2#2009ØSTFOLDIKAS•FYLKESARKIVETIOPPLAND•IKAKONGSBERG•AUST-AGDERKULTURHISTORISKESENTER•IKAVEST-AGDER•IKAROGALAND•IKAHORDALAND•BERGENBYARKIV•BYARKIVETIDRAMMEN•FYLKESARKIVETISOGNOGFJORDANE•IKAMØREOGROMSDAL•IKATRØNDELAG•TR.HEIMBYARKIV•ARKIVINORDLAND•IKATROMS•IKAFINNMARKArkheionIDETTENR:ARKIVPORTALENNYOFFENTLIGHETSLOVKOMMUNENESARKIVLOKALERFOTOIARKIVENEBOKOMTALE,QUIZ-OGMYEMER!ArkivogforvaltningINNHOLDARKIVPORTALEN...................3MEDARKIVENEOVERFORVALTNNGSGRENSENE...........6KOMMUNENESARKIVLOKALER......10ARKIVIINTERKOMMUNALESAMARBEIDSLØSNINGER...........12DIGITALTFORTALT.................15FOTOIARKIVENE.................16DENNYEOFFENTLIGHETSLOVEN.....20KAI-KONFERANSEN,FINNMARK......23BOKOMTALE.....................25LITTAVHVERT/SMÅSTOFF...........26QUIZ/ARKIVMORO................31IINNTTEERRNNSSIIDDEERR,, AADDRREESSSSEERR EETTCC::ALLE ARKIVINSTITUSJONENE . . .28 - 30LEDERDeltakere:Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKAS)Fylkesarkivet i Oppland (FiO)IKA Kongsberg (IKAK)Aust-Agder kulturhistoriske senter, Arkivet (AAks)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Bergen Byarkiv (BBA)Byarkivet i Drammen (BiD)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&F)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAM&R)Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKATrø)Trondheim Byarkiv (TBA)Arkivet i Nordland (AiN)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)ISSN 0809 -1145Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 16 medeieresom representerer 15 av landets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Redaktører: Bård RaustølInterkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)Märthas vei 14633 KristiansandTlf: 38 14 55 91e-post: raustol@ikava.va.noInge Manfred BjørlinAust-Agder kulturhistoriske senter (AAks)Parkveien 164838 ArendalTlf: 37 07 35 16e-post: inge-manfred.bjorlin@aaks.noTrykk: Zoom GrafiskGrafisk design:Karin WiwePå Arkheions eiermøte i Kirkenes i september ble Tom Oddby fra Byarkivet iDrammen og Vibeke Lunheim Solbakken fra IKA Møre og Romsdal valgt inn somnye medlemmer i Arkheions redaksjonskomité. For første gang er det nå firemedlemmer i redaksjonen, noe vi håper vil slå positivt ut for bladet.Med dette nummeret av Arkheion har vi gleden av å presentere tidsskriftet iny drakt. Både grafisk og innholdsmessig har bladet gjennomgått endringersiden forrige nummer. Arkheion vil fra nå av bli trykket gjennomgående i fargerpå alle sider. Vi håper dette vil gi et bedre grafisk uttrykk og gjøre bladet merleservennlig. Innholdsmessig vil tidsskriftet fortsatt legge hovedvekt på innholdsrike oginformative artikler innen arkivfaget. Nytt i dette nummer er at informasjonenom hver medeier i siste del av bladet er kuttet ned til kun generell informasjonom hver virksomhet. For å få de siste nyheter fra hver institusjon henvises det tilden enkeltes nettside.Hovedtema i dette nummeret er arkiv og forvaltning. Arkivene er mangfoldigeog har en lang vei fra de blir skapt til de havner trygt i hyllene i arkivdepotenesmagasiner. Arkivene går gjennom mange forskjellige faser på denne ferden.Forvaltning kommer av det tyske ordet ”verwaltung” og betyr egentlig styringeller administrasjon. Dette høres gjerne byråkratisk ut, men står likevel sentraltnår vi arbeider med arkiver, enten vil liker det eller ikke. Hvordan sikrer vi atarkivene blir forvaltet på best mulig måte, både for publikum i dag og for våreetterkommere i framtida?Artiklene