2#2007ØSTFOLDIKAS•FYLKESARKIVETIOPPLAND•IKAKONGSBERG•AUST-AGDERKULTURHISTORISKESENTER•IKAVEST-AGDER•IKAROGALAND•IKAHORDALAND•BERGENBYARKIV•FYLKESARKIVETISOGNOGFJORDANE•IKAMØREOGROMSDAL•IKATRØNDELAG•TR.HEIMBYARKIV•ARKIVINORDLAND•IKATROMS•IKAFINNMARKArkheionUTSIKTTILINNSIKTINNSIKTVEDHJELPAVKUNNSKAPGIRUTSIKTOVERNYELANDSKAPERINNHOLDLitttidligereihøstbledetholdtenkonferansepåKongs-bergfordekommunalearkivinstitusjonenekalt”Utsikttilinnsikt”.Viharidettenummerlåntdennetittelensom”tema”forbladet,ikkefordidenumiddelbartsierosssåmye,menfordivikansisåmyeinnefortittelen.Innsikternoevifårvedhjelpavkunnskap.Detålærenoenytternøkkelentilenhverfremgang.Kunnskapentrengerikkeall-tidværefagligrelevant!Kombinasjonenavinformasjonfraforskjelligefag-områderkangidenplutseligeaha-opplevelsesomdetkanskjebareerforuntossåopplevenoenfågangerilivet.Dissetilfelleneavinnsiktkangiossutsiktoverheltnyelandskapersomviikkeharopplevdtidligere.EtavforedragenepåkonferansenvarvedspråkprofessorRuthFjeldsomvisteossforskjelligesignalervisenderutgjennomdetspråketvibruker.Vilviskapeavstand(kansellispråk),snakkervitil”menigheten”(fagspråk)ellervilvigjøreossforståttforetbredtpublikum?Innsiktskapesgjennomforståelseogdetskrevneorderdenbesteformidlingsverktøyvihar.ForenpublikasjonsomArkheion,somfordeflesteandre,erformidlingavkunnskapselvelivsgrunnlaget.Detharogsåværten”agurktidsdebatt”inoenaviseromRiksarkivetsregelverkforpenner.Detteskulleværetoppenavidiotiskbyråkrati.Atregelverketkanskjeharenhensiktgårikkealltidsåtydeligfrem.Innsiktenilærenomarkivnåribestefallfremtildeavosssomhardetsomyrke.Vierkanskjehellerikkedeflinkestetilåformidleinnsiktvidere.Noenburdeihvertfalladvartdenfarensomharlagtsittegetbarnsbarnevernssakutpånettet…AvnyhetersidensistkanvinevneatrapportenfrakartleggingenavregionaleoglokalearkiverfraABM-utviklingharkommet.Hererdetmyetallmaterialeåbyggeplanerrundt.Detervelogsåduketforenoppdatertk-kodenøkkeliforbin-delsemedårsskiftetetterkommunevalget.Deterdavanligmedenperiodiseringavsaksarkivene,eventueltsaneringavdatabaser.Viharogsåfått100årsunntakfraoffentlighetforbarnevernssaker.HøstensnummeravArkheionpresentererenvariertmenyfraRiksarkivarensfremtidsplanerviaforskjelligedebattinnlegg,arkivarenesroller,publiseringpånettet,tekniskeogelektroniskearkiverogtilarkivutdanning.Hererderfornoeforenhver.Jegønskerderegodlesing!Red.MarionSørensen(IKAF)FrøydisAntonsen(IKAT),(nestred.)NansySchulzki(AiN)JensRønning(IKATrø)RuneNordtømme(TBA)MariaFausa(IKAM&R)KarianneSchmidtVindenes(FS&F)MonaNielsen(BBA)ÅseEikemoStrømme(IKAH)RuneNordtømme(TBA)BårdRaustøl(IKAVA)IngeManfredBjørlin(AAKs)SteinarMarvik(IKAK)TormodHoldbrekken(FiO)Lene-KariBjerketvedt(ØIKAS)Trykk:LoboMediaGrafiskdesign:KarinWiweHVORGÅRVI?....................3ARKIVKATALOGENSBEGRENSNINGER.6EIGEDOMSARKIV..................9ARKIVFRÅALLE..................10NASJONALTSENTER,E-ARKIV.......14INTERNETTPUBLISERING.............16NORSKLOKALHISTORISKINSTITUTT....19REGULERINGSKART................20DELTIDSSTUDIER,LILLEHAMMER......22INTERNSIDER:ØSTFOLDIKAS....................23FYLKESARKIVETIOPPLAND.........23IKAKONGSBERG.................24AUST-AGDERKULTURHISTORISKESENTER..24IKAVEST-AGDER.................25IKAROGALAND.................25BERGENBYARKIV-SENTRALARKIVET.26IKAHORDALAND................27IKAMØREOGROMSDAL.........27IKATRØNDELAG.................28TRONDHEIMBYARKIV..............28FYLKESARKIVETISOGN&FJORDANE29ARKIVINORDLAND...............29IKATROMS.....................30IKAFINNMARK...................30ISSN0809-1145LEDERArkheionDeltakere:InterkommunaltarkiviFinnmark(IKAF)InterkommunaltarkiviTroms(IKAT)ArkiviNordland(AiN)TrondheimByarkiv(TBA)IKATrøndelagIks(IKATrø)InterkommunaltarkivMøreogRomdalIKS(IKAM&R)FylkesarkivetiSognogFjordane(FS&F)BergenByarkiv(BBA)InterkommunaltarkiviHordalandIKS(IKAH)InterkommunaltarkiviRogalandIKS(IKAR)InterkommunaltarkiviVest-Agder(IKAVA)Aust-AgderKulturhistoriskeSenter,Arkivet(AAks)IKAKongsberg(IKAK)FylkesarkivetiOppland(FiO)ØstfoldInterkommunaleArkivselskap(ØIKAS)ArkheionermedlemsbladfordekommunalearkivinstitusjoneneiNorge.Vier15medeieresomrepresenterer15avlandetsfylker.Bladettarsiktepååværefagtidsskriftfordenkommunalearkivsektorilandet.Fastredaktør:SteinarMarvik(IKAK)Nansensgate13616KongsbergTlf.:32764027E-post:steinar@ikakongsberg.noRIKSARKIVETTEKST:RIKSARKIVARIVARFONNESDetteerenutskriftfrapowerpoint-presentasjonenforetattavJensRønning,ogikkenoenfullstendiggjengivelseavforedragetRiksarkivarIvarFonnesholdtiKongsberg13.september2007.KOMMUNEARKIVENESUTFORDRINGIFREMTIDENHVORGÅRVI?Arkheion-2#20073HVEMERVI?Meddettemenerjegdetnorskearkivmiljøet,ellerarkiv-Norge.Utfordringeneeristorgraddesammeoverhelelinjen.Samspilletmellomstatligogkommunalsektorergodtetablert,ogfungererbra.Dettesamspilleterekstremtviktigforatmanskalfinnegodeløsningerogoppnåresul-tater.Deterjoslikatdetsomgjelderkommunalsektorspesielt,kanderemeromennjeg.Likevelskaljegtaoppendelspørsmålsomerspesieltrelevanteforkommunalsektor.HvorstårArkivverketi2007,oghvorgårvi?Deterinterneendringsprosesserpågang,endringeriinfrastrukturbådeiadministrasjonen,innenforIT-sektorenogiorganisasjonen,detvilsiiforholdetmellomRiksarkivetogetaten.Nårdetgjelderøkonomi,erdetingenopptrappingihen-holdtilKulturmeldingensålangt.Detersattav3millionerkronertildigitaliseringfra2007,somskalanvendestilkon-solideringstiltakknyttettiletalleredehøytaktivitetsnivå,jamførDigitalarkivet.Langtidsbudsjettetfor2008til2014blelagtfram1.juni.Viharfølgendesatsingsområder:Digitaltilgjengeliggjøringogformidling•Digitaliseringavanalogtmaterialeogtilgjengelig-gjøringavoriginaltdigitaltmateriale.Nettkataloger•Aktivformidlingiulikeformer,bl.a.pånettetElektroniskarkiv•Arkivdanningstiltak•LangtidsbevaringKulturarvenpåpapir•Bevarings-/kassasjonsvurdering,avlevering,ordningogkatalogisering•NettkatalogerogkonverteringavgamlekatalogertilAstaHelhetligsamfunnsdokumentasjon•Privatarkiver,samiskarkivInfrastruktur–basisfordetandre•BygningerogITRiksarkivarIvarFonnes.