlevering blir hver enkelt mappe registrert oggjennomgått for å sikre en rask og trygg gjenfinning.Avleveringen, og hver mappe i avleveringen, blir fortløpendelagt inn i en sikret database. Ved forespørsler om innsyn kandet søkes på navn og/eller fødselsdato - og nummer. Vi får da informasjon om hvor personen er registrert - det vil sikommune og arkivskaper samt hvilken boks mappen/-journalen er lagt i. Hvis en person har mappe hos flere arkiv-skapere vil alle registreringene komme opp. Databasen gjørdet også mulig for arkivdepotet å finne dokumentasjon i detilfeller hvor en person har vært bosatt i flere kommuner.Databasen er meldt til Datatilsynet i tråd med bestemelsene ipersonopplysningsloven.Utlån av mapper fra arkivdepot til arkivskaper krever goderutiner for å sikre at personopplysninger blir behandlet påriktig måte. Forespørsler om utlån av mapper skal alltid skjeskriftlig. Her det skal gå fram hva som er formålet med utlånet (f.eks. om det gjelder et partsinnsyn). Personmapperskal alltid sendes rekommandert og returneres på sammemåte når saksbehandlingen er avsluttet. Personlig avleveringer eneste alternativ til rekommandert forsendelse.For å ha oversikt over hvor dokumentasjonen/mappen tilenhver tid befinner seg, og for å sikre at arkivenes indre systematikk vedlikeholdes, føres det liste over alle utlåntemapper/journaler. Listen har felter med dato for utlån, arkiv-skaper, formål med utlån og dato for retur. Oversikt overmappene er nødvendig også for å sikre tilbakeføring til opp-rinnelig plassering.Den dokumentasjon som etterspørres, finnes ikke alltidsamlet i en mappe som inngår i et personregister. En utfordring for et arkivdepot er de tilfellene hvor det ikke finnes noen mappe, at mappen mangler eller er kassert.Kunnskapen om de kommunale arkivene kan være avgjø-rende for enkeltmenneskers tilgang til dokumentasjon.Letingen skal ikke stoppe selv om det ikke finnes en mappe.Søket må derimot utvides til å omfatte andre deler av arkiv-materialet. Det vil være forespørsler hvor både kommunalt,statlig og privat arkivmateriale vil inneholde de opplysning-ene det søkes etter. Kunnskap om hva som oppbevares i andre arkivinstitusjoner er i mange tilfeller nødvendig. Deter derfor arkivdepotets samlede kunnskap som både sikrerarkivmaterialet og gir publikum økt tilgang til arkivene. •Arkheion -1#20065 Her bruker vi PP-tjenesten som eksempel, men man kan utenvanskeligheter tenke seg denne problemstillingen overførttil andre typer klientmapper og personarkiv.Forespørsler som dette kommer ofte via Datatilsynet, ogforut for henvendelsen til arkivdepotinstitusjonen ligger detofte en omfattende brevveksling mellom part, PPT ogDatatilsynet for å få til en sletting. Denne korrespondansenligger gjerne med i kopi. Forespørselen om sletting viser oftest til § 28 i Personopplysningsloven hvor det heter:Den behandlingsansvarlige skal ikke lagre personopplysning-er lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre for-målet med behandlingen. Hvis ikke personopplysningenederetter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annenlovgivning, skal de slettes.Den behandlingsansvarlige kan uten hinder av første ledd la-gre personopplysninger for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål, dersom samfunnets interesse i at opp-lysningene lagres klart overstiger de ulempene den kan med-føre for den enkelte. Den behandlingsansvarlige skal i så fallsørge for at opplysningene ikke oppbevares på måter somgjør det mulig å identifisere den registrerte lenger enn nødvendig. Den registrerte kan kreve at opplysninger som er sterkt belastende for ham eller henne skal sperres