1#2007ØSTFOLDIKAS•FYLKESARKIVETIOPPLAND•IKAKONGSBERG•AUST-AGDERKULTURHISTORISKESENTER•IKAVEST-AGDER•IKAROGALAND•IKAHORDALAND•BERGENBYARKIV•IKAMØREOGROMSDAL•IKATRØNDELAG•TR.HEIMBYARKIV•FYLKESARKIVETISOGNOGFJORDANE•ARKIVINORDLAND•IKATROMS•IKAFINNMARKArkheionARKIVOGDEMOKRATILESOGSÅOM:INNSYNIELEKTRONISKEARKIVER•DATATILSYNET:DYTTELLERDRA?•RETTFERDOGARKIVIDET21.HUNDREÅRETINNHOLDDetharetparukergåttensakilokalavisenheriKongsbergomarbeiderevedtidligereKongsbergVåpenfabrikksomikkeharfåttdenpensjondeharkravpå.KVvarmedlemavStatenspensjonskassefremtil1973,menderhardeikkenoengodeoversikteroverinnbetalingerfradentiden.TrygdekontoretkanikkefinnesinearbeidsgiverprotokollerogStatsarkivetellerKongsbergkommunevethellerikkehvordeer.DetenestesporeridegamlepersonalmappeneetterKVsomerovertattavennåværendebedrift.Dennesakenvisermedstortydelighethvorviktigarkiveneerforderettighetersomsamfunnetharinnvilgetenkeltpersoner.Pådenenesidenharvidemokratietsbeslutninger,menlikeviktigeradministrasjonenshåndteringavdissebeslutning-ene.Detblirentungveiformangeomarkiveneerborte.Akkuratdetteertilfelleformangebarnevernsinstitusjoner.Dissehareksistertigrenselandmellomdetoffentligeogprivateveldedigeinstitusjonerutenpåleggomarkivbevaring.Sakeneforåoppnårettferdighetermangeogdokumentasjo-nendårlig.SærligBergenkommuneharilengretidslittmeddette.Dedemokratiskerettigheteneominnsyniforvaltningenogmulighetentilågåbeslutningeneetterisømmeneeringentingverdtutenatforvaltningenselvdoku-mentererhvadenhargjort.DisserettigheteneerivaretattavOffentlighetslovenfra1970.Detarbeidesfortidenmedåoppdateredenneloven.”Lov2006-05-19nr.16.Lovomretttilinnsynidokumentioffentlegverksemd(offentlegloven)”liggerfortidenogventerpåKongeniStatsråd.Sammenmedforvaltningslovogarkivloverdettekraftigverktøyikampforrettigheterogdemokrati.Forvaltningensåpenhetgårimangeretninger.Deterflereogfleresomleggerutsinepostlisterpåinternett.Arkivinstitusjonenegjørarkivenetilgjengeligvedordningogkatalogiseringforderetteråleggekatalogeneutpånettet.Enavarkivenesvirkeligemålsetningeromtilgjengelighetforbrukernerykkerdermedkanskjenærmere?Datatilsynetharsineklaremotforestillingermotmyeavdette.Og,arkiveneharfremdeleset”image”-problemvedatmangeavdemsomtrengerhjelpikkeanerhvordeskalhenvendeseg.Detteblirenutfordringiårenesomkommer.Dettenummerblirlittspesieltpåfleremåter.Viharlagtopptilånåfremtilfolkogsåutenforvåreegnerekker.Sidetalleterøkttil36sidernoesomforengangsskyldgirromforinnblandingavlittletterestoff.Jeghåperdettefallerismak.Red.LillToveOttesen(IKAF)FrøydisAntonsen(IKAT)NansySchulzki(AiN)JensRønning(IKATrø)MortenJohansen(TBA)MariaFausa(IKAM&R)KarianneSchmidtVindenes(FS&F)MonaNielsen(BBA)ÅseEikemoStrømme(IKAH)SigveEspeland(IKAR)BårdRaustøl(IKAVA)IngeManfredBjørlin(AAKs)SteinarMarvik(IKAK)TormodHoldbrekken(FiO)Lene-KariBjerketvedt(ØIKAS)Trykk:LoboMediaGrafiskdesign:KarinWiweARKIVOGDEMOKRATI.............3RETTTILINNSYNIELEKTRONISKEARKIV.6INTERKOMMUNALTARKIVSAMARBEID.8RETTFERDOGARKIVIDET21.HUNDREÅRET..................10DETKVINDELIGEFABRIKINSPEKTORAT.13ARKIVMATERIALE-BARNEVERNSINST..14LYDARKIVFRAMILYSET............17INTERVUET:MARIAFAUSA..........18DATATILSYNET:DYTTELLERDRA?.....20BREVHODERMEDHISTORIE.........22ARKIVFORMIDLINGFORFOLKFLEST..25INTERNSIDER:ØSTFOLDIKAS....................27FYLKESARKIVETIOPPLAND.........27IKAKONGSBERG.................28AUST-AGDERKULTURHISTORISKESENTER..28IKAVEST-AGDER.................29IKAROGALAND.................29BERGENBYARKIV-SENTRALARKIVET.30IKAHORDALAND................31IKAMØREOGROMSDAL.........31IKATRØNDELAG.................32TRONDHEIMBYARKIV..............32FYLKESARKIVETISOGN&FJORDANE33ARKIVINORDLAND...............33IKATROMS.....................34IKAFINNMARK...................34ISSN0809-1145LEDERArkheionDeltakere:InterkommunaltarkiviFinnmark(IKAF)InterkommunaltarkiviTroms(IKAT)ArkiviNordland(AiN)TrondheimByarkiv(TBA)IKATrøndelagIks(IKATrø)InterkommunaltarkivMøreogRomdalIKS(IKAM&R)FylkesarkivetiSognogFjordane(FS&F)BergenByarkiv(BBA)InterkommunaltarkiviHordalandIKS(IKAH)InterkommunaltarkiviRogalandIKS(IKAR)InterkommunaltarkiviVest-Agder(IKAVA)Aust-AgderKulturhistoriskeSenter,Arkivet(AAks)IKAKongsberg(IKAK)FylkesarkivetiOppland(FiO)ØstfoldInterkommunaleArkivselskap(ØIKAS)ArkheionermedlemsbladfordekommunalearkivinstitusjoneneiNorge.Vier15medeieresomrepresenterer15avlandetsfylker.Bladettarsiktepååværefagtidsskriftfordenkommunalearkivsektorilandet.Fastredaktør:SteinarMarvik(IKAK)Nansensgate13616KongsbergTlf.:32764027Telefaks:32764039E-post:steinar@ikakongsberg.noIKATROMSTEKST:HARALDLINDBACH>>>Behovetforvelordnedeogpåliteligearkivererikkeeneståendefordemokratiskesamfunn.Iallebyråkratiererbehovetforåkunneetterprøveogovervåkemedarbeiderneshandlingertilstede.Kanhendeerbehovetfordokumentasjonframyndighetenessidestørstderhvorgrunnlagetfortilliterminst.Imidlertiderdetslikattillitskalmangjøresegfortjenttil.Idiktatoriskesystemererdetdesombefinnersegnedoverihierarkietsomskalgjøresegfortjenttilledelsenstillit.Dervedblirbehovetforovervåkingogdokumentasjonstort.Ietdemokratisksystemerdetledernesomskalovervåkes,etterprøvesoggjøresegfortjenttilvårtillit.Derforblirogsåvårtbehovforåkunneetterprøvebeslutningstagerneshandlingerstort.Detteforutsetteretterretteligdokumenta-sjonogikkeminståpenhetogtilgangtilinformasjon.DEMOKRATIERMERENNFRIEVALGVårdefinisjonavdemokratifokusereroftepåallmennstemmerettogvalgmedflereulikekandidater,ellerpartiersomrepresentererettvidtspekteravpolitiskemeningerogmålsetninger.Kravenestopperimidlertidikkeder.HererdetnokånevnelandsomJugoslaviaunderMilosevic,Hviterussland,Zimbabweogsåvidere.SelvetpolitiskisolertlandsomNord-Koreaharflerepartierselvomsværtfåavdengrunnvillebeskrivelandetsomdemokratisk.Grunnentildenneavvisningenerikkenødvendigvisatdetforegårvalgfuskiallelandsomikkeinnlemmesidetgodeselskapavdemokratiskestater,menofteattilgangentilinforma-sjonskanaleneerulik.Informasjonensomnåruteroftetil-passetmyndighetenesbehov,alternativesynslippesikketil,ogtilgangentildokumenterogarkivererofteekstremtvanskeligbådeforjournalisterogforinnbyggere.IKKEALLINFORMASJONSKALVÆRELETTTILGJENGELIGDetfinnesselvfølgeligulikegraderavdemokratiogåpen-het.Ogsåidevestligelandenefinnesdetinformasjonogarkivsomervanskeligtilgjengeligeellerheltavstengteforpublikum.Inoengraderdettenødvendigogtilogmedøn-skelig.Detfinnessfærersomerogmåværeprivate.Allesamfunnharogsåbehovforåbeskyttesegvedågjøretil-gangtilvissetypersikkerhetsrelatertinformasjonvanskeligtilgjengelig.KAMPENMOTTERRORERENUTFORDRINGFORDEMOKRATIETEtterterrorangrepetmotUSA9.november2001harenrekkelandskjerpetadgangentilovervåkingogskjermingavinformasjon.IfølgeGerhardFolkvordiAmnestyNorgehardetteværtutnyttetavflereregimer.KinaogRusslanderlandsomharlærtsegdetnyeinternasjonaleterror