(Foto:TorfinnFønseth)>>>UTFORDRINGEROGUTVIKLINGSPERSPEKTIVERFORARKIV-NORGE”Arkiveneuttilfolket!”skalværevårparoleoggihovedperspektivetpåvårtarbeid.Detskalutviklesmetoderogstrategierforbevarings-/kassasjonsvurdering.Detteviligjengienbasisforhvordanressurserskalprioriteresmellomulikearbeidsområder.Nårdetgjelderarkivlokaler,skaldetbådeleg-gesvektpåkvantitetogkvalitet.Innenforelektroniskarkivharvifagligeutfordringer,ogvimåfinnestrategierforhvordanarbeidetskalgjøresoghvordanressursbrukenbestkanorganiseres.Enviktigforutsetningforatmanskalkunnemøtedisseutfordringeneeretomfattendeogvelfungerendesamarbeididetregionalearkivlandskapet.”ARKIVENEUTTILFOLKET!”Hvorforetsliktmotto?Formåletmedåbevarearkivereratdeskalbrukes!Dettemåværeethovedperspektivpåaltarkiv-arbeid.Vimåikkeblireneoppbevaringsinstanserforgammeltpapirmedblekkellertrykksvertepå.Forånåuttilfolketmåarkivenetilrettelegges(ordnes)ogkatalogiseresettermodernemetoder,detvilsinettkataloger.Videreerdetnødvendigmeddigitaltilgjengeliggjøringistortomfang.(HerkanblantannetnevnesatKKDhartattinitiativtilådrøftestrategiermedABM-utvikling,NasjonalbiblioteketogRiksarkivaren).Manmådriveformidlingogbrukerkontaktialletenkeligeformerogpåulikemedier.Prioriteringmellomdeuliketiltakenemåskjeetterhvilkeneffektdehar.BEVARINGS-OGKASSASJONSVURDERINGMittutgangspunkteratvibevarerformyepapirfratidenetter1950ogvigjørforlitemeddetvibevarer.Ressurs-brukenpårenoppbevaringavpapir(arkivlokalerogdriftavslike)ersåstoratdeniurimeliggradgårutoveralleandreoppgaverknyttettilpapir–ordningogkatalogisering,tilgjengeliggjøringogformidling–samtalletyperoppgaverknyttettilelektroniskarkiv.Detsitterformyeiryggmargenpåarkivareratmanhargjortjobbennårarkiveneer”reddet”ogihus–ogatmanstilleroppforbrukeresomkommerogspøretterdem!Menhvameddearkivenesomingenspøretterfordideikkevetomdem?Oghvakunnemanikkegjortmedressursenesomvillefrigjøresvedatbrukerneblemerselvhjulpne?Arkivmiljøetmåstillestørrekravtilsegselvnårdetgjelderåbeskrivearkivene(systematisk)oggjøredemtilgjengelige.Vimåtenkelittnytt.Hvorforskalaltsombevareslengerenn25årbevaresforalltid?(Jfr.formålF3iBevaringsutvalgetsrapportfra2002.)Deterettankekorsatnårarkivfolkargu-mentererforåbevarearkiv,erdetoftevelferdsformålogrettighetsdokumentasjonsomtrekkesfram.Mendetteerikkeargumenterforbevaringiallettertid!Vimåogsåværeåpneforåkasserematerialesomeravleverttildepot.Bevaringforallettertidbehø-verikkeværeetkriteriumforavlevering,ogspesieltikkeikommunalsektor.Mulighetenforeffektivkassasjonavmateriale(medtidsbegrensetbevaringsverdi)påetseneretidspunktmåværeenviktigrettesnorforhvordanmaterialettilretteleggesogordnes.EtbredtogfagligbevisstarkivmiljøiNorgeeravforholdsvisnydato.Vimåsevårvirksomhetogvårehold-ningerietlittstørrehistoriskperspektiv.Derforerdetogsåbehovforåtenkenyttiforholdtilbevaringogkassasjon.ARKIVLOKALERArkivlokalererviktigefordidetvilvelgeråbevare,måopp-bevaresslikatdetkanbrukessålengedeterbevaringsverdig.Arkivlovenstillerdaogsåkravtilhvilkeegenskaperarkiv-lokaletskalha.Sistefrister1.januar2012,deteraltsåbarefireårigjen.Deterhellerikkenoeforbudmotåkommeihavntidligere!Riksarkivarenkanikkefådettegjennomførtutenvesentliginnsatsfrakommunale,interkommunaleogfylkeskommunalearkivinstanser.Tidspunktforavleveringmåsesiforholdtilhvordanmanbestkanivaretahensynettilgodearkivlokaler(jfr.Arkivhåndbokens.238–257ogBergenkommunesstrate-giplanforarkiv2007,s.12(mål3)).Systematiskkassasjonre-dusererkostnadene,menkassasjonmåselvsagtværehjemlet.ELEKTRONISKARKIV–FAGLIGEUTFORDRINGER•Identifiserearkivmateriale(transaksjoner)ielektroniskesystemer–stadigmerkrevendeetterhvertsomkompleksitetenisystemeneøker•Sørgeforatdettelagres(fryses),fortrinnsvisietstandardisertformat•Fåutlevertuttrekkmedlagretarkivmaterialeihenholdtilstandardisertespesifikasjoner•Katalogiseringoglangtidsbevaring•SikreautentisitetogtillittilautentisitetgjennomheleprosessenELEKTRONISKARKIV–ORGANISATORISKEOGSTRATEGISKEUTFORDRINGER•Kompetanse–dybdeogbredde•Personellressurser:omfangogkompetanse•IT-kapasitet:særliglagringskapasitetnårstoremengderskannededokumenterskalmottas•Kommunalearkivinstitusjoner:skalmansamlekrefteneellergjørejobbenhverforseg?Jfr.Utredning•Arkivverket:Hvordanfordelervioppgaveneietaten?Hvablirkonsekvensenavatstatligeetatersentraliserersinelektroniskearkivdanning?•Samarbeidmellomkommunalogstatligsektor:Visnakkersammenogdeltarifellesutredningerm.v.Kanogbørvigjørenoemerpåfellesbasis?>>>4Arkheion-2#2007ELEKTRONISKARKIV–STRATEGISKEVALGIARKIVVERKET•Elektroniskarkiverettavtohovedområderivårsatsingfremover.Situasjonenerbeskrevetsomkritiskibud-sjettdokumentene.AtArkivverketspillerenaktivrolleiforholdtilforvaltningenerendaviktigereennfør•Noark5:Generellstandardforarkivdanning–ikkebarearkiv-ogsaksbehandlingssystemer.Denerpåhøringnå•DeltakelseiLongRec–Veritas-prosjektomlangtids-lagringavelektroniskinformasjon•HvisikkeLongRecgirtilstrekkeligsvar,måvijobbevideremedkravtilogmetoderforautentisklangtids-bevaringavdokumentasjon.Vimåtroligformulereetkravsettforheledokumenteneslivssyklus•”Tredjepartsarkiv”eretbegrepsomhardukketoppiforbindelsemedelektroniskkommunikasjonistats-forvaltningen.DettemåviforholdeosstilSAMARBEIDIDETREGIONALEARKIVLANDSKAPETVihareksemplerpåetableringavarkivsentraogliknendeinstitusjoneriKristiansandogTrondheim,detforeliggerplanerforetableringavslikeinstitusjoneriStavangerogHamar,ogkanskjeogsåiTromsø.Akershusfylkeskommu-neskjøpavintegrertetjenesteriStatsarkivetiOsloereteksempelpåandreløsningersomtasibruk.Nårdetgjelderveienvidere,erRiksarkivarensholdningatgodtogtettsamarbeidmellomstatligeogkommunalearkivinstansererønskeligognødvendig.Arkivsentraogliknendesamarbeidstiltakmåbyggesvidereut,ogulikemodellermåkunneprøvesut.Eneventuelltettereintegre-ringiformavfellesregionalearkivinstitusjonerbøreven-tueltvoksefremaverfaring.Nasjonalkoordineringavarbeidetmedstatligearkiverskalopprettholdes.Enkom-munalarkivsektoruavhengigavRiksarkivarenerønskeligavhensyntilpluralismenivårtarkivfagligemiljø.