i dette nummeret har et vidt spekter, fra en artikkel om erfaringermed den nye offentlighetsloven til en artikkel om foto i arkivene. I andre artiklerbelyser vi spørsmålene om hvor grensene går mellom kommunale og statligearkiver og om hva som bør gjøres med arkivene etter interkommunale sam -arbeidsordninger. Artikkelen om arkivlokaler for kommunene gir nyttiginformasjon om forvaltning av arkiver i et langtidsperspektiv. God lesing.Red.Redaksjonsmedlemmer:Vibeke Lunheim Solbakken, IKA Møre og Romsdal og Tom Oddby, Byarkivet i DrammenArkheion 2/2009>>>Om kort tid lanseres Arkivportalen.no. Gjennom denne portalen blir det etablert et nettsted forfelles søk, presentasjon og bestilling av arkivinformasjon i Norge.STIFTELSEN ASTATEKST: KRISTINES. BRORSON/ OLEMYHREHANSENProsjektet «Arkivportalen» har blitt gjennomført somsvar på et ønske om å gjøre arkivmaterialet mer til -gjen gelig for publikum. Prosjektets målsetting sam -svarer med føringene som legges i ”Digitaliserings -meldingen” 1) - og skal samtidig bidra i større sammen -henger gjennom å inngå som en del av ABM-søket ogEurope ana. Det skal bli enklere for brukeren å ta i brukarkivene.BAKGRUNNFelleskatalogen for Arkivverket og Samkatalogen forprivatarkiv har lenge kunnet tilby søk på tvers avinstitusjonskataloger. Det er også mange ulike depot -institusjoner som har sørget for å publisere sine egnekataloger ved hjelp av tilpassete verktøy.Digitaliserings meldingen gir imidlertid klare føringerfor at det bør etableres en felles, nasjonal løsning ogArkivportalen tar mål av seg til å fylle denne rollen.I tillegg til oppgaver og myndighet som er tillagtArkiv verket og Riksarkivaren etter arkivloven, skalArkiv verket ha ansvaret for nasjonale katalogstandar -der og digitale løsninger for søking i arkiv på tvers avalle typer arkiv institusjoner.2) Arkivportalen er derforutviklet av Stiftelsen Asta i nært samarbeid med Arkiv -verket, LLP og ABM-utvkling.BRUKERNE I SENTRUMDet skal være enkelt å søke fram arkivmateriale og detskal være lett å finne fram til relevant materiale uav -hengig av hvor det måtte befinne seg. Brukerne skalstå i sentrum. Internettbrukere i dag forventer øyeblikkelig tilgangtil materialet, en forventning alle vet det er vanskeligom ikke umulig å etterkomme. Men hvis det finnesdigitale kopier av arkivmaterialet bør brukeren finnedet på en enkel måte. Hvis materialet ikke er digi -talisert og brukeren sitter langt unna en lesesal, børbrukeren likeledes kunne bestille en digitalisering ellerforberede en planlagt bruk på lesesalen.Vi tror det er helt riktig at publikum har store for -ventninger til nettjenester. Det er nok mange somtenker at det allerede burde finnes mye materiale pånett. Andre tenker at det burde være en enkel sak å få digitalisert et arkiv. Arkivportalen kan bidra i møtet med nye brukeres krav og forventninger, men somtilbydere og forvaltere vet vi at det vil gå mange år oglike mange prosesser før vi kan tilfredsstille en slikforventning. Det betyr ikke at vi kan unnlate å startearbeidet og tilrettelegge infra strukturen for en slikdigital arkivhverdag. Stiftelsen Asta håper arkivporta -len tas i mot og i bruk som et middel for å oppnå delerav slike målsettinger.ARKIVPORTALEN OG ASTA 5Arkivportalen er både et nettsted og en videreutviklingav arkiv registreringssystemet Asta 5 og inkluderer enArkheion - 2#20093Arkivportalen1) St.meld. nr. 24, 2008– 2009 , samt St.meld. nr. 49, 2008– 20092) St.meld. nr. 