ellerslettes dersom dette a) ikke strider mot annen lov, og b)erforsvarlig ut fra en samlet vurdering av bl.a. andres behovfor dokumentasjon, hensynet til den registrerte, kultur-historiske hensyn og de ressurser gjennomføringen av kravetforutsetter. Datatilsynet kan - etter at Riksarkivaren er hørt -treffe vedtak om at retten til sletting etter tredje ledd gårforan reglene i arkivloven 4. desember 1992 nr. 126 § 9 og § 18. Hvis dokumentet som inneholdt de slettede opplysningenegir et åpenbart misvisende bilde etter slettingen, skal heledokumentet slettes.Som en del av forespørselen formulerer Datatilsynet seggjerne på følgende måte: Tilsynet er bedt om å gi bistand tilden navngitte part for å få til sletting av dennes PPT-journal,og i den forbindelse ber man om at arkivdepotinstitusjonenkommer med en redegjørelse for hvorvidt formålet med lagringen av PPT-journalen er oppfylt, eller om en annen særlov hjemler lagringen, og i så fall hvilke bestemmelsermed tilhørende forklaring. Som sagt hva gjør en depot-arkivar med en sak som dette?ER FORMÅLET MED LAGRINGEN OPPFYLT?Arkivdepotinstitusjonen kan ikke avgjøre om formålet medlagringen av dokumentasjon etter saksbehandlinger i et klientforhold er oppfylt. Dette må avgjøres av arkivskaper/-arkiveier. En kommunal arkivdepotinstitusjon, f.eks. et interkommunalt arkiv, ivaretar kun langtidsoppbevarings-funksjonen av arkivmaterialet med hjemmel i § 5-1 i arkiv-forskriften for en kommune, og skal i utgangspunktet kunoppbevare materiale som det er definert at skal bevares. Evt. kassasjonsvurdering bør være gjort ute i forvaltningeneller senest i forbindelse med overføring til arkivdepot-institusjon. Spesielt for interkommunale arkivinstitusjonerblir dette tydelig fram. Slike institusjoner skal på grunnlag av et kontraktsforhold kun ivareta og forvalte arkivdepot-oppgavene for sine eierkommuner ikke overta det formelleeieransvaret for arkivene, dette ligger fortsatt i kommunen.Det vil være et brudd med det grunnleggende kommunaleselvstyret i Norge å overføre eieransvaret for avsluttede arkiver til et interkommunalt arkiv. Et kommunalt arkiv-«Jeg ønsker å få slettet mappa mi!»IKA ROGALANDTEKST: SIGVEESPELANDET PPT-EKSEMPELHva gjør man og hvordan forholder man seg ved en kommunal arkivdepotinstitusjon når man har dokumenter knyttet til følgende saksforhold liggende foran seg på skrivebordet: En part som tidligere har vært utredet av kommunens PP-tjeneste i tidlig skolealder ønsker å fåslettet PPT-journalen sin som nå oppbevares i (inter)kommunalt arkivdepot, fordi vedkommende føler at innholdet er belastende.1*@141*@14 6Arkheion - 1#2006 >>>depot, f.eks. hos et interkommunalt arkiv, kan altså ikkesvare Datatilsynet på om hensikten med lagringen er opp-fylt. Spørsmålet bør helst finne sitt svar før dokumentenehavner i arkivdepot.ANNEN SÆRLOVGIVNING HJEMLER LAGRINGEN ….Men hva om spørsmålet om sletting av en mappe allikevelkommer til kommunalt arkivdepot. Hva skal man gjøre da?Hvordan skal man argumentere? Og hvordan skal man begrunne fortsatt bevaring? Et viktig utgangspunkt her erat i medhold av arkivloven § 9c, skal det innhentes uttalelsefra Riksarkivaren før Datatilsynet fatter evt. vedtak om sletting. Dette vil i korthet si at saken ikke kan kasseres førden er ferdig utredet og avklart mellom overordnede myndigheter. For en kommunal/interkommunal arkivdepot-institusjon kan ikke foreta en sletting uten at det foreliggerhjemmel for dette. Hjemmel må enten finnes i eksisterenderegelverk eller som vedtak fattet av Datatilsynet som visertil eller er vedlagt autentisk uttalelse fra Riksarkivaren.Ut over dette kan den kommunale arkivdepot