•Arkheion-2#20075HOVEDPAROLE:DETERIKKENOKÅBEVAREARKIVER.VIMÅOGSÅGJØRENOEMEDDEM!ARKIVENELEVEROG….VOKSER”Etarkivdepotdriverenakkumulerendevirksomhet”heterdetihøringsutkastettilstrategiplanforBergenByarkiv”.Meddettesiktestilatarkivenestadigblirstørre.Arbeids-mengdenienarkivinstitusjonvilogsånødvendigvisblistadigstørrepåsammemåtesomarkivmengdenøker.Etarkivvokserstadigideneneenden,mensdenandreendensomgjernebefinnersegnedeietarkivdepotfortset-teråleve.Detkanidennesammenhengenværefristendeåsammenligneetarkivmedenorm,mendetbliraltforen-kelt.Etarkivharmangelemmer,hvergangorganersplittesoppdannerarkivetnyelemmersomvokserutavdensammekroppensamtidigsomsplittedeorganergodtkanvoksesammenigjen.Arkiveterisannhetetmerkeligdyr.Detenestevivetmedsikkerheteratdetnekterådø,detfort-setteråvokseogdetsvekstpotensialerubegrenset.Foråforståarkivetbedreharviforsøktådeledetinniforskjelligedelersomkanstuderesforseg.Denendenavkroppensomvokserharvikaltarkivdanningsfasen,ogdenandreendenharvikaltdepotfasen.Deneneendenbeskri-vesgjennomarkivkatalogenogdenandreendenbeskrivesiarkivplanen.Idetteliggerenfareforatvårtfokuspådetoendenefårosstilåglemmeatdetrentfaktiskerhelelege-metsomblirstørre.Arkivetsmerkeligeegenartgjørdetisegselvnaturligåseforsegarkivkatalogensometmidlertidigredskapsombeskriverenlitendelavetarkiv.Enavarkivkatalogenesbegrensningereraltsåatdenerenhøystmidlertidiginnret-ning,påenmåteerdenetsnapshotavarkivetslikviserdetivårtdepotidag.Likeledeserarkivkatalogeninnrettetførstogfremstmedtankepåatviskalkunnefinnefrem.Påsam-memåtesometkarthardetsinebegrensninger,detkanfortelledeghvorvannetligger,menikkeomdeterørretivannet.ARKIVARENE–STIFINNEREIETVOKSENDELANDSKAPSomarkivarerfungerervisomstifinnereoglokalkjente.Vikanmerenndetsomstårpåkartet.Vivethvorørretenvaker,menvisierdetikke–hvisikkenoenspør.Åsetteoppetoppslagsomfortelleratdetogdetvannethardenfeit-estefiskenkallespåvårtspråkforformidling,menproble-meteratdethjelperikkeenmedtomsoppkurvåvitehvordebestefiskeforholdeneer.Selvomvivetsvareneerdetikkealltidvivetspørsmålene.IdentidligeresitertestrategiplanenforBergenByarkivheterdetat”Arkivarererbegyntåsepåsinvirksomhetsomnoemerennåværetjenereforhistorien.DeerbegyntåseDemokratiet,RettferdighetenogLikebehandlingsomandreviktigeherrer.Ogførstogfremsterdebegynteåblibevisstsinrolleiåaktivtsørgeforatvårgenerasjonetterlatersegdesporsomernødvendigforengodforvaltningforsamtidogettertid.”Nåroghvisarkivareneforandrersegskyldesdetnokilikestorgradytrepresssomindredrift.Nårnyespørsmålblirstiltfårmannyesvar.Likevanskeligsomdeteråfinnesvarkandetimidlertidværeåoverbringesvaretpåenforståeligmåte.Nårnyegrupperhenvendersegtilarkivenemåviikkebaresvarepånyespørsmål,menofteoverbringesvaretpånyemåter.IKATROMSTEKST:HARALDLINDBACHArkivkatalogeneer,nærsagtselvfølgelig,førstogfremstetredskapforarkivinstitusjoneneogosssomarbeiderder.Detviktigsteavalt,selveforutsetningenforenfungerendearkivinstitusjoneratvieristandtilåfinnefremimaterialesomerordnet,katalogisertogplassertivåredepot.6Arkheion-2#2007OMARKIVKATALOGENSBEGRENSNINGER,OGANDREMULIGHETERKARTETFORANDRERSEGMEDLANDSKAPETNårviserforossarkivetsomenstadigvoksendeorganismefremstårkatalogiseringenogsåklartsomdetdener-endelavarkivdanningsprosessen.Påsammemåtesomarkivetvok-ser,vilogsåkatalogenvokseoginngåietstadigmerinn-vikletnettverkavrelasjoner.Arkivkatalogenervårtkartoverarkivet,somallekarterdetimidlertidbyggetpåtegnsommåtolkesavnoensominnehardennødvendigekunn-skapen.Samtidigstårikkeallnyttiginformasjonpåkartetselvommanbeherskerkunstenåleseogforstådet,kjent-mannenmedlokalkunnskapenerfortsattsværtviktig.Avogtilkandenkunnskapenværeheltavgjørende.TILGJENGELIGGJØRINGERNOEMERIvårtidmedsterktfokuspåformidlingerdetlettåglemmeatdeviktigsteredskapenefortilgjengeliggjøringverkenerutstillingenellerarkivkatalogen,deviktigsteredskapeneeroffentlighetslovenogarkivloven.Offentlighetslovensikreratallmennhetenharretttilinformasjon,arkivlovensikreratdennerettighetenblirmuligåutnytteipraksis.Utenoffentlighetslovenvillearkivaryrkethaværtmegetenklere.Vivillehaetlite,mensværtprofesjoneltpublikumåforhol-deosstil,gjernemedendoktorgradellertoogistandtilåforståselvdenmestobskurearkivbeskrivelse.Fremvekstenavdemokratietharimidlertidstiltnyekravtiloss.Demokratietlignerarkivetidenforstandatdetverkenerentilstandelleretartefakt,deterlevende,organiskogdetfortsetteråvokse.Snartkommerdetennyoffentlighetslovsomvilstillenyekravtiloss.Fokusvilflyttesegfradoku-menttilopplysningellerinformasjon,samtidigsomstørredeleravsamfunnetvilkommeinnunderoffentlighetsloven.Detgirossnyeoppgaver.”GjørDørenHøy,GjørPortenVid”heterdetiensalmejeglærtesombarnogglemtesomungdom.Mangevilnoksiatiarkivinstitusjonenehardetværtentendenstilførstogfremstågjøreskrankenhøy.Likevelhardetskjeddsværtmyeiløpetavdesisteårene.Arkiveneerpåingenmåteutil-gjengelige.Viharfåttstorenyebrukergrupperiforbindelsemedstadigstørreetterspørseletterrettighetsdokumenta-sjon.Dennebrukergruppenvarkanhendeikkedenbruker-gruppenviforventet,mendeterenuhyreviktigbruker-gruppesomermedpååførevårtfokusmotdemokrati,rettferdighetoglikebehandling.DengamlefilosofenPlatonvarenskarpmotstanderavdemokratiet,forhamvardemokratietdoxasittstyreoverphilosopia,denalminneligemeningsstyreoverkunnskapen.Somguidertilsamfunnetsinformasjonslagreerdenviktigstemåtenvikantilbakevisedengamlegrekerpååsørgeforatinformasjonsomkanomdannestilkunnskapertilgjengeligforalle,alltid.ÅgjøredetteerselvfølgeligenormtArkheion-2#20077”ARKIVBUSSEN”IFARTA!SomførstefylkeilandettesterVest-Agderihøstutennymetodeforarkivformidling.”Arkivbussen”erenvariantavdentradisjo-nellebokbussenogkjørerutoriginalearkivertiltrefolkebibliotekifylket.IKAVAlevererannenhverukeuliketyperarkivertilbibliote-keneiMandal,LindesnesogLyngdal.Publikumkanlesearkivenepåanvistplasspåbiblioteket,selvsagtunderforsvarligtilsyn.Publikumkanogsåbestilleandrearkivsakerdeerinteressertiåse.Formåletmed”Arkivbussen”eråbringekommunearkivenenærmereinnbyggerneilokalsamfunnetogåsynliggjøredehistoriskekildenesomkulturellogdemokratiskressurs.”Arkivbussen”erendelavprosjektet”Lokalarkivibibliotek”ogitilleggtil”Arkivbussen”harIKAVAgjortar-kivkatalogeroganneninformasjonomkom-munearkivertilgjengeligepåbibliotekeneiFarsund,VenneslaogSirdal.Herharfolkmu-lighettilåbestillekopieravarkivdokumenter,entenipapirellerdigitalt.Iforbindelsemedprosjektetvildetforegåenrekkekulturar-rangementerpåbibliotekene.HervilIKAVAformidleogfortelleomarkivenepåulikemå-ter.OgsåtrøndelagsfylkeneogMøreogRomsdaldeltari”Lokalarkivibibliotek”medulikeformidlingsprosjekter.Detheleerstøt-tetavABM-utvikling.