24 2008– 2009, ss. 102-1034Arkheion - 2#2009 >>>formidlingsdel for nettpublisering av materiale samt bestillings -håndtering. Versjonen som vi har kalt 5.1 vil i tillegg til defunksjonene som allerede er utviklet, inneholde:1. En publiseringsmodul2. Arkivportaltilknytning3. En bestillingsmodul for lesesals- og internettbetillingerPubliseringsløsningen er en tilleggsmodul i Asta 5 som gjør at de arkivinstitusjoner som bruker Asta 5 kan publisere arkiv ellerdeler av arkiv. Gjennom noen få klikk kan ett og ett arkiv pub -liseres på nettet. Det er lagt inn sjekker som gjør at tilgang -sbegrenset informasjon ikke blir overført, og at digitaliserteobjekter knyttet til klausulert materiale ikke vil publiseres.Arkivportalen.no er nettstedet hvor man kan søke i arkiv -kataloger på tvers av depotinstitusjoner, gjøre funn i katalogerog få tilgang til digitaliserte kopier av materiale i den sammen -hengen det er skapt. I tillegg kan brukeren ”samle” på funn og starte dialog med den enkelte institusjon.For å følge opp henvendelser fra brukerne av Arkivportaleneller over skranken på lesesalen, har vi laget en bestillingsmodul.Det er opprettet en tjenesteliste som håndterer “lån på lesesal”,“papirkopi”, “digital kopi”, “transkribering” og “attestertkopi”, og den enkelte arkivinstitusjon kan selv velge hvilke avtjenestene de ønsker å tilby - og eventuelt hvilken pris de ønsker å ta, eller har anledning til å ta for tjenesten. Alle typer bestillinger behandles i den samme bestillings -modulen. I denne kan man hele tiden følge med på hvor iprosessen arkivmaterialet er: ”til framfinning”, ”på lesesalen”eller ”levert tilbake”. Brukeren vil gjennom sin side kunne holdeoversikt over prosessen. Det er også i denne modulen mangjennomfører produksjonen av digitale kopier i tilknytning tilen henvendelse. Bestillingsfunksjonen legger til rette for statistikk over lese -sals- og arkivbruken. Hvis bestillingsfunksjonen tas i bruk påbred basis vil brukerstatistikken kunne gi innspill i forhold til hva som bør digitaliseres, enten ut fra analyse av hva sometterspørres kvantitativt eller gjennom kvalitative metoder. I tillegg vil årlig rapportering om forespørsler og bruk avmateriale være nyttig for institusjonene.I begynnelsen vil nok Arkivportalen føles mest som en tradi -sjonell arkivkatalog ettersom de fleste publiserte arkivene vilvære uten digitale kopier, men håpet er at både definerteprosjekter, brukernes etterspørsel og lenker til eksterne res surser på sikt vil gi miljøet grunnlag for et nasjonalt digitaltarkivmagasin.KVALITETFor at publikum skal kunne ha nytte av Arkivportalen kreves detat registreringene er gode. Brukerne forventer noe annet av ensøkeside på internett enn de gjør av en papirkatalog. En kataloggir kontekstuell informasjon gjennom sin form, mens søk ogPubliseringsmodulen er enkel å forholde seg til: Søk opparkivet du ønsker å publisere, markér og trykk på publisér!Resultatliste fra Arkivportalen. Søkets resultat listes opp ogkan reorganiseres ved å klikke på ”kolonneoverskriftene”.Detaljinformasjon om den enkelte arkivenhet åpnes i et egetbilde i Arkivportalen. Konteksten ivaretas av struktur-treet tilvenstre.Brukeren kan følge med på hvor i prosessen den enkeltebestilling befinner seg.Arkheion - 2#20095treff på internett er mer objektorientert og sammenhengenforsvinner i større grad. Ettersom det er mulig å søke fritekstpå ord, bør man derfor se på de registreringsmetodene som