2#2011OSLO BYARKIV • DRAMMEN BYARKIV • ØSTFOLD IKAS • FYLKESARKIVET I OPPLAND • IKA KONGSBERG • AUST-AGDER KULTURHIST. SENTER • IKA VEST-AGDER • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND HORDALAND FYLKESARKIV • BERGEN BYARKIV • FYLKESARKIVET SOGN OG FJORDANE • IKA MØRE OG ROMSDAL • IKA TRØNDELAG • TR.HEIM BYARKIV • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK ArkheionBevaring av minnemateriale etter 22. juli 2011LES OGSÅ:• ULIK BEVARINGS- OG KASSASJONSPRAKSIS• DIAS PROSJEKTET• ARKIVARER UTEN GRENSER • BYGNINGSFAGLIG TILSTANDSRAPPORT FOR ARKIVLOKALERINNHOLDBEVARINGS- OG KASSASJONSPRAKSIS3DIAS PROSJEKTET . . . . . . . . . . . . . . . . . .6MINNEMATERIALET FRA 22. JULI . . . . . . .8RETTIGHETSDOKUMENTASJON . . . . . .11ARKIVARER UTEN GRENSER . . . . . . . . .12BORTSETTINGSARKIVER . . . . . . . . . . . .14BYGNINGSFAGLIG TILSTANDSRAPP. . . .17INTERKOMMUNALT SAMARBEID . . . . .18NYTT ARKIVFORMIDLINGSSTUDIUM . . .20HORDALAND FYLKESARKIV . . . . . . . . .21SENTRALDEPOT TIL TYNSET . . . . . . . . . .22ARKIVPORTALEN SOM APP . . . . . . . . .23SEDAK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24LITT AV HVERT/SMÅSTOFF . . . . . . . . . . .26QUIZ/ARKIVMORO . . . . . . . . . . . . . . . .31INTERNSIDER:ALLE ARKIVINSTITUSJONENE . . .28 - 30LEDERDeltakere:Oslo byarkivDrammen ByarkivØstfold Interkommunale Arkivselskap IKS (IKAØ)Fylkesarkivet i Oppland (FiO)IKA Kongsberg (IKAK)Aust-Agder kulturhistoriske senter, Arkivet (AAks)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Bergen Byarkiv (BBA)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Hordaland Fylkesarkiv (HFA)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&F)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAMR)Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKATrø)Trondheim Byarkiv (TBA)Arkivet i Nordland (AiN)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)ISSN 0809 -1145www.arkheion.noOpplag ca. 5000Redaksjonen avsluttet 28. oktober 2011Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 18 medeieresom representerer 18 av landets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Redaktører: Bård RaustølInterkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)Märthas vei 14633 KristiansandTlf: 38 14 55 91e-post: raustol@ikava.va.noYngve Schulstad KristensenAust-Agder kulturhistoriske senter (Aaks)Barbudalen 394838 ArendalTlf: 37073516e-post: Yngve.Schulstad.Kristensen@aaks.noFoto forside:iStockphotoTrykk: Zoom GrafiskGrafisk design: Karin WiweEn ettermiddag i sommer satt jeg på trammen til mine svigerforeldre i Finland.Været var strålende og gradestokken viste 25 grader. Sommeridyllen var nærkomplett, men denne dagen skulle likevel ikke bli som andre sommerdager.Datoen var 22. juli og i fem-tida fikk jeg en SMS fra en venn i Oslo. ”Du må se pånyhetene, kontoret mitt er sprengt i lufta!” sto det. Først ble jeg perpleks, menfikk raskt summet meg og gikk inn og så på svensk TV. Der viste de resultatet avbombeangrepet i all sin gru. Siden fulgte terroren på Utøya og alt det vi huskerså godt fra denne dagen. Min gode venn i Oslo jobber i regjeringskvartalet men var heldigvis ikke påjobb da bomba smalt. Hendelsene satte likevel sine spor. Dagene og ukene etter22. juli ble en spesiell tid og vi har alle opplevd den på forskjellig vis. Fellesskapethar vært sterkt og det har blant annet vært arrangert minnemarkeringer overstore deler av landet. På offentlige plasser ble det lagt ut tusenvis av hilsener,dikt, tegninger, blomster, bamser og flagg for å minnes de døde. Riksarkivarentok etter hvert initiativ til å ta vare på dette materialet og kommunene og andrefulgte opp. I dette nummeret av Arkheion forteller Drammen Byarkiv om