-språketograsktvarutemedåbyttedetgamlebegrepet"separatist"meddetmeraksepterte"terrorist".Kinabrukerspesieltterroristbegrepetilovgivningenmotmuslimer.Tyrkiaeriferdmedåleggefremennyterrorlovsomgårlangt,blantannetvilmilitærnektingblidefinertsomterrorismedersomlovenblirvedtatt.IfølgeFolkvordvilledetteværtutenkeligforbarefåårsidenutenmassivinternasjonalmotstand.Tendenseneratnylovgivningutviderterrorbegrepetogdervedisegselvførertilatflereblirmistenktforterrorisme.INorgefårdetkonsekvenseriutlendingssakerhvorandrelandsterrorlovgivningdefinererhvemdesersomterrorister.EttipsfraetannetlandmedenannerledesdefinisjonavterroristbegrepetkanmedføreovervåkningogavslagpåoppholdiNorge.Islikesakervilinnsynblibegrensetavatinformasjonsmateriellfrauten-ARKIVOGDEMOKRATIArkheion-1#20073Detfinnesulikegraderavdemokrati...landskeetterretningskilderskjermes.Detteinnebærerenklarbegrensningigrunnleggendedemokratiskerettigheter.POSITIVUTVIKLINGDeterlikevelikketvilomatviiløpetavdesistepartiåreneharsettenutviklingmotenmerdemokratiskogåpenverden.Idaghar65landinnførtloversomsikrerinnbyggerneadgangtilinformasjonframyndigheten.53avdisseloveneharblittinnførtiløpetavdesiste11årene.SistenyttveddeadlinefordenneartikkeleneratparlamentetiNigeria,somharværtettlandhvordetinntilnåharværtsværtvanskeligåfåtilgangtilinformasjon,hargodkjentennylovominformasjonsfrihet.HvisPresidentObasanjonågodkjennerogunderskriverlovenvildentreikraft.OPENSOCIETYJUSTICEINITIATIVEMEDNYUNDERSØKELSEOpenSocietyJusticeInitiativesomeretunderprogramavOpenSocietyInstitutegrunnlagtavGeorgeSorosharienferskundersøkelseførtipennenavHelenDarbishireogThomasCarsonsattsøkelysetpåinformasjonsloverogpraksisi14ulikeland.Ihvertlandstilte7forskjelligepersoneropptil70ulikeforespørslerominformasjonframyndighetene.Desomstiltespørsmålenevarjournalister,medlemmeravfrivilligeorganisasjoner,forretningsfolk,uavhengigeogmenneskerfraekskludertegruppersomfunksjonshemmedeogutsatteminoriteter.Henvendelsenegjaldtikkespørsmålsomberørtesikkerhetellerområdersomliggerutenfordetsomnormaltskalgisinnsyni.LOVGIVNINGVIRKERUndersøkelsenslårfastatoffentlighets-oginformasjonsloverharenklareffekt.Deternestentregangerhøyeresvar-prosentidelandenesomhartilfredsstillendeinformasjons-lovgivningennidelandenesommanglerdet.Fortielseavhenvendelser,ellerstummeavslagsomdetheterirapporten,vargjennomgåendeoverraskendehøyt.Hele56%avfore-spørsleneilanduteninformasjonslovgivningog38%ilandutenlovgivningblealdribesvart.NYEDEMOKRATIERGJØRDETBEDREVerdtåmerkesegerdetatlandsombefinnersegidetvikankalleenovergangsperiodehvordemokratieterforholdsvisnyttgjørdetmarkertbedreiundersøkelsenennlandsomergamleogstabiledemokratier.LandsomRomania,Bulgaria,ArmeniaogPeruutvisteenlangtstørresvarprosentogenhøyerekvalitetpåsvarinformasjonenennstabiledemokratiersomFrankrikeogSpania.Dettebetyrimidlertidikkeatdisselandenenødvendigvisermindreåpneelleratdetilbake-holdermerinformasjon.SpesieltFrankrikepubliserersværtmyeinformasjonpåInternettogioffentligerapporter.