eretablert. Tilleggskommentarer lagt i innholdsfeltet i Asta 5 blirfor eksempel med i søket. Dette skiller seg fra Felleskatalogenog Samkatalogen som bare hentet informasjon fra Astasnavne felt. Dette gjør at brukeren får flere treff, men stillerogså krav til en mer stringent utnyttelse av felt som så langthar blitt benyttet til ulike opplysninger. De automatiske kvalitetssjekkene som finnes i systemetsikrer at tilgangsbegrenset materiale ikke blir overført tilarkivportalbasen, og at klausulert materiale ikke visertilhørende digitalt materiale. Det er arkivinstitusjonenesansvar å sette tilgangsbegrensning, og de som ønsker åpublisere på Arkivportalen bør derfor gjennomføre enkvalitetssikringsprosess i forhold til sensitive opplysninger i katalogene.Arkivmaterialet må være registrert på arkivstykkenivå ellerlavere for å kunne bestilles gjennom Arkivportalen. Innendette feltet vil vi i de nærmeste årene møte de største ut -fordringene siden digitalisert arkivmateriale krever registre -ring på detaljnivå.ARKIVINSTITUSJONERDe arkivinstitusjonene som ønsker det, har mulighet til åetablere sin egen portal eller katalog hvor man bare søkerinnen arkivinstitusjonens eget materiale. Disse kan til en vissgrad tilpasses institusjonenes egne hjemmesider med fargerog logo. For Arkivverket vil Arkivportalen være en utvidelse avFelleskatalogen. Felleskatalogen vil fremdels være på Arkiv -verkets hjemmesider ved at Arkivportalen vil ligge i bunn foret filtrert søk som bare går til Arkivverkets institusjoner. Det vilfor brukerne føles som om Felleskatalogen fortsatt er en delav Arkivverket. Det skal også være mulig å gjøre søk innen enenkelt depotinstitusjons katalog.Tilsvarende kan byarkiver, IKAer, museer og bibliotek sombruker Asta 5 lage sine egne nettkataloger basert på registre -ringene de har i Asta 5-basen. Publikum vil slik lett kunne søkeeksklusivt i institusjonens materiale.Hvis brukerne ønsker å bestille materiale, må de imidlertidlogge seg inn på Arkivportalens nettsider. De arkivenhetenebrukeren har valgt fra én institusjons katalog og lagt på sinvirtuelle arkivtralle, kan være blandet med andre institu -sjoners objekter. Bestillingene må derfor skje fra et sentraltpunkt for så i neste trinn distribueres til hver enkelt depot -institusjon. Hvis en bestilling inneholder arkivenheter fra ulikedepotinstitusjoner, vil den splittes opp i bestillingsøyeblikketslik at bestillingslinjene knyttet til hver institusjon havner derde hører hjemme.Hvis institusjonen ikke ønsker å ta i bruk Asta 5s bestillings -modul, vil publikum likevel ha mulighet til å sende hen -vendelser og forespørsler via epost til institusjonen.HVOR GÅR VI VIDEREDigitaliseringsmeldingen får oss til å tenke framover. Hvis 10%av alt Arkivverkets materiale skal finnes i digital form i løpetav de neste 20 årene, blir det litt av et løft. Hvis alle nye digi -taliserte dokumenter skal registreres på detaljnivå i tillegg tilat den digitale kopien skal knyttes til en katalogregistrering,blir det en veldig stor jobb. Den enkelte depotinstitusjon måselv velge strategier for å møte sitt publikum, men det børvære realistisk å digitalisere kjernen i kjernearkivene til deulike forvaltnings- og sammfunnsaktørene.Neste byggetrinn i Asta og portalen tar sikte på at det skalbli mulig å knytte metadata til produkter fra masseskannings -prosjekter på en effektiv måte, og på den måten få storemengder digitale kopier tilgjengelig gjennom Arkivportalen.Asta lover å legge til rette for at infrastukruren skal bli god pådette feltet. Tidsaspektet i gjennomføringen av prosjekteneoverlater vi til dere.Vi har også en visjon om at både arkivpersonalet og publi -kum kan være aktive på eller i tilknytning til arkivportalen ogformidle arkivkunnskap og kunnskap om arkivinnhold. Tildette har vi sett for oss at vi skal bygge en «Arkiwiki» i nærtilknytning til og samspill med katalogen. Dette kan bli etnettsted hvor det er mulig å skrive egne artikler, lenke tilarkivmateriale i Arkivportalen og vise lenker mellom til -hørende arkivmateriale. På den måten kan brukerne, ama -tørene og de profesjonelle bidra med innspill og vei ledningom innholdet i arkivene – det være seg gjennom temaartikler,transkriberinger av gotisk tekst, hint om annet relevantmateriale, identi fisering av personer på foto med videre.Arkivportalen er en mulighet for å skape ett sted der allegode arkivforvaltere og -formidlere kan møtes. Vi håper deretar vel i mot løsningen. •Bestillingsmodulen i Asta 5 tilbyr et miljø hvor den enkeltebestilling kan behandles, følges opp og sluttføres. I dettetilfellet er bestillingen kommet til ”godkjent” og kan i detneste distribueres til brukeren.6Arkheion - 2#2009 RIKSARKIVETTEKST: LARSJØRGENSANDBERGEndringer i den norske forvaltningen er ingen stor og overraskende nyhet. Det skjer jevnlige om -organiseringer, for eksempel skifte i forvaltningsnivå, overgang til foretak eller særlovsselskap,privatisering, sammenslåing og flytting av arbeidsoppgaver mellom organer. Nye organer har blitt og blir jevnlig etablert, mens andre har blitt lagt ned eller slått sammen. Arbeidsoppgaver ogfunksjoner har beveget seg over forvaltningsnivåer og mellom organer, og vi står nå overfor en ny reform hvor en del oppgaver skal overføres fra staten til fylkeskommunal sektor. Forvaltningsreformen, fastsatt i lov av 09.01.2009 nr. 04om endringer i forvaltningslovgivningen mv. (gjennom -føring av forvaltningsreformen), medfører at blant annetdeler av riksvegnettet blir omklassifisert til fylkeskom -munale veger fra 01.01.2010, og ansvaret for disse viltilfalle fylkeskommunene. Under slike forhold synes det naturlig å spørre om hvor -dan arkivene skal behandles, hvilket materiale skal over -føres, hvilket arkivmateriale skal avleveres/deponeres ogikke minst hvor skal man avlevere? Arkivforskriften leggerføringer for hvordan arkivet skal behandles under om- organiseringen. I følge arkivforskriften § 5-3 skal arkivetetter det nedlagte organet enten avleveres til depot elleroverføres til det nye organet. Med overføring menes i arkivfaglig sammenheng at ansvaret for arkivmaterialetskifter fra en arkivskaper til en annen. Hensikten medoverføring vil være å bedre tilgjengeligheten til doku -mentene for dem som arbeider i organet. I en situasjonhvor arbeidsoppgavene flyttes fra et organ til et annetoppstår det derimot et spørsmål om hvor arkivsakene skalvære og det gjelder enten organet legges ned eller ikke.For å gi et inntrykk av hvordan man kan gjøre det, ønskerjeg å ta opp en tilsvarende situasjon fra et par år tilbake,nemlig den statlige overtakelsen av forliksrådene. TILFELLET FORLIKSRÅDENEPoliti- og lensmannsetaten overtok sekretariatene for forliksrådene fra kommunene 1. januar 2006. Det ble ivedtaksbrevet fra Riksarkivaren av 04.11.2005 bestemt atforliksrådene skulle overføre deler av materialet til politidistriktene. Dette vedtaket kom som følge av at statusentil forliksrådene