sineerfaringer med innsamling og bevaring av minnemateriale etter 22. juli.Høstens nummer av Arkheion inneholder også mye arkivfaglig stoff. Vi har blant annet en artikkel om DIAS, et prosjekt som fokuserer på arkiv -pakkestruktur i digitalskapt materiale. Videre er det en artikkel om bygnings -faglige rapporter og arkivlokaler i kommunene, noe som er relevant nå som den viktige fristen for godkjente lokaler går ut 31. desember. Vi har også artiklerom et nytt studium i arkivformidling, om forskjellen mellom norsk og danskkassasjonspraksis med elektroniske arkiv og om den nye organisasjonenArkivarer uten grenser Norge. Arkheion har også fått ny medredaktør siden sist. Etter flere års god innsats har Inge Manfred Bjørlin takket for seg. Ny medredaktør er Yngve SchulstadKristensen, også han fra Aust-Agder kulturhistoriske senter. God lesing.Red.Redaksjonsmedlemmer: Vibeke Solbakken Lunheim, IKA Møre og Romsdal og Catharina Schønning-Lykke, Drammen ByarkivArkheion 2/2011>>>Det norske Arkivverket og Statens Arkiver i Danmark har ulik oppfatning om bevaring og kassa -sjon av elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystem. Danskene mener at det ikke er formåls -tjenelig å utføre kassasjon, men har nå åpnet opp for ”frivillig” kassasjon. I Norge er imidlertidstatlige arkivskapere pålagt å ha på plass egne bevarings- og kassasjonsregler fra nyttår 2012. AUST-AGDER KULTURHISTORISKE SENTERTEKST: YNGVESCHULSTADKRISTENSEN• FOTO:TOREKNUTSEN, AAKSArkheion - 2#20113Dansk frivillighetog norske kassasjonskravJeg vil i denne artikkelenbelyse hvorfor bevarings-og kassasjonspraksisen erså ulik.BEVARING OGKASSASJONI Norge kreverRiksarkivaren at allepapirarkiv skal værevurdert for bevaring ogkassasjon før de kanavleveres til Arkivverket.Plassreduksjon, reduserte arkivordnings- og vedlike -holdsutgifter har vært de viktigste årsakene til dettekravet. Det er imidlertid store geografiske forskjeller på hvasom bevares for ettertiden. Til eksempel har bevarings -trangen for fysiske arkiver vært meget stor i Norge,sammenlignet med våre skandinaviske naboland. I Norge bevares omlag 60 prosent av offentligepapirarkiver. Til sammenligning har svenskene bevartom lag 20 prosent, mens danskene kun har bevart 10-15 prosent. For elektronisk arkivmateriale er situasjonen enannen. Mens danskene velger å bevare en brøkdel avsine papirarkiv, finner de det lite hensiktsmessig åkassere i elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemer.Den norske Riksarkivaren har en annen oppfatning.NORSK BEVARINGS- OGKASSASJONSPOLITIKK FORELEKTRONISKE ARKIVSYSTEMI Norge har Arkivverketliten erfaring medavlevering av elektroniskearkivsystemer. Årsaken erat den norske arkiv -lovgivningen tilsier atelektronisk arkiv -materiale først kanavleveres når det er 25 år gammelt. I Norge er offentlige elek troniske arkiv- og saks -behandlingssystemer basert på Noark-standarden. Den siste versjonen, Noark 5, ble lansert i 2008. I tidligere versjoner av Noark-standarden har kassasjonav elektronisk materiale hatt lite fokus. Dette til trossfor at alle godkjente Noark-4 system har hatt mulighetfor å sette inn koder for bevaring og kassasjon påsaksnivå. En årsak er at det på 1990-tallet ble antatt atdet var rimelig å langtidslagre elektroniske arkiver.Kassasjon var derfor mindre viktig. Dette synet endretseg i løpet av 2000-tallet. I et høringsnotat for Noark 5-standarden fra 28.7.2007 står det følgende:”Når det gjelder papirarkiver har økonomiske hensynalltid vært en viktig årsak til kassasjon. Papirarkiverkrever fysisk lagringsplass, og dette koster penger. Men det koster også penger å langtidslagre elektroniskeULIK BEVARINGS- OG KASSASJONSPRAKSIS FOR ELEKTRONISKE ARKIV- OG