ÅPENBARDISKRIMINERINGAVUTSATTEMINORITETSGRUPPERRapportenavslørtedessverreogsåklaretendensertildiskrimi-neringvedutleveringavinformasjon.Idetilfellenehvorfore-spørslenekomfranoensomrepresentertesegsomjournalis-terellersomrepresentanterforinternasjonaleorganisasjonervarsvarprosentenlangthøyereennnårforespørslenekomfraetniskeminoritetsgrupper,religiøseminoriteterellerfrasosioøkonomiskegruppersomofteerutsattfordiskrimine-ring.EnalbaneriMakedonia,enkvinneliganalfabetiNigeria,eneldrekvinneliganalfabetiSør-AfrikaogenSigøyneriSpaniafikkikkesvarpåenenesteforespørsel.EnarabiskkvinneiFrankrikefikksvarpåkun5%avforespørslene.Undersøkelsengaidethelenedslåenderesultatforutsatteminoritetsgrupper.Detbesteresultatetvaren25årigmannligSigøyneriRomaniasomfikksvarpå30%avsineforespørslerogenrullestolbrukeriArmeniasomoppnåddeensvarprosentpå35.ORGANISERINGOGOVERSIKTEtproblemsomkomtydeligfremiundersøkelsenermangelpåoversiktogproblemerknyttettilmangelpåorganiseringoglisteføring.Ienkeltelanderdetikkeetkravatmanskalhaindeksertellerlisteførtarkivene.DetteførtetilatsværtmangehenvendelserilandsomArgentina,ChileogSpaniablehenvistfradeneneenhetentildenandre.Dettebleoftegjortigodtrofordimanoppriktigikkevisteatdokumenteneisakenvararkivertiegetarkiv.INorgekanproblematikkenrundtnedlagtebarnehjemføretilenlignenderunddansien-keltetilfeller.Hererforholdeneuoversiktlige,barnehjem-meneharoftetilhørtreligiøseellerfrivilligeorganisasjonerogdeterusikkerhetomhvorarkivenebefinnerseg.Noenbiterkanværeherognoenbiterder.Ieldreoguordnetarkivgenereltbefinnermansegogsåavogtilsomsaksbehandleriennoksåvanskeligsituasjonnårnoenienhenvendelseberomskriftligbekreftelsepåatopplysningerikkefinnes.Detbesteogmestredeligemandakangjøreeråsvareatmanetternøyegjennomgangikkeharfunnetopplysninger,menredegjøreforarkivetstilstandogatdokumentenekandukkeoppiforbindelsemedordningsarbeid.Nårdetgjelderorgani-seringogoversiktgjørselveordningsgradeniarkiveneatdeØsteuropeiskelandenesomregistrererpådokumentnivåvil>>>4Arkheion-1#2007haenfordelvedsaksfremfinning.Verdtåmerkesegeratdennetradisjonenoppstodforåtilfredsstillekraveneietdiktatur,menidagerenfordelietdemokratisksystem.KUNNSKAPOMLOVGIVNINGERVIKTIGIforbindelsemeddetforholdsvisdårligeresultatetFrankrikefikkiundersøkelsenpekerbådeJusticeInitiativeogdenfranskesamarbeidspartnerenRéseauIntermediapåatkunnskapenomdenfranskelovenomfriadgangtilinformasjoniadministrativedokumenterfra1976ersværtmangelfulliadministrasjonene.Herhåperogtrorjegatdetopplysnings-ogkursarbeidetsomarkiveneogarkiv-organisasjonenehardrevetmediNorgenårdetgjelderoffentlighets-ogarkivlovgivningenharførttilatkunn-skapeneomdetteertilfredsstillende.Deterlikevelgrunntilåintensivereogforbedredettearbeidet.Lovgivningharlitenverdiomviikkekjennerogretterossetterlovene.KOMMUNENEKLARTESEGBRATilslutterdetverdtåmerkesegatflerekommunerklartesegbraiundersøkelsen.EtterFinansdepartementetogArbeids-ogSosialdepartementetiArmeniablekommunenSredetsiBulgariadentredjebesteinstitusjoneniheleundersøkelsen.OgsåkommunenSanIsidroiPerukomblantde10besteinstitusjonene.HVORDANERSITUASJONENHOSOSS?Vedgjennomlesningavrapportenspørmansegumiddel-barthvordanviiNorgevilleklartossienslikundersøkelse.SpesieltskremmendeerdedårligeresultatenefraFrankrikesompåmangemåterharengodtradisjonbådenårdetgjelderdetarkivfagligeognårdetgjelderåpen-het.Deteriutgangspunktetikkesåmyesomtilsieratviskulleværemyebedre.INorgeharvibevegetossmotetsamfunnhvormyeinformasjonertilgjengeligelektronisk.EtgodteksempelpådetteeratoffentligeinstitusjonerhargjortpostlistenesinetilgjengeligepåInternett.Samtidigerdetåpenbartatmangeavdissepostlisteneerlagtutietspråkogienformsomistørregraderforståeligfordesomarbeidermedarkivtildagligennfordetalminneligepublikum.Itileggforutsettesdetatvibeherskerteknolo-giensomernødvendigforånådenneinformasjonen.Mankanogsåspørreseghvorforståeligarkivkatalogeneviutarbeiderer.Denvirkeligetestenerimidlertidhvordanvibehandlerforespørslerfrapublikum–uavhengigavhvilkenkategoriderepresenterer.