syntes noe uklar, var de kommunale ellerstatlige? Skulle de avlevere til statsarkivene eller til dekommunale depotene? Da det viste seg at forliks rådeneikke var sikre selv og hadde startet avl evering til bådestatsarkiv og kommunale arkivdepot, fattet Riksarkivarenet vedtak som medførte overføring fra forliksrådene tilPolitidirektoratet. Kommunene skulle oppbevarematerialet frem til omorganiseringstidspunktet og sørgefor at arkivene ble satt i den stand som arkivforskriftenkrever, altså ordning, pakking og kassasjon. Det ble fattetnye kassasjonsregler for forliksrådene da Politidirektoratethadde utarbeidet egne kassasjonsregler for det materialetsom forliksrådene skapte etter 1. januar 2006, og dereglene som var gitt i Riksarkivarens forskrift, kapittel V,ikke var anvendbare.HVA BLE AVLEVERT OG HVOR?Alt arkivmaterialet fra tiden før 1930 skulle ifølge reglenesom var gitt av Justisdepartementet i 1933 og 1953, av- leveres til statsarkivene. For materialet som var skapt i perioden 1930-1995 fikk vi fire forskjellige muligheter: 1) De forliksrådene som allerede hadde avlevert noe tilstatsarkivene, skulle fortsatt avlevere til statsarkivene. 2) De forliksrådene som allerede hadde avlevert noe tilkommunalt arkivdepot, skulle fortsatt avlevere til samme.3) De forliksrådene som hadde avlevert noe til et stats - arkiv og til et kommunalt arkivdepot, skulle avlevere tildet kommunale arkivdepotet. 4) De forliksrådene somikke hadde avlevert noe tidligere, skulle avlevere til stats -arkivene. Riksarkivaren påla videre kommunene å overføre forliks-rådenes arkivmateriale for perioden 01.01.1996 –31.12.2005 til Politidirektoratet. Kommunene skulle ordne det og skrive overføringsliste m.m. ihht arkiv -forskriften §§ 3-22 og 3-23, mens politiet skulle sørge for avlevering av det overførte materialet til arkivdepotnår det administra tive behovet var utløpt. Med arkivene over FORVALTNINGSGRENSENEArkheion - 2#20097Med arkivene over HVA MED DEN NÅVÆRENDE SITUASJONEN OG FREMTIDEN?Omorganiseringer får, som vist over, følger for arkivene. Når arbeidsoppgaver skifter tilholdsstedmå den som fatter vedtak om omorganisering elleropphavsorganets ledelse avgjøre om arkivsakeneskal flytte med. Når et organ nedlegges og arbeids -oppgavene fortsetter i et annet organ, må detvurderes om arkivene skal følge med til det nye organet. I den situasjonen man nå står ovenfor, vildet være naturlig at man forsøker å få avklarthvilke saker som skal overføres eller lånes ut til fylkeskommunen. Har for eksempel fylkes kommu -nen behov for eldre saker innen samferdsel?Det synes naturlig at fylkeskommunene ønsker til -gang til det eldre arkivmaterialet og spørsmålet videre er hvordan man oppfyller dette behovet. I denne situasjonen vil man være nødt til å velgemellom overføring og utlån. Regelen for om manskal overføre eller låne ut arkivet har tidligere værtansett som grei. Overføring skulle brukes der opp -havs organet eller deler av virksomheten overførestil et annet organ, mens utlån kun skulle foretasder opphavsorganet fortsetter sin virksomhet. Bådeoverføring og utlån setter arkivets struktur i fare.For å sikre gjenfinning senere og at den historiskesammenhengen bevares, er det derfor viktig atoverføring og utlån gjøres riktig. Dersom statligeorganer er involvert i prosessen med å ta arkivsakerut av sin opprinnelige sammenheng, skal manmelde fra til Riksarkivaren, se Arkivforskriften kapittel III D.Når et arkivmateriale er