SAKSBEHANDLINGSSYSTEMER4Arkheion - 2#2011 >>>dokumenter på en sikker måte, og å administreresystemer hvor det er mulig å søke etter disse dokumen -tene og framvise dem for framtidige brukere. Det er myesom tyder på at det faktisk vil koste mer å opprettholdetilgjengeligheten til elektroniske dokumenter enn tilpapirdokumenter. Kassasjon tvinger seg derfor fram ogsånår det gjelder elektroniske dokumenter.” Denne tanken blir fulgt opp i den endelige Noark 5-standarden som kom året etter. I Noark 5 versjon 2.0,publisert 2.4.2009, ble det fremholdt at kassasjon var like aktuelt i elektroniske arkiver som i fysiske arkiver.Administrasjon og langtidsbevaring av store mengderelektroniske dokumenter medførte like store kostnadersom langtidsbevaring av fysiske dokumenter. Det bleimidlertid ikke henvist til noen kilde for detteargumentet, så det er uvisst hvilke kostnadsanalyse som ble lagt til grunn. Videre ble det påpekt at økonomi ikke skulle være det eneste motivet til ”fortløpende og systematisk”kassasjon av dokumenter uten bevaringsverdi. Det bleargumentert for at kassasjon av unødvendig informasjonkunne gjøre arkivene mer tilgjengelig for kommendebrukere. Det ble fryktet at det vil være vanskelig å finnebevaringsverdig informasjon, om det ikke ble utførtkassasjon. For mye informasjon med lav eller ingenhistorisk verdi, ville skyggelegge for viktige kulturelle og historiske dokumenter. BEVARINGS- OG KASSASJONSRETNINGSLINJER FORELEKTRONISKE ARKIVSYSTEMER25. juni 2010 sendte Riksarkivaren ut et rundskriv til alledepartementene med underliggende organ. Rundskrivetbeskrev de nye generelle retningslinjene for bevaring og kassasjon for elektroniske arkivsystemer. Essensen i ret ningslinjene var at alle elektroniske arkivsystem, basertpå Noark-standarden, skulle bevares såfremt de var aktivtavsluttet eller i en overlappingsperiode ved utgangen av2011. De statlige arkivskaperne ble imidlertid fra 1.1.2012pålagt å ha på plass egne bevarings- og kassasjons -bestemmelser ved oppstart av en ny arkivperiode.Bestemmelsene skulle godkjennes av Riksarkivaren før de ble tatt i bruk. Det ble lagt opp til at arkivskaper selv skulle planlegge strukturen i Noark-systemet slik atkassasjon var praktisk mulig. Et tilsvarende rundskriv ble sendt til landets kommunerog fylkeskommuner datert 9. juli 2010. I dette rundskrivetkom det imidlertid ingen pålegg om egne bevarings- ogkassasjonsbestemmelser fra nyttår 2012. Årsaken kanvære at kassasjonsbestemmelsene for henholdsviskommunal- og fylkeskommunal sektor er under revisjon.Det kan tenkes at et lignende kassasjonspålegg vilforeligge for kommunal sektor når de nye bevarings- ogkassasjonsbestemmelsene er på plass. Det ventes at denye reglene vil foreligge i løpet av 2012.DANSK BEVARINGS- OG KASSASJONSPRAKSIS FORELEKTRONISKE ARKIVSYSTEMI motsetning til Norge har danskene flere års erfaringmed mottak av arkiv- og saksbehandlingssystemer. 1)Allerede for 4-5 år siden mottok Statens Arkiver de førsteavleveringsversjonene. Den danske arkivloven gir arkiv -skapere anledning til å avlevere elektroniske arkiver etteravsluttet arkivperiode. Statens Arkiver har også lang erfaring med bevaring ogkassasjon av papirarkiver. På 1990- og 2000-tallet foregikkomfattende sektorprosjekter der alle offentlige sektorerble bevarings- og kassasjonsvurdert. Kun 15 prosent avpapirarkivene ble foreslått bevart. Det er derfor påfallende at alle elektroniske arkiv- ogsaksbehandlingssystemer, frem til nylig, har blitt avlevertuten noen form for kassasjon av saker eller dokumenter.Bakgrunnen for denne bevaringstrangen skyldes anta -gelsen om at avlevering og bevaring i elektronisk form errelativt rimelig, og at det derfor ikke er økonomisk lønn -somt å skille ut saker og dokumenter. Hvis kassasjon førstskal vært aktuelt vil det være økonomisk betinget.Statens Arkiver deler derfor ikke de norske tankene om at kassasjon av unødvendig informasjon vil kunne gjørearkivene mer brukervennlige. Danskene mener at det først og fremst er utgifteneknyttet til å produsere et avleveringsuttrekk som utgjørden største kostnaden. Dette er for øvrig en kostnad som legges på arkivskaper. Statens Arkiver har på sin side oppgaven med å bevare og tilgjengeliggjøre deelektroniske arkivene. De hevder imidlertid at kostnadentil lagring og migrering er relativt lave. Danskene støtterseg til sitt eget bevaringsøkonomiprosjekt, Cost Model for Digital Preservation. Prosjektet startet i 2009 oghadde som formål å beregne kostnader relatert tilbevaring av elektronisk materiale for ABM-sektoren.NYE DANSKE TANKER Danskene har i den senere tid valgt å se nærmere påegen bevaringspraksis. Det er arkivskapers utgifterknyttet til produksjon av avleveringsuttrekk, som har fått danskene til å revurdere sitt standpunkt. I tillegg har offentlige arkivskapere stilt spørsmål ved om det er formålstjenelig å bevare dokumenter som i papirformville blitt kassert. Et prosjekt ble derfor igangsatt for å vurdere poten -sielle måter og muligheter for kassasjon i elektroniskearkiv- og saksbehandlingssystem. Prosjektet, som bleferdigstilt våren 2011, konkluderte med tre ulike kassa -sjonsmodeller, hver tilpasset ulike offentlige forvaltnings -nivå. Resultatene fra dette prosjektet har medført at StatensArkheion - 2#20115Arkiver nå vil åpne opp for kassasjon av elektronisk arkiv -materiale. Kassasjon skal imidlertid være et tilbud tilarkivskapere, og ikke et påbud. Statens Arkiverlegger opp til at arkivskaperne selv søker omkassasjon i forbindelse med avlevering avarkivsystemet. Statens Arkiver vil så vurdere omsøknaden skal godkjennes. Nye regler for kassasjon i arkiv- og saksbehand -lings systemer vil inngå i et nytt avleverings- og godkjennesreglement som ventes i første halvdel av 2012. Statens Arkiverhar allerede åpnet opp for ”frivillig” kassasjon i kommunalearkiver. DANSKE KOMMUNEARKIVEtter ønske fra Kommunernes Landsforening (KL) gav StatensArkiver, 1. september 2010, tillatelse til å utføre kassasjon ikommunale arkiv- og saksbehandlingssystem. En bevarings- og kassasjonsvurdering var utarbeidet på bakgrunn av kom -munenes felles arkivnøkkel. Det var imidlertid en forutsetningat kommunene hadde brukt arkivnøkkelen riktig for at kassa -sjon kunne iverksettes. Videre var kassasjon ikke et krav. Detvar opp til kommunene selv å bestemme om de ønsket åforholde seg til kassasjonsreglene eller ei. KL har anslått at om lag 50 prosent av kommunalt arkivmateriale kan kassereshvis reglene følges.HVORFOR ER BEVARINGS- OG KASSASJONSPRAKSISEN SÅ ULIK?Forskjellig oppfatning av kostnadsaspektet knyttet tillangtidslagring av elektronisk arkivmateriale er kanskje denviktigste forklaringen på ulik bevarings- og kassasjonspraksis.Mens danskene mener at kostnadene til langtidslagring errelativt lave, mener nordmennene det stikk motsatte. Her antasdet at lagring og administrasjon av elektroniske dokumentersannsynligvis koster mer enn lagring av papirdokumenter. I Norge har man også påpekt at kassasjon bør foretas for ågjøre arkivene mer tilgjengelig for kommende brukere. Dettesynet deler ikke danskene. Det er kun økonomiske hensyn iforhold til arkivskaperne, som har ført til at danskene nå åpneropp for kassasjon av elektronisk arkivmateriale. Mulighetenefor å redusere kostnader i forbindelse med produksjon avavleveringsuttrekk, er motivet bak den nye tankegangen. En annen forskjell er lovgivning og erfaring. Mens danskene