•BårdRaustøl>>>8Arkheion-2#2007krevende,detnytterliteåviftemedenpostjournalellerenarkivkatalog.Beggedelereristorgradutilgjengeligforvårebrukereidag.Detteskyldesrettogslettatbeggedennetyperegistreprimærtblirskaptforatviselvskalfinnefremidem,deresfunksjonsomformidlingsredskapersekundært.Deerimidlertidisegselvenforutsetningfortilgjengeliggjøring.Samtidigbørviblibedretilåregistrere,detbørikkeseespåsometengangsarbeide.Arkivarerbørførekonti-nuerligloggunderarbeidmedarkiver.Detvifinnerbørregistreresogordnesslikatdenervervedespesialkunn-skapeniminstmuliggradblirknyttettilenkeltpersoner,menforbliriinstitusjonen,forikkeåsiiarkivet.Detteerenkeltiendigitaltidhvordetikkeernoeproblematinformasjonsinnholdetblirstortellerdetaljrikt.Vi,avalle,børklareåforholdeosstilmyeinformasjon.SAMARBEIDERNØDVENDIGHvakanvisågjøre?Problemeteristorgradiatvårefrem-finnings-ogkontrollredskapikkeerenegnetveginniarkivetforallevårebrukere.Åforandrespråketogstruk-turenidisseredskapeneerenmuligveg.Dettekanimid-lertidføretilatvimisterfokuspåhvasomerdeprimæreoppgavenetilvårekatalogeroglister.Detkaniverstefallføretilendadårligeretilgjengelighet,selvomdeterklartatdeternødvendigmedvissekompromissermellomdetofunksjonene.DetfaktumatflereogflereavvårebrukeretaribrukInternetterenubetingetfordelfoross.Detgirossmulig-hetertilåøkebådetilgjengelighetenogforståelsenhosbrukerne.Herkansamarbeidbringeosslangt,deterunødvendigatallearkivinstitusjoneneprodusereregneartiklerom”sognekommunen”eller”forsyningsnemnda”.Likeledeskanmantenkeseghyperkoblingerfraulikeemnerelaterteartiklertilforskjelligeinstitusjonerogarkiv-kataloger.Herkanmannålangtmedenfellesnasjonalsatsingsomkangiossettredskapsomselvomdetvilværerettetmotbrukerneogsåvilværesværtnyttigforosssomarbeideriarkivinstitusjonene.Hervilmankunneoppnåmyemedforholdsvisenklemidlerogoverkommeligarbeidsinnsats.Etnasjonaltsamarbeid,mellomlikeverdigepartner,somtarutgangspunktinoemerennatvieksponerervårefremfinningsverktøyforhverandrebørdanneenhjørne-steinidennasjonalearkivpolitikken.Etsliktsamarbeidsomtarutgangspunktifellesinngangtilarkiveneviltvingesegfremførellersiden,omikkeannetforatmisforholdetmellomsamfunnetsbehovforinformasjonogarkivenesøkonomiskeogmenneskeligeressurserersåstortatdeterumuligålavære.Itilleggtilhundreulikenettsidersomsierlittomarkivtrengervieisidesomsiermye.Detteskalikkeskjepåbekostningavdeenkelteinstitusjonenesnettsider,tvertimot;omviskapereifellessidesomtarforsegdetallmennekanvihverforossfortsetteådyrkedetspesielle.•INFORMASJONSLAGRENEVÅREHARKUNNSKAPSOMMÅBLITILGJENGELIGFORALLE,ALLTID.Kloksomenugle!Uglabliroftebruktsomsymbolforkunnskapoglærdom.