overført ellerlånt ut, må de involverte organenevære klar over hvilket ansvar mansitter med. I hørings notatet omForvaltningsreformen, side 117,sies det at hvert forvaltningsnivåhar et lovpålagt ansvar for å tavare på de arkivene de selv harskapt. Riksarkivaren stiller seg bakdette og legger også i denneVi står nå overforen ny reform hvor en del oppgaver skal overføres fra staten til fylkeskommunal sektor. >>>8Arkheion - 2#2009 uttalelsen at en primært ønsker at arkivmaterialet etter etforvaltningsnivå bør bli bevart der materialet er skapt, ergobør arkivmaterialet etter en kommunal virksomhet forbli ikommunalt eie. Som følge av dette ber Riksarkivaren om atman utviser stor forsiktighet med bruken av overføring avarkivmaterialet på tvers av forvaltningsnivå. Denne praksi -sen synes oftere brukt mellom statlige organ enn mellomkommunal og statlig sektor til tross for enkelte unntak. I detilfellene hvor organet som overtar arbeidsoppgavene fra et annet organ har et reelt behov for å se den tidligeresaksbehandling, bør man da vurdere utlån eller kopiering. Siden overføring fortsatt er et alternativ ved omorganise -ring, skal jeg utdype begrepet litt nøyere.OVERFØRINGI arkivfaglig sammenheng betyr det som nevnt tidligere atansvaret for arkivmaterialet skifter fra en arkivskaper til enannen. Overføring av arkivmateriale mellom offentlige organer har tradisjonelt vært benyttet i en rekke sammen -henger, og det har vært en sikker kilde til å skape uorden ide offentlige arkivene. Riksarkivaren har derfor gitt noenføringer for slike ansvarsoverdragelser. Arkivloven setter et generelt forbud mot både å avhende og å tilegne seg offentlige arkivmateriale, og dette inkluderer da ogsåoverføring av arkivmateriale fra et offentlig organ til etannet. Overføring av arkiv til et annet offentlig arkiv kanaltså bare skje i de tilfeller hvor det er tillatt i henhold tilarkivforskriften, det vil si i disse tre tilfellene:1) Når et offentlig organ blir lagt ned, skal arkivet entenavleveres til arkivdepot eller overføres til et organ somovertar saksområdet. 2) Når et offentlig organ blir privatisert, blir organetformelt lagt ned og en privat virksomhet opprettes.Overføring av offentlig arkivmateriale til en privat virk -somhet med førerat Riksarkivaren må samtykke for at enprivatisert virksomhet skal kunne beholde (formelt over ført)arkivet fra tiden da virksomheten var offentlig. Detteskyldes at private virksomheter ikke er underlagt regel -verket for offentlig arkiv. 3) Når et offentlig utvalg som danner eget arkiv blir ned -lagt, er det påbudt at arkivet skal overføres til oppdrags -giveren. Innenfor disse rammene kan organene fritt avklare om manvil overføre, låne ut eller kopiere. Arkivforskriftens kapittelIII D gir de to viktigste bestemmelsene som knytter seg tiloverføring av arkivmaterialet. Dersom man i samråd meddet mottakende organet bestemmer seg for å overførearkivet, skal arkivmaterialet ordnes i henhold til de kravenesom er definert i arki v forskriften § 5-4. Materialet skallisteføres og overføringslisten skal utformes som en av -leveringsliste til arkivdepot. Når materialet er overført til det nye organ, skal det nye organet sørge for at den indre og ytre proveniensen bliropprettholdt. Det skal ikke forekomme noen sammen - blanding med det overførte arkiv og arkivet innen samme arbeidsfelt som blir opprettet i det nye organet. Dersom etoffentlig organ tar over et saksområde og det tilhørendearkivmateriale