i flere år har mottatt avleveringer av elektroniske arkiv- ogsaksbehandlingssystemer, så tillater den norske arkivloven atelektroniske arkiver blir liggende lengre hos arkivskaper.Dermed har spørsmålet vedrørende kassasjon vært mer aktuelti Danmark enn i Norge. På den annen side har Riksarkivarenhatt bedre tid på seg til å utarbeide en plan over hva som børgjøres i forhold til elektroniske arkiv- og saksbehandlings -systemer. En grunnleggende tanke er at det allerede i forkantav arkivdanningsprosessen skal være lagt inn løsninger i arkiv-og saksbehandlingssystemet, som skal fange opp hva som skalkasseres og hva som skal bevares. Det gjenstår imidlertid å seom dette vil kunne fungere i praksis. Tiden vil også vise om hvordan danske arkivskapere vil for -holde seg til frivillig kassasjon. Mye avhenger av omkostnadene til uttrekksproduksjon reduseres, slik at kassasjonblir økonomisk lønnsom. •1) I Danmark går disse systemene under betegnelsen ESDH-systemer. (Elektronisk sags- og dokumentshåndteringssystem)Kilder og litteratur:• Rapport fra bevaringsutvalget – Bevaringsutvalget. Riksarkivet (2002)• Noark – 5. Norsk arkivsystem. Høringsdokument. Riksarkivet. (2007) • Noark 5 Standard for elektronisk arkiv. Versjon 2.0. Riksarkivet (2009) • Rapport om reduktion af ESDH-systemer. Statens Arkiver (2011)• Mulighed for kassation af dokumenter fra ESDH. Artikkel på nettsidene til KL, publisert 20.01.2011• Kassation i elektroniske sags- og dokumenthåndterings systemer. Av Mette Hall-Andersen. Nordisk Arkivnyt 3/20116Arkheion - 2#2011 DIAS prosjektetNorge er i sammenligning med andre land langt fremme når det gjelderarkivdanning, dette skyldeslovverk som regulerersaksbehandling vedoffentlige institusjoner ogNoark standard somregulerer dokumenta -sjon av saksbehand -lingen. På bevaringssidenhenger vi etter, vi har et tyntlovverk som regulerer tjenester og funksjon på innsiden avdepotinstitusjoner. Til tross for atdigitale depotinstitusjonerforsøker å implementere OAISstandarden, implementeres denneforskjellig fra institusjon til institusjon.Dette skyldes et manglende lovverk som regulerer kravtil innsiden av et digitalt depot, og mangel på et for -valtningssystem som kan bistå institusjonen med åtilfredsstille kravene. Kritisk er også mangelen på enklart definert arkivpakkestruktur i lovverket, altsåhvilken informasjon og metadata som skal bevares oghvilken struktur den skal ha. Uten et klart lovverk somsetter klare krav, er det umulig for depotinstitusjoner åstadfeste eller dokumentere at institusjonen evner åforvalte både materialet samt materialets autentisitetover tid. Konsekvensen er at tilliten til materialet står ifare.DIAS prosjektet har hatt som mål å adressere disseutfordringene ved å både foreslå og implementere enarkivpakkestruktur. Det å implementere betyr i dettetilfelle at prosjektet må resultere i konkrete maler sominstitusjoner kan benytte for å lage arkivpakker. Det åbare presentere en logisk modell holder ikke. Dettehøres ut som en enkel oppgave, men her er ut -fordringene såpass store at DIAS prosjektet harsett ut over landegrensene, og funnet fremtil METS og PREMIS standardene. BådeMETS og PREMIS kan sies å være enforlengelse av OAIS standarden. Der OAIS standar den stadfester atadministrative og tekniske metadata måvære en del av arkivinformasjonspakken utenå helt klart gjøre rede for hvordan dette skal gjøres,tilbyr METS og PREMIS konkrete forslag til hvordan enarkivinformasjonspakke kan implementeres. METSholder orden på administrative opplysninger og fun gerersom en container for hele arkivinformasjons pakken,PREMIS på sin side inngår som det elementet i pakkensom håndterer tekniske metadata. METS og PREMIS