•Artikkelforfatterenfårinnsyninederlandskearkiver.Kunnskapomlov-givningerviktig!Arkheion-1#20075Dennyeoffentlighetslovensomtrerikraftiløpetav2007leggeriformålsparagrafenklareføringerfordenoffentligeforvaltningen:”Formåletmedlovaeråleggjetilretteforatoffentlegverksemderopenoggjennomsiktig,forslikåstyrkjeinformasjons-ogytringsfridommen,dendemokratiskedeltakinga,rettstryggleikenfordenenkelte,tillitentildetoffentlegeogkontrollenfråålmenta.Lovaskalògleggjetilretteforvidarebrukavoffentleginformasjon.”(Offentleglova,§1)Demokratieterfulltogheltavhengigavatinnbyggernehartilgangoginnsynisaker,saksgangogdokumenteridenoffentligesaksgangensomvirkerinnpåsamfunnetogdenenkelteshverdag.Dettekreverdokumentasjon,ogarkivenespillerenavgjørenderollesomdemokratibærere.Kunpådennemåtenkandenenkelteinnbyggerdeltafulltutidemokratiet.Arkiveneskalværeengarantifordemokrati,offentligdebattogatenkeltindividetsrettigheterblirivaretatt.Hererdetenutfordringfordefullelektroniskearkivene.DOKUMENTFLYTOGDOKUMENTKONTROLLEnutfordring,ogofteetproblemmanharmeddagenspapirarkiver,eråfåkontrollenpåalledokumentenesomerrundtpåkontorene.Bådedokumenterulikesaksbehandlerejobbermed,ogsakersomerpåutlån.Detervanskeligåholdeoversiktoverhvoralledokumenteneer,ogdokumen-terkanbliborte.Herhardefullelektroniskearkiveneenstorfordel.Manslipperutlån,ogallesaksdokumenteneliggerelektroniskisystemetistedenforåliggepåkontorettilsaks-behandleren.Detgirengoddokumentkontrollogdoku-mentflyt,komplettearkiverutenmanglendedokumenter,ogsikrerdedemokratiskerettighetene.Deelektroniskesystemenekanautomatiskgenerereoffentligpostjournalsomgårutpåinternett,derinnbyggerenselvkankontrol-lereathenvendelsenerjournalførtogtildeltsaksbehandler.Detvilherogsåvisessomutgåendebrevnårsaksbehandle-renharavsluttetsakenogsendtsvar.Ikkeminste-postvilmankunnefåenbedrekontrollmed.Myee-postsomskulleværtjournalførthartilnåoftekom-metdirektetildenenkeltesaksbehandler,oghardermedikkekommetinnidenoffentligejournalenelleriarkivet.Detteharsvekketinnbyggerneskravtilinnsynogkontroll.Pådenannensideerikkedefullelektroniskesak-ogarkiv-systemenefulltutenløsningisegselv,menkreveratrutinenefungerersomdeskal.Sak-ogarkivsystemetforenklerdethelemedenintegrasjonmede-post-systemet,samtidigsomdetogsåstillerkravtilsaksbehandlersogarkiv-medarbeidernesrutiner.INTERNETTBASERTSELVBETJENTFORVALTNINGLoggingavdokumenterietelektronisksystemgirheletidenengodkontrollpåhvorisaksbehandlingendokumenterogsakerer,oghvemsomharsakentilenhvertid.Dettegirinn-byggerneengodkontrolldadekanfåetnøyaktigsvarpåhvordansaksbehandlingengår,oghvorlangtderessakharkommetiprosessen.Herkommermanrasktoverpådetmankankalleeninter-nettbasertselvbetjentforvaltning.Ieninternettbasertselv-betjentforvaltningkaninnbyggernesendeinnsøknaderogbrevelektronisk,ogsåfølgesaksbehandlingenavsinegensakpåinternettvedåsehvordenerisystemettilenhvertidoghvasomblirgjortisaken.DermedfårinnbyggerendirektedemokratiskinnsynogkontrollmeddenoffentligeAUST-AGDERKULTURHISTORISKESENTERTEKST:INGEMANFREDBJØRLINEtavhovedformålenemedoffentligearkivereråsikreallmennhetensdemokratiskerettighetermedhensyntilinnsyniforvaltningensarbeid.Vilfullelektroniskearkiverendreallmennhetensmulighetforinnsynogkontrollellersvekkederesrettigheter?INNBYGGERNESRETTTILINNSYNIELEKTRONISKEARKIVER6Arkheion-1#2007forvaltningen.Tilsluttkanogsåsvaretblisendtelektronisktilinnbyggeren.Samtidigmåmanikkemisteavsynedendelenavbefolkningensomikkebeherskerinternettlikegodt,ellerikkebeherskerdetidetheletatt.Detmåalltidværeetalter-nativtildeelektroniskeløsningeneforåivaretadedemokra-tiskerettighetenetildendelenavbefolkningensomavulikegrunnerikkekanbrukeinternettellerandreelektroniskeløsninger.DATAUTTREKKENEArkivdepoteneharogsåenstordemokratiskutfordringnårdetgjelderdefullelektroniskesystemene.Defullelektroniskesak-/arkivsystemeneharkommetraskereennprogramvareogløsningerforåtesteogsikredatauttrekk.Datauttrekkeneeravleveringeravdefullelektroniskearkivene,ogaltdepotetfårerencd-platemedetsliktuttrekk.Defullelektroniskear-kiveneerpåplassimangekommuner,mensystemerforåteste,behandleogbevareuttrekkerfortsattunderarbeid.Kommerikkedetterasktpåplass,samtidigmedatalleof-fentligearkivskapereserviktighetenavkorrektedatauttrekk,kanmanfortståifareforatbegynnelsenav2000-talletblir”denarkivløseperioden”.Dettemåforalldelunngås.Nårførstarkivdepoteneharmottattdatauttrekkene,testetatdeerkorrekteogfåttplassertcd-plateneidepot,kommernesteutfordring.Innbyggernesrettpåinnsynpåsammenivåsomdeidagharmedprotokoller,arkivbokserogpapirdokumenter.Detkreverlitetilpasningforåtilbyenle-sesalsplassderinnbyggerenkanfålåntprotokollerogsaks-dokumentertilgjennomsyn.Encd-plategirderimotikkein-formasjonumiddelbart.Innsynielektroniskmaterialevilkre-veeninvesteringiteknologiskutstyr,ogentilretteleggingiforholdtilsøking,gjenfinningogveiledning.Dettemåskjeenteniformavteknologiskutstyrpåenlesesalellerviainternett.Teknologienskalhellerikkeherværenoehinderforinnsyn,ogdermedmåmanogsåtahøydeforåkunnetilbydeinnbyggernesomikkehardennødvendi-geteknologiskekompetansendennødvendigehjelpogveiledning.VEDLIKEHOLDOGKONVERTERINGVivetogsåatcd-rom-platerellerandrelagringsmediaikkevarerevig.Depotenefårherennyoppgavevedåvedlike-holdeogkon-vertereelek-troniskemedier.Nyemediermåheletidenvurderesforbruk,oggamleuttrekkmåved-likeholdes.Detteblirenheltnyarbeidsoppgave.Papirarkivenekreverikkedenneoppfølgingenmedvedlikehold,menselektroniskelagrings-medierkankrevekopieringogkonverteringhvertfemteellertiendeår.Arkiveneblirnødttilåinntaensværtaktivrolleforåpassepåatdokumentasjonsomharbetydningforinnbyggerneogderesrettigheterblirbevartforfremtiden.STYRKETDEMOKRATIPåmangeområderkanfullelektroniskearkiversikreogbedreallmennhetensdemokratiskeretttilinnsynogkontrollmedforvaltningensarbeid.Saksbehandlingenkanblimer”gjennomsiktig”,manfårbedrekontrollmedprosesseneisaksbehandlingen,ogmansikreratalleaktuelledokumenterisakenblirklassertpåriktigmåte.Hovedutfordringeneliggerihvordanmanskaltilpassemuligheteneforinnsynbådeviainternettogpåannenmåtefordesomikkehardenelektro-niskekompetansen.Denandreutfordringenliggerpåbeva-ring,vedlikeholdogkonverteringslikatarkivmaterialeterliketilgjengeligiuoverskueligfremtidsomidag.