fra et annet organ, skal dette arkivmaterialetoppbevares for seg. Når det nye organet ikke har behov fordet eldre og overførte arkivmateriale lengre eller nårmaterialet er 25 år gammelt, har dette organet ansvaret for å avlevere materialet til arkivdepot. Arkivet avleveresder det organet som har skapt arkivet, skal avlevere. UTLÅN ELLER KOPIERING SOM ALTERNATIVDersom et organ avgir et arbeidsfelt, men selv fortsetter åeksistere, kan det låne ut materialet til organet som overtarsaksområdet. Det utlånte materialet skal leveres tilbake tilsitt opphavsorgan etter en avtalt periode. Dersom opphavs -organet i mellomtiden har opphørt, skal arkivmaterialet avleveres til opphavsorganets depot. Det er viktig at detinngås en skriftlig avtale mellom organene om lånetsomfang, varighet og oppfølgingsansvar. Materialet skalordnes, utlånsliste skal lages og listen skal forefinnes hos de involverte organene. Det innlånte materialet skal holdes for seg og ikke tillegges nye saker. Kopiering kan være et alternativ både for overføring og for utlån. Originalmaterialet beholdes enten hos opphavs -organet dersom dette eksisterer, eller avleveres til arkiv- depot hvis opphavsorganet er nedlagt. I en papirverden kankopieringsalternativet synes noe voldsomt og miljøskadelig.En kan skille mellom kopiering etter henvendelse, altså kopiering av en eller fleresaker, og en altomfattendekopiering, hvor samtligesaker blir kopiert av det nye organet. I en mer eller mindreelektronisk hverdag synes kopiering å være et av de bedrealternativene. Det er i utgangspunktet mulig å kopiere alleelektroniske system uavhengig av om de er Noark-godkjente eller ikke. Det er fortsatt viktig at kopier fraandre organ holdes for seg og ikke blandes sammen medorganets eget arkiv samtidig som kopiert arkiv må væresperret for registrering og opp datering. Når kopiene hartjent sitt formål, skal de slettes. Ved deponering elleravlevering av databasen fra det organet som overtarsaksområdet, skal det arkivet som inneholder kopier fraopprinnelig arkivskaper slettes. Det er svært viktig atkopiene ikke følger med som en del av det avleverendeorganets arkiv. Riksarkivaren utarbeidet i 2006 en veiledning i omorganise -ring hvor man kan finne mer og detaljert informasjon omhva man bør/kan gjøre. Veiledningen finner man på>>>Arkheion - 2#20099Dagbok over innkomne klager1927 – 1957 fra forliksrådet iStokken kommune (Arkiv: AAks,KA0917-1110, Stokkenkommune, Forliksrådet, C01-0001)Arkivverkets nettsider: http://www.arkivverket.no/arkivverket/publikasjoner/rapporter.htmlTilfellet forliksrådene viste at Riksarkivaren kan fattevedtak som medfører overføring. I fremtiden vil Riks -arkivaren være forsiktig med å fatte slike vedtak og ofteoverlate til de involverte partene å komme frem tilpraktiske og hensiktsmessige løsninger som er innenforkravene i det arkivfaglige lovverket. AVSLUTNINGSVIS KAN EN SKISSERE FØLGENDE HUSKELISTE VED OMORGANISERINGER:1. Meld fra til eget arkivdepot om større omorganiseringer2. Avklar hva som skal skje med arkivmaterialet3. Det relevante arkivmaterialet skal klargjøres og ordnes4. Det skal utarbeides avleveringsliste/overføringsliste/utlånsliste5. Hold arkivene fra hverandre6. Lag rutiner for mottatt arkiv7. Vær oppmerksom på det ansvaret som en omorganise-ring kan medføre og oppfyll evt. forpliktelser8. Finn praktiske løsninger innenfor rammen av det arkivfaglige lovverket9. Husk å dokumentere det i arkivplanen!Next >