institusjo-nen begrunne fortsatt bevaring av PPT-journalen ut fra følgende nåværende og mulig framtidig regelverk.Eksisterende regelverk knyttet til bevaring/kassasjon sier følgende(Riksarkivarens retningslinjer for arkivbegrensningog kassasjon i kommunale arkiv)om PPT-journaler:Hvis disse ikke er tilstreklig dekkende skal materialet bevares. Man skal ikke kassere, man kan kassere, og mankan ikke kassere uten at det foreligger en dekkende hjem-mel. I forlengelse av dette bør det derfor suppleres at i med hold av § 3-21 i arkivforskriften er det nedfelt et for-bud for tjenestemenn og - kvinner til å medvirke til uhjem-let kassasjon. Tjenestemenn som foretar uhjemlet kassasjonkan gjøres strafferettslig ansvarlig. Bestemmelsene om kassasjon som det legges opp til for PPT-journaler i ovenfornevnte regelverk kalles utvalgskassasjon. Dette er en metode som ikke er arkivfaglig tilrådelig, fordi:• Grunnlaget for utvalget bør være stort (f.eks. 100.000 personer eller mer) ved hver virksomhet.• Små virksomheter kan ha ingen klienter født på utvalgs-tidspunktene (vanligvis 1., 11. og 21. hver måned) eller andre kriterier for utvalg som legges til grunn for å gjøre et representativt utvalg på 20 % som skal bevares.• I klagesaker kan man da få presedens givende mapper fraandre personer hvis ens egen mappe er slettet - dette er utilfredsstillende.• Enkelte innvandrergrupper får ofte fiktive fødselsnr.(1. jan) fordi fødselsdato er ukjent, disse kan da bli overrepresentert i utvalget.I praksis betyr altså dette at man bevarer PPT-journaler.I 2002 kom det av Riksarkivaren oppnevnte Bevarings-utvalget med sin rapport (Riksarkivaren; Rapporter og retningslinjer 10; ”Rapport fra Bevaringsutvalget 2002).Denne rapporten legger opp til nye måter å foreta bevarings-/kassasjonsvurderinger på i framtiden. På bak-grunn av denne rapporten er intensjonen å lage sektorviseveiledende bevarings- og kassasjonsbestemmelser for of-fentlig sektor. Disse veiledende bestemmelsene må i nesteomgang et arkivskapende organ, f.eks. en kommune, tilpas-se og innarbeide i sin arkivplan som bevaringsplaner. I 2004ble det presentert et pilotprosjekt med slike veiledende be-varings- og kassasjonsbestemmelser som en oppfølging avBevaringsutvalgets rapport. Dette pilotprosjektet kom meden rapport som heter: ”Bevaring av arkivmateriale om opp-vekst - kommune og fylkeskommune”. Her heter det underpkt. 6.2 Skole - PPT:Skole, skoleadministrasjon og PPT har noe sammenfallendemateriale. Imidlertid er dette ulike elevregistre og det dreier seg om virksomheter som reguleres av ulike lovverk.Det er viktig at både undervisningsstedet og PPT sikrer ogbevarer sin dokumentasjon om enkeltpersoner.Føringene for bevaring av personregister i PP-tjenestenbåde i gjeldende regelverk og i det som kan bli framtidens71*@14 Kode:Beskrivelse:Kassasjon (år):210.2Pedagogisk veiledningstjenesteSentralt gitte regler og bestemmelser kasseres når de erstattes av nye og for øvrig oppbevares sentralt.210.3PP-tjeneste (Som ovenfor.)(PP-tjenestens klientmapper kan plasseres under 213.1)213Spesialundervisning/spesialskoler213.1Innmelding til spesialundervisning og rapporter 25Deretter bevares 20% etter de ovenfor nevnte regler. 8Arkheion - 1#2006 regelverk er altså så klare at kassasjon av PPT-journaler ikkeer tilrådelig. Det er derfor viktig å få avsluttede arkivsaker avdenne typen etter PP-tjenesten i kommuner inn til en arkiv-depot institusjon slik at begjæringer om innsyn kan kommeinn under kontrollerte og arkivfaglig kompetente former. Enslik løsning kan i mange tilfeller betraktes som jevngodt medsletting, ja kanskje en bedre løsning.