•Datauttrekk:Datauttrekkeneeravleveringeravdefullelektro-niskearkivene,ogaltarkivdepotetfårerencd-platemedetsliktuttrekk.Foto:ToreKnutsen,AAks.Sak-ogarkivsystem:SkjermbildeidetNoark-4-basertesak-ogarkivsystemetePhorte.ePhorteArkheion-1#200778Arkheion-1#2007IKAVEST-AGDERIKSTEKST:BÅRDRAUSTØLINTERKOMMUNALTARKIVSAMARBEIDKommunenerdendelenavdetoffentligedemokratisomernærmestinnbyggerneidetdaglige.Gjennomsineoppgaverogsinsaksbehandlingharkommunenedirekteinnflytelsepådeenkelteinnbyggeresveogvel.Kommunenesposisjonisamfunnetgjøratdeharetsærligansvarforåleggetilretteforetaktivtlokaldemokrati.Foratoppgavenekommuneneertillagtskalkunneforegåpåenrettferdigogeffektivmåteerdeavhengigeavatderesarbeidblirdokumentertpåforsvarligvis.Envelfungerendearkivtjenesteeretavdeviktigsteredskapeneforåfådettetil.Arkiverviktigforkommunenoginnbyggerneienrekkesammenhenger.Fordetførstebidrararkivtilengodogef-fektivsaksbehandling.Engodarkivtjenestegjøratblantannetkravenetilkvalitet,økonomistyring,innsyn,åpenhetogrettssikkerhetblirivaretatt.Itilleggtildendagligedriftskalarkiveneogsådokumenterepolitiske,økonomiskeogsamfunnsmessigeforholdifortiden.Kommuneneblirderforgjennomsittarbeidenprodusentogviktigforvalteravdokumentasjontilbådelokalhistorieogtilenkeltpersonersrettigheter.Arkivfagethardesisteåreneværtetområdeisterkfagligutvikling.Kommunenemåkontinuerligværebevisstpåatdetjenesterdeutførerskaldokumenterespåenforsvarligmåte.Samtidigmåenkommunalarkivtjenestetilenhvertidfølgedeloverogforskriftersomgjelder.Blantdemestsen-traleforoffentligevirksomhetererArkivloven,Forvaltnings-lovenogOffentlighetsloven.Arkivområdetikommunalsektorspenneroveretvidtfeltframodernearkivdanningienelektroniskhverdagtilinnsyniflerehundreårgamlepapirarkiver.Detvilogsåsiatkommunenemåopparbeidesegspesialisertkompetansepåenrekkefelt.Enfullverdigarkivtjenestemåhapersonermedkompetanseinnenblantannetkontorfag,IKT,juss,økonomi,arkivbevaringogadmi-nistrasjonshistorie.Deterbareetfåtallavnorskekommunersompåegenhåndharkapasitettilåklareallearkivoppgavenedeskalut-føre.Enrekkekommunerharderforvalgtåsamarbeideomfellesløsningerinnenarkivogdokumentasjon.Ienkeltefyl-kererflereavkommunenetilknyttetetegetfylkesarkiv.Herfårdeblantannetbistandinnenarkivdanningogmulighetforåavleverearkivtilfellesarkivdepot.Flertalletavnorskekommunererimidlertiddeltakereiinterkommunalearkivsel-skaper,ellerdetsomkallesIKA-ordningen.IKAenedrivermedoppgaverforkommunenepådeflestedeleravarkiv-området.DetførsteinterkommunalearkiviNorgebleetablerti1976iRogaland.Flereharkommettilettersomårenehargåttogidagerdetinterkommunalearkivforkommunenei15avlandetsfylker,fraFinnmarkinordtilVest-Agderisør.Iflereavfylkeneerogsåfylkeskommunermedideinterkommunalearkivselskapene.DeterbareiHedmarkogAkershuskommuneneikkehartilbudomåinngåistørreellermindresamarbeidgjennomfylkesarkivellerIKA,mendetarbeidesfortidenmedulikeløsningerogsåidissefylkene.DeterogsåbareetlitefåtallavIKA-enesomharabsoluttallekommunermedsomdeltakere.Fremdeleserdetendelkommunersomavulikeårsaker,blantannetøkonomi,harvalgtåståutenfordenIKA-ordningensomfinnesifylket.IKA-erogfylkesarkivutgjørsammenmedenkeltestørrebyarkivetegetarkivmiljøiNorge,kaltKAI(kommunalearkivinstitusjoner).IKA-ordningenharvistsegåværeengodløsningforkom-munene.Arkivinstitusjoneneikommunalogfylkeskommunalsektorsamarbeideromenrekkeulikeoppgaversomallekreverstoreressurserogspesialisertkunnskapogkompe-tanse.KAI-institusjonenearbeidermedflerestoreprosjekterpålandsplan.Arkivplan.noerforeksempeletegetnettstedogprogramvarederkommunenekantegnesegsommed-lemmerforenrimeligpengeogfåmulighetentilåprodu-seresinegenarkivplan,slikdeerpålagtifølgeArkivloven.PåArkivplan.noerdetogsåetegetdiskusjonsforumdermedlemmenekantaoppspørsmålpåallefeltinnenarkiv-faget.VidereutviklerKAI-miljøetsammenmedblantannetRiksarkivetogABM-utvikling(Statenssenterforarkiv,biblio-tekogmuseum)detsomkalleseArkivsamarbeidet.Offentligforvaltninghargåttmerogmerovertilelektronisksaksbe-handlingogdetåklareåbevaredetteietlangtidsperspektiverenstorutfordringsomingenkommunervilklareåløsealene.Hermåfellesløsningertil,ogeArkivsamarbeidetharArkheion-1#20079sommålåutvekslearkivfagligogtekniskkompetanseforåtilretteleggeogeffektiviserebevaringsarbeidetpåtversavkommune-ogfylkesgrenser.Detdiskuteresogsåomdetskalopprettesetegetarkivdepotforelektroniskearkiverpånasjonaltnivå.VideregirKAI-institusjoneneutfagtidsskrif-tetArkheionsomdistribueresgratistilmedlemskommuneneogsominneholderenrekkerelevanteartikleromforeksempelelektroniskearkiver,arkivdanningogombevaringoginnsyniarkivmedsensitivepersonopplysninger.Interkommunalearkivbyggerpålovominterkommunaleselskaper.Idenneerdetnedfeltathvertselskapskalhaendagligleder,etstyreogetoverordnetrepresentantskap.Irepresentantskapetskalhvereieravselskapethaminsténrepresentant.IKA-medlemskaperenbilligoggodordningforkommunene.ÅrskontingentenvariererfraIKAtilIKAmeniVest-Agderforeksempelbetalerhvermedeierkommu-ne16kronerpr.innbyggerhvertår.Dafårdetilgjengjeldtilbaketjenestersomomfatterdetmesteinnenarkivfaget,frarådgivningominnføringavelektroniskearkiv-ogsaks-behandlingssystemertilmodernearkivdepotoglesesalforkommunenseldreoghistoriskearkiv.KAI-miljøetharvokstbetrakteligdesisteåreneogdekommunalearkivinstitusjoneneharpådennemåtenfåttmerinnflytelseogmaktideorganerderbeslutningerfattes.KommunenehargjennomIKAogKAIetablertetgodtsamarbeidmedblantannetRiksarkivet,ABM-utvikling,KulturdepartementetogKommunaldepartementet.Dennegodekontaktenkommerallemedlemskommunertilgode,bådepolitisk,fagligogøkonomisk.Ogsåoverforprivateaktører,blantannetdataselskapersomersentralemedut-viklingogsalgavelektroniskearkiv-ogsaksbehandlings-systemer,hardekommunalearkivinstitusjoneneopprettetviktigekontakter.Fellesarkivordningerforkommuneneharvistsegåværeengodløsningbådeforkommunenselvogfordensinn-byggere.Ogsåfordetnorskearkivmiljøetgenerelthardetteværtpositivt.Fellesløsningenegjørdetmuligåsamarbeideomstoreogviktigeoppgaversomkostertidogressurserogsomkommuneneikkeharkapasitettilåklarealene.Likevelerdetfortsattendelkommuneriulikedeleravlandetsomstårutenforetformeltsamarbeidmedandre.Menfleremeldersegstadiginn.Kommunenesomdeltariinterkom-munalearkivselskapellerfylkesarkivordningerhargenerelthattstornytteavdetsamarbeidetsomeretablert.Oppgaveneogutfordringenevilikkeblimindremedårenesomkommer.Deterderforpositivtatflereogflereavlandetskommunersernyttenavåværedelavetstørrefellesskapinnenarkivområdet.•DIREKTIVERFRAKRIGENSSLUTTMotstandenmotdentyskeovermaktenvarspesieltøkendedetsisteavde5til6årenesom2.verdenskrigvarte.Detvaridenneperiodenat”guttapåskauen”bleetkjentogvelbruktbegreppådennorskemotstands-kampen.DirektivetfraStavernligningskontorsomhererpresentert,ermedstorsannsynlighetskrevetiløpetavdesistekrigsmånedene.Detviseratmotstanskampenikkebarebleførtpåskauen,menfantsegveierinnistyreogstellforåmotarbeidenazisterogtyskere.Dokumentetviseratokkupasjonsmaktensbyråkratibleundergravetsnedigogsystematiskgjennomskjultekanaler.Motstandskampenendte,somviallevetifredsdagene8.maii1945.•SidselKvarteigNext >