>>>Arkheion-2#20079FYLKESARKIVETISOGNOGFJORDANETEKST:KARIANNESCHMIDTVINDENESByggjesaker,oppmåling,frådelingogvedtaketterjordlovautgjerimangekommunarkvartsittarkiv,ordnapågards-ogbruksnummer.Sakeneidessearkivaerknytttilavdelinganetekniskoglandbruk.Nokrekommunarharsamladessesakeneieitarkiv,ogdetertemafordenneartikkelen.Egtekut-gangspunktieinkommuneiSognogFjordane.Deiharsamlaallearkivseriarordnapågards-ogbruks-nummerieitfellesarkiv.BAKGRUNNI2001skullelandbruksavdelingaflyttetilrådhusetikom-munen.Landbrukogtekniskskullefåkontorfellesskap.Samstundesvartdetvedtekeatsentralarkivetskulletaoveroppgåvamedåregistrerepostforlandbruksavdelinga.Arkivleiargjordeeitgrundigarbeidforåvertekjentmedlandbruksarkivet,ogsågidensamanhenghøvetilåsparebådetidogplass.PLANLEGGINGSamanmedsakshandsamararfrålandbrukogtekniskbyrjaarkivleiaråarbeideforatkommunenskullefåeittobjekt-arkivordnaettergards-ogbruksnummer.Gjennomproses-senvartarkivleiargodtkjentmedkvasakertekniskogland-brukarbeiddemedogkvapraktiskeproblemstillingareinmåttetaomsyntiliplanleggingaaveitfellesarkiv.Sam-stundesfekksakshandsamaranestørreforståingforarkiv-arbeid.ORGANISERINGBådedeiavsluttaarkivaogdetnyeeigedomsarkiveterplas-sertiavdelingafortekniskoglandbruk.Idetnyearkiveterdetopprettaeiomslagsmappeforkvartgards-ogbruksnum-mer.Omslagsmappainneheldsåeirekkjeulikesaksmapper.Deiulikesakeneerordnaetteremneogkvartemneharkvarsinfargekode.Dømepåemneerbyggjesak,oppmåling,frå-delingogkommunaleavgifter.Idetelektroniskesystemetereigedomsarkivetregistrertsomeinarkivdel.Gards-ogbruks-nummeraerlagtinnsomobjekt.Nårarkivetskaloppretteeisakerregistreringatredelt.Førstvertsakaknytttilobjektet,såvertsakaregistrertpåemneogtilsluttvertdetregistrerteinK-kode.ERFARINGARKommunenetablerteeitfellesgards-ogbruksnummerarkivi2001.Erfaringaneharheiletidavorepositive.Forarkiv-tenestaerdetenklareåadministrerearkivet.Sakshandsamaraneerogsågodtnøgdemedorganise-ringa.Arkivleiartrekkersærskildframsamarbeidetmellomarkivtenestaogsakshandsamaraneiplanlegginga,somviktigfordetgoderesultatet.VISSDUVURDERERÅGJEREDETSAMEVissdutenkjerpååslåsamangards-ogbruksnummerarkivharegsattoppnokrepunktdetkanverenyttigåtenkjegjennom:•Lokalisering.Sakshandsamararpåtekniskoglandbruknyttararkivaaktivtisisakshandsaming.Nårvihareitpapirarkiverdetdiforviktigatdetteerletttilgjengeleg.•Samarbeidmedsakshandsamarar.Detteverttrektframsomeinsuksessfaktor.Arkivtenestamåvitekvadokumentsomverthandsamaogforståsakshand-samingsprosessen.Gjennomdialogfårarkivtenestaforståingogkunnskapomfagfeltetogsakshand-samaranefåraukakunnskapomarkivarbeidet.•Periodisering.Viseierkanskjeatvislårsamantoarkiv,mendetvieigentleggjereråavsluttetoarkivogoppretteeitnytt.Deterdifornaudsyntmedperiodisering.Eislikendringbørdiforvurderastoppmotandreendringarsomkanføretilperiodisering.Idenkommu-nenegharnyttasomdømevartdettegjortsamstundesmedatdetvarttekeibrukeitnyttNoark-4systemogsamstundessomansvaretforarkivaetterlandbruks-avdelingavartlagttilsentralarkivet.•ARKIVORDNAPÅGARDS-OGBRUKSNUMMERNext >