….. BESTEMMELSER MED TILHØRENDE FORKLARING ….Hvis en arkivdepotinstitusjon har klare rutiner for behand-ling av begjæring av innsyn i eldre og avsluttede klient-mapper etter f.eks. PP-tjenesten, så er det klart at det blir enklere for Datatilsynet i neste omgang å avslå en person sinforespørsel om å få slettet PPT-journalen sin med hjemmel ipersonopplysningslovens § 28. Fordi arkivdepotinstitusjonenoppbevarer dem på en slik måte at sikkerheten er så godtivaretatt at arkivet nesten oppleves som ”sperret”. Ved Interkommunalt Arkiv i Rogaland praktiseres som et eksempel følgende rutiner for å ivareta en slik sikkerhet:1. Det er i utgangspunktet kun parter som har krav på inn-syn. Dvs. part med evt. foresatte hvis denne er mindreårig,og representant for saksbehandlende instans (PPT i dette til-fellet). Part kan selvsagt også la seg representere av fullmek-tig slik dette er definert i forvaltningsloven § 12.2.Rettes forespørselen om innsyn direkte til IKA (skriftlig eller muntlig), vises part til arkiveier/arkivskaper (ansvarligPP-tjeneste) som forvalter innsynet iht. ”Instruks for klient-arkiv i PP-tjenesten” som IKA`s medlemskommuner følger(spesielt pkt. 6.5 og 6.6).3. Ved begjæring om innsyn i materiale deponert hos IKA henvender arkivskapende instans (PPT-kontor) seg så til IKAfor å få et tilbakelån av det aktuelle arkivstykket (PPT-journal).Denne henvendelsen er vanligvis skriftlig, men hvis det er enperson ved et (PPT) kontor som vi kjenner godt aksepterer vitelefonisk henvendelse. Ved telefonisk henvendelse fyllerIKA ut et rekvisisjonsskjema som vi arkiverer sammen medfølgeskrivet som følger utlånssaken. Tilbakelånet skjer alltidinnen for rammene av kapittel 5 i ”Normalinstruks for arkiv-depot i kommuner og fylkeskommuner”. Ansatt ved IKA leverer arkivstykket (PPT-journalen) som skal tilbakelånes tildet aktuelle (PPT-) kontoret mot kvittering eller den sendesrekommandert. Ved hvert tilbakelån presiserer IKA at nyedokumenter ikke må tas inn i mapper som er utlånt fra arkiv-depot.4. Hvis f.eks. et PPT-kontoret ønsker at innsynet skal skje hosIKA, skal IKA ha skriftlig henvendelse om dette. Den partsom ønsker innsyn må legitimere seg ved ankomst. Innsynetblir gitt under oppsyn, dvs. i kontrollerbare omgivelser (kontor eller lesesal alt etter omstendigheter). Part opplysessamtidig om hvordan kopieringsordningen vår fungerer.Den forvaltningen av partsinnsyn knyttet til PP-tjenesten somframkommer av ovenfor nevnte beskrivelse gjelder innenforden 60-årsgrensen som er hjemlet i Forvaltningsloven § 13c.OPPSUMMERINGNår alt det ovenfor nevnte er brakt inn i saken vil nokDatatilsynet høyst sannsynlig informere den som søker om å få slette mappa si om at søknaden ikke kan innvilges. Ogbegrunnelsen er vanligvis at i eksempler som dette fra PP-tjenesten går bevaringsbestemmelser i medhold av arkiv-loven foran slettingsbestemmelsene i personopplysnings-lovens § 28. Datatilsynet vil nok også i sitt svar vise til forarbeidene til personopplysningsloven (ot.prp. 1998-99 nr.2) hvor det bl.a. anbefales at som et alternativ til sletting børman vurdere sperring av opplysningene. Til slik sperring avopplysninger må det selvsagt knytte seg strenge og doku-menterte regler for innsyn. Slike regler setter ofte en høyinnsynsterskel og tolkes av Datatilsynet som en form for sperring som blir ett av flere vektige argumenter i avslagetpå søknaden på å få slettet ei mappe med hjemmel i § 28 ipersonopplysningsloven. Og da har vi oppnådd:Arkivbevaring, informasjonssikkerhet og legitimering avgode arkivdepottjenester. Og dette er alle tjent med. •>>>«finn og slett mappa mi!»1*@145B235670+! Arkheion -1#20069NORSK LOVGIVNINGTaushetspliktenDet