skalsammen med standarder som EAD, EAC-CFP og ADDMLutgjøre DIAS pakken. For å sitere prosjektleder TrondSirevaag; ”DIAS pakken kan sies å være en norskstandard for hvordan internasjonale standarder skalbenyttes”. En enhetlig definert arkivpakkestruktur er dessverreikke nok i seg selv, pakken må til enhver tid forvaltes og administreres riktig. På samme måte som et Noarksystem dokumenterer all saksgang i offentlige for -valtningsorgan, må et forvaltningssystem for digitaledepotinstitusjoner dokumentere pakkens proveniens sålenge pakken befinner seg i depotinstitusjonen. Det eren misoppfatning at arkivet fryses ved deponering elleravlevering. Digitale depot må eksempelvis fra tid tilannen migrere arkivet fra et dokumentformat til etannet. I tilfeller hvor pakken ikke skal endres må ogsåIKA TRØNDELAGTEKST: PETTERPEDRYCABM-utvikling bevilget i 2010 midler til støtte for prosjektet ”Arkivpakkestruktur i digitalskaptarkivmateriale”, senere omdøpt til DIAS – Digital Arkivpakkestruktur. Prosjektet gjennomføressom et samarbeidsprosjekt mellom Riksarkivet, Oslo Byarkiv, Bergen Byarkiv, IKA Møre ogRomsdal og IKA Trøndelag. DIAS prosjektet har som mål å definere en enhetlig arkivpakke -struktur for digitalt skapt arkivmateriale, samt levere et forvaltningssystem for arkivpakker. Hva innebærer begrepene, og hvilke utfordringer er det DIAS prosjektet skal adressere?det dokumenteres. Altså atingen endring har skjedd innenforen gitt periode. DIAS prosjektet skulle iutgangspunktet kun krav spesifisere programvarefor å generere arkiv pakker, men dette punktetble utvidet i løpet av 2010 til å om fattelevering av et fullstendig forvaltningssystem for digitale depot.Bakgrunnen for valget er at det eksisterer flere åpneforvaltningssystem som implementerer OAIS standarden. Det atforvaltningssystemene er åpne betyr i praksis at samtlige mangler etsystem de eventuelt måtte ha. Det kan adresseres ved at man selvutvikler tillegg tilpasset sine egne behov. Med resterende midler etterblant annet det kommunale OpenArms prosjektet, som for øvrighadde samme formål hva forvaltningssystem angår, hadde DIASprosjektet mulighet til å sette innkjøp av forvalt nings system ute påanbud. Det ble gjennomført offentlig tilbuds innhenting påutviklingsarbeid for å tilpasse et forvaltnings system med utgangs -punkt i DIAS-prosjektets kravspesifikasjon til et slikt system. Denøkonomiske rammen var 650 000,- inkludert mva. Forvaltningssystemet som vant anbudsrunden heter EssArch, og er utviklet av en svensk leverandør i samarbeid med det svenskeriksarkivet. Med andre ord knyttet DIAS prosjektet ikke barekommunale og statlige depotinstitusjoner tettere sammen ved å tilbyet enhetlig forvaltningssystem for arkivinformasjonspakker, detknytter også samarbeidet mellom Norge og Sverige tettere sammen. EssArch blir levert som et åpent forvaltningssystem, det sammegjelder samtlige tillegg som spesifiseres og betales av DIAS prosjektet.For små og mellomstore depotinstitusjoner betyr dette i praksis atkostnadene ved å ta systemet i bruk skal være små, såfremt tekniskinfrastruktur er på plass. Større depot institusjoner som ønsker tilleggtilpasset egne behov må bekoste disse selv. Depotinstitusjoner kanogså gå sammen om videre utvikling gjennom eksempelvis sam -arbeidsformer som KDRS. DIAS prosjektet skal formelt avsluttes31.11.2011, med en sluttrapport til Norsk kulturråd den 31.12.2011.Utvikling og testing av forvaltningssystemet blir dog ikke ferdigstiltfør 30.06.2012. Dette betyr ikke at arbeidet er ferdigstilt. Både DIAS-pakken og forvaltningssystemet EssArch må revideres over tid.Riksarkivet sendte den 15.10.2011 søknad til Norsk kulturråd ommidler for å etablere DIAS forvaltningsforum, slik