viktigste taushetsbelagte området er personopplysninger.Hovedregelen for offentlige tjenestemenn finnes i forvalt-ningsloven § 13. Forvaltningslovens regler gjelder også direktefor forskere i noen sammenhenger, for eksempel når en for-sker engasjeres av en kommune for å skrive bygdebok.Betingelsen for at disse taushetspliktreglene skal gjelde, er atdet er opplysninger tjenestemannen får kjennskap til gjennomsitt arbeid.Hva slags opplysninger er det så dette gjelder? Her er lovenheller vag. Slik må det nok også være, for det ville være sværtvanskelig å gi en uttømmende oppregning av hvilke opplys-ninger som er å anse som taushetsbelagte. Lovens uttrykk er”personlige opplysninger”. Deretter følger en oppramsing avenkeltopplysninger som i alminnelighet ikke skal anses som”personlige opplysninger” i denne sammenhengen, og derforaltså til vanlig ikke taushetsbelagte. Det dreier seg om slikeopplysninger som navn, bopel, arbeidssted, fødested, fødsels-dato, statsborgerforhold og noen til, faktisk ganske mangeopplysninger om den enkelte. Men hva er det da som er taushetsbelagt? I juridisk littera-tur bukes gjerne uttrykket ”slikt som man vanligvis ønsker holde for seg selv”. Dette er jo ikke særlig mer presist i seg selvenn lovteksten, men det gir oss en pekepinn om at vi må finneet referansepunkt med hensyn til hva som er vanlig. For denenkelte vil det være vanskelig å finne noe annet referanse-punkt enn seg selv. Men det er kanskje ikke så galt? Når manstår overfor en opplysning om en person, må man altså stilleseg følgende spørsmål: Hva ville jeg synes dersom dette gjaldtmeg selv - ville jeg synes det var helt i orden at denne opplys-ningen var fritt tilgjengelig for alle og enhver? De fleste av osser vel da så ”vanlige” at det svaret vi kommer ut med vil kunne gjøres allmenngyldig, forutsatt at vi svarer ærlig ogikke skjeler til hva som kunne være hensiktsmessig for å gjøreet arbeidsresultat mer interessant for noen lesere. Når det finnes rimelig og ikke medfører uforholdsmessigulempe for andre interesser, kan det for forskningsformål gisinnsyn i opplysninger uten hinder av taushetsplikt etter for-valtningsloven § 13. Dette er altså ikke en rettighet noen har,men en mulighet som er gitt den som har en taushetsplikt åivareta. Og det skal ikke være veldig enkelt å få utvirket etslikt vedtak: i utgangspunktet er det bare departementenesom er tillagt myndighet til å fatte slike vedtak om å gi innsyni taushetsbelagte opplysninger for forskningsformål. Andrestatlige organer som får anmodning om innsyn i slikt materia-le, må oversende denne til sitt overordnede departement tilavgjørelse. Noen få statlige organer har fått delegert slik myndighet, deriblant Riksarkivaren for materiale som er avlevert til det statlige Arkivverket. I kommunene er det endaARKIVARETIKKOG BRUKERETIKKOffentlige arkivinstitusjoner er opprettet for å kunne bevare og gjøre tilgjengelig arkivmateriale for alle slags formål, ikke minst kulturelle og forskningsmessige. Men offentlige institusjoner, eller med lovens ord offentlige tjenestemenn, herunder tjenestemenn som forvalter offentlige arkiver, er pålagt taushetsplikt for visse typer opplysninger etter nærmere angitte regler. Institusjoner, og tjenestemenn som opptrer på vegne av dem, har altså en plikt til å beskytte visse typer opplysninger mot alminnelig tilgang. I tillegg finnes det etiske retningslinjerfor arkivarer, som alle profesjonelle arkivarer forholder seg til. RIKSARKIVETTEKST: TORBREIVIKBRUKSREGLER FOR OFFENTLIGE ARKIVER I ET ETISK PERSPEKTIV (Dette er en forkortet versjon av en artikkel trykt i Heimen nr. 2 - 2005.)B235670+! >>> Next >