at arbeidet som nåer lagt ned i DIAS prosjektet ikke utdateres, men består over tid. Vi håper at Norsk kulturråd ser positivt på denne søknaden. DIAS prosjektet adresserer ikke lovverk, og har heller aldri hatt det som mål. Et prosjekt kan ikke endre alt, men ved hjelp av toleveranser har prosjektet forhåpentligvis endret mye. Med disse toleveransene står for første gang både statlige og kommunaledepotinstitusjoner i Norge klare til å adressere utfordringer knyttet tilbåde langtidsbevaring av digitale arkiv, og langtids bevaring av tillitentil materialet. Kanskje enda viktigere, for første gang står statlige ogkommunale depotinstitusjoner for digitale arkiv sammen. •Arkheion - 2#20117DIAS FOR NYBEGYNNERE Hva er….?OAIS – referansemodell som foreslår et miljø for langtids -bevaring. Foreslår tjenester som må utføres på innside av etdigitalt depot for at langtidsbevaring skal være mulig, mensier ingenting om hvordan tjenestene skal implementeres ipraksis. OAIS kan sies å være en livssyklusmodell, det betyr at formålet med langtidsbevaring til syvende og sist skal være formidling av materialet. Arkivinformasjonspakke – bevaringspakken slik den bliromtalt i OAIS, altså informasjon og struktur forlangtidsbevaring. Forkortes ofte AIP. XML skjema – mal for generering av xml dokumenter. Et ferdig implementert xml-skjema sier noe om hvilke meta -data som skal inn i xml dokumentet, samt hvordan de skalstruktureres.ADDML – Riksarkivets standard for dokumentasjon avtabellstrukturer i et uttrekk fra relasjonsdatabase.Implementert fra tidligere av som et XML-skjema.PREMIS – standard som foreslår hvilke tekniske data som må inngå i en arkivinformasjonspakke for å gjørelangtidsbevaring mulig. I DIAS har PREMIS blitt imple-mentert som et XML-skjema. METS – slik METS har blitt brukt i DIAS kan man si at METS er en standard som foreslår hvordan man skal dokumentereforholdet mellom innhold og metadata i en arkiv -informasjonspakke. I arkivinformasjonspakken slik den blir foreslått i DIAS prosjektet er det METS som holder rede på samtlige elementer en informasjonspakke består av. I DIAS har METS blitt implementert som et XML-skjema. EAD – standard som foreslår hvordan man skal beskrivearkivet administrativt. Kan benyttes for å utveksleinformasjon fra DIAS pakken til ASTA. I DIAS har EAD blitt implementert som et XML-skjema. EAC-CFP – standard som foreslår aktørbeskrivelse ellerarkivskaper. Kan benyttes for å utveksle informasjon fra DIAS pakke til ASTA. I DIAS har EAC-CFP blitt implementertsom et XML-skjema. DIAS pakke – en samling av samtlige nevnte xml-skjema. I sum dokumenterer de i helhet digital informasjon itilstrekkelig grad til at langtidsbevaring er mulig. DIASpakken kan i så måte sies å være en norsk implementering av en arkivinformasjonspakke slik den blir omtalt i OAIS. FAKTAFotos: istockphoto8Arkheion - 2#2011 Etter tragedien 22. juli 2011 ble torgscenen med det tilhørende flombassenget på Bragernes torg et viktig sted for drammenserne å samles, og for å vise sin medfølelse ogdeltagelse i den nasjonale sorgen. To unge drammensjenter ble drept på Utøya, og mange drammensere fikk dermed katastrofen nært innpå livet. Ved torgscenen ble det lagt nedblomster, kort, tegninger,bamser og andre gjenstander.Det ble også tent lys og fakler. I flombassenget lå det blomstersamlet i vannet. Trappen tiltorgscenen var dekket med lysog blomster, og det hele varinnrammet av de to karakterist -iske tårnbygningene i Rådhus -kvartalet med Bragernes kirke ibakgrunnen. Det var også påBragernes torg drammensernesamlet seg etter fakkeltogetmandag den 25. juli, et fakkel -tog som gikk gjennom storedeler av sentrum for å minnesofrene. Minnematerialetstilhørighet til Drammen er endel av byens kollektive ogspontane uttrykk for sorg, støtte og medfølelse tilofrene, de pårørende og til hele nasjonen. Det er viktigå bevare konteksten materialet ble skapt i, og det erviktig for byarkivet at materialet bevares i nettoppDrammen.Å se, og arbeide med å ordne tegningene, kortene oggjenstandene har vært utfordrende på flere måter.Innholdet i det skriftlige materialet og det man kan anevar tankene bak gjenstandene er rørende. Kortene ogtegningene viser et stort samhold og overveldendesolidaritet for alle som er rammet. Det er tydelig at deter mennesker i alle aldre og med ulik tilhørighet som harlagt ut skriftlige hilsener. Mange har signert med navnog alder, og en god del er også skrevet på andre språkenn norsk, og noen hilsener er lagt nedav personer med forskjellig religiøs til -knytning. Det er utfordrende å arbeidemed et materiale som er knyttet til enslik voldsom tragedie og som også er sånært i tid. Når man arbeider med etslikt materiale er det viktig å prøve ogholde en profesjonell distanse, samtidigsom jeg ser en stor verdi i å kunnebidra med å ta vare på dette materialetpå en god måte.INNSAMLINGENE AV MINNEMATERIALETDrammen byarkiv fulgte anbefalingenfra Riksarkivaren om å få samlet innminnematerialet. Dette er viktig bådefor nåtid og ettertid, for forskere ogfor de pårørende og berørte. Detskriftlige materialet og gjenstandeneble samlet inn fra Bragernes torg i toomganger, og senere levert inn til byarkivet. Torget vareneste stedet i Drammen der det ble lagt ut blomster ogkort. Det var virksomheten Vei, natur og idrett (VNI) iDrammen kommune og Aktiv Veidrift AS som sto forinnsamlingen. Det ser ut til at de har gjort en nøye jobbmed innsamlingen. Blomstene ble levert til kompos -tering. Begge gangene minnematerialet ble samlet innvar mye vått og det skriftlige materialet og gjenstandenemåtte tørkes. Der det var mulig ble det som var lagt iplast tatt ut, og det ble passet på at gjenstander somhørte sammen med kort og tegninger forble samlet. Det er imidlertid mulighet for at sammenhengen mellom gjenstander, kort og skriftlige hilsener har gått tapt.Bevaring av minnemateriale etter 22. juli 2011DRAMMEN BYARKIVTEKST: SERINAJOHANSSONERFARINGER FRA DRAMMEN:Arkheion - 2#20119>>>DET SKRIFTLIGE MATERIALET OG GJENSTANDENESamlet har det kommet inn 220 kort, hilsener ogtegninger i ulikt format. Siden mye av materialet var våtter det i forskjellig forfatning, men det aller meste erallikevel i god stand og lesbart. Rundt 40 av kortene ogtegningene er imidlertid mer merket av å ha ligget ute,de har fått stearin på seg og er tildels brennmerket. Detteer samlet for seg selv i en egen boks. På en håndfull kortog tegninger kan man ikke lenger tyde hva som står ellerhva som har vært tegnet på dem. Alt er allikevel tatt varepå for å dokumentere omfanget. Det var mange ulike gjenstander som ble lagt ut påBragernes torg. Det ble samlet inn lykter, flagg (de flestevar norske, men det var også russiske og danske flagg),bamser, leker, små pyntegjenstander, dropseske, hjemme -lagde gjenstander somheklede blomster ogorigami, kunstigeblomster, ikon,sløyfebånd med mer.Noen av gjen standenehadde også en påskrift. De aller fleste av gjenstandene ertatt vare på, og alle gjenstander med påskrift er tatt varepå. Under gjennom gangen av materialet ble det tatt endel fotografier for å dokumentere hvilke gjenstander somble lagt ned på torgscenen. Det ble samlet inn et stortantall lykter og lysestaker som det er plasskrevende åbevare. Byarkivet har tatt vare på rundt 20 av disselyktene og lysestakene med tanke på fremtidigeutstillingshensyn, og for å vise hva som ble lagt ut på>>>Foto: Drammen kommuneNext >