DIGITALISERING AV EIENDOMS-ARKIV1#2012OSLO BYARKIV • DRAMMEN BYARKIV • ØSTFOLD IKAS • FYLKESARKIVET I OPPLAND • IKA KONGSBERG • AUST-AGDER KULTURHIST. SENTER • IKA VEST-AGDER • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND HORDALAND FYLKESARKIV • BERGEN BYARKIV • FYLKESARKIVET SOGN OG FJORDANE • IKA MØRE OG ROMSDAL • IKA TRØNDELAG • TR.HEIM BYARKIV • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK ArkheionLES OGSÅ:• DATAFANGST AV SOSIALE MEDIER• NORGES DOKUMENTARV• KRIGSARKIVER.NO• FORMANNSKAPSLOVENE 175 ÅR• UTAH STATE ARCHIVESINNHOLDDIGITALISERING AV EIENDOMSARKIV . .3DIGITALISERINGSPROSJEKT PÅ ANBUD .6DATAFANGST AV SOSIALE MEDIER . . . .8NORGES DOKUMENTARKIV . . . . . . . . .10FORMANNSKAPSLOVENE 175 ÅR . . . .12PROSJEKT FOR STANDARDISERING AV ARKIVBESKRIVELSE . . . . . . . . . . . . . . . .14KRIGSARKIV.NO - UNDERVISN.TILBUD .16HELELEKTRONISK ARKIVERING? . . . . . .18NY UTGAVE AV K-KODENE . . . . . . . . . .20AAKS BYGGER NYTT . . . . . . . . . . . . . .21UTAH STATE ARCHIVES . . . . . . . . . . . . .22ARKIVFAGLIG FORUM PÅ FACEBOOK24BOKOMTALE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25LITT AV HVERT/SMÅSTOFF . . . . . . . . . . .26QUIZ/ARKIVMORO . . . . . . . . . . . . . . . .31INTERNSIDER:ALLE ARKIVINSTITUSJONENE . . .28 - 30LEDERDeltakere:Oslo byarkivDrammen ByarkivØstfold Interkommunale Arkivselskap IKS (IKAØ)Fylkesarkivet i Oppland (FiO)IKA Kongsberg (IKAK)Aust-Agder kulturhistoriske senter, Arkivet (AAks)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Bergen Byarkiv (BBA)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Hordaland Fylkesarkiv (HFA)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&F)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAMR)Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKATrø)Trondheim Byarkiv (TBA)Arkivet i Nordland (AiN)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)ISSN 0809 -1145www.arkheion.noOpplag ca. 5000Redaksjonen avsluttet 15. mars 2012Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 18 medeieresom representerer 18 av landets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Redaktører: Bård RaustølInterkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)Märthas vei 14633 KristiansandTlf: 38 14 55 91e-post: raustol@ikava.va.noYngve Schulstad KristensenAust-Agder kulturhistoriske senter (Aaks)Barbudalen 394838 ArendalTlf: 37073516e-post: Yngve.Schulstad.Kristensen@aaks.noForsidefoto:iStockphotoTrykk: Zoom GrafiskGrafisk design: Karin WiweEnkelte arkiver har lengre administrativ levetid enn andre. De fleste kommunalearkiver anses som eldre og avsluttet 20-30 år etter at siste sak ble avskrevet.Eiendomsarkiver er imidlertid et eksempel på arkiver som har lang administrativrelevans. Til eksempel er kommunenes byggesaksarkiv i daglig bruk av kom -munens saksbehandlere. Dette arkivet er også etterspurt av både næringsliv ogvanlige innbyggere. Stor etterspørsel fører ofte til økt belastning for kommunensarkivtjeneste. I tillegg medfører fremfinning og gjentatt bruk til slitasje påarkivene, som i stor grad er i papirformat. Videre er eiendomsarkiver ofte sværtomfangs rike, da enkelte eiendomsarkiver gjerne strekker seg utover enhundreårsperiode. For å imøtekomme behov hos saksbehandlere, næringsliv og publikum, samt få frigjort plass og arkivressurser, har mange norske kommuner valgt ådigitalisere egne eiendomsarkiv. Flere kommuner vurderer å følge etter. Før etslikt digitaliseringsprosjekt kan settes i gang er det mange spørsmål som måavklares. Det er blant annet nødvendig for kommunen å avgjøre om den selvskal utføre digitaliseringsjobben, eller om den skal overlates til profesjonelleaktører. I dette nummeret av Arkheion har vi snakket med to jevnstorekommuner, Kristiansand og Drammen, som begge holder på å avslutte sinedigitaliseringsprosjekter. Drammen kommune har gjort digitaliseringsjobben selv,mens Kristiansand har sendt sine eiendomsarkiver ut av landet. Vi har spurt demom hvorfor de har valgt å løse prosjektet som de gjorde og hvilke erfaringer harde gjort seg i løpet av prosessen. Vi har også snakket med Lillesand kommune,som planlegger å legge sitt digitaliseringsprosjekt ut på anbud til høsten.Arkheions vårnummer tar også opp andre arkivfaglige tema. Blant annet harvi to artikler som omhandler sosiale medier. Den ene artikkelen tar opp hvordansosiale medier kan brukes som arena for arkivkunnskapsutveksling. Den andreartikkelen omhandler hvordan det er mulig å drive med dokumentfangst påFacebook. Videre inneholder Arkheion blant annet artikler om et nasjonalt 175års jubileum, om Norges bidrag til verdens dokumentarv, en omtale av et nyttnettsted for krigsarkiver og et reisebrev fra Utah States Archives i USA. I dettenummeret av Arkheion har vi også fått plass til to bokomtaler.God lesing.Red.Redaksjonsmedlemmer: Vibeke Solbakken Lunheim, IKA Møre og Romsdal og Catharina Schønning-Lykke, Drammen ByarkivArkheion 1/2012>>>Bør prosjektet utføres av eksterne aktører eller bør kommunen gjøre jobben selv?AUST-AGDER KULTURHISTORISKE SENTER / IKAVATEKST: YNGVESCHULSTADKRISTENSEN| BÅRDRAUSTØLArkheion - 1#20123Digitalisering av eiendomsarkivDe siste årene har flere norske kommuner startetprosessen med å digitalisere sine eiendomsarkiv. Detteer ofte en omfattende prosess som krever store for -beredelser, nøye planlegging og hyppig oppfølging avarkivtjenesten. Mange spørsmål må avklares førselve digitaliseringsprosessen kan ta til. Etnødvendig spørsmål kommunen må tastilling til er hvordan digitaliserings -prosjektet skal utføres. Bør man velge enintern løsning hvor prosjektet styres ogutføres av kommunen selv, eller bør detoverlates til eksterne profesjonelleaktører.Kristiansand kommune og Drammenkommune har som målsetning å avslutte sinedigitaliseringsprosjekter i løpet av 2012/2013.Innfallsvinkelen for begge kommuner er forholdsvis lik, da begge har hatt om lag 500 hyllemeter medeiendomsarkiv som de har ønsket å digitalisere. De to kommunene har likevel valgt å løse oppgavenforskjellig. Drammen kommune har valgt en internløsning der de selv utfører prosjektet, mens Kristiansandkommune har sendt arkivet ut av landet for å få detdigitalisert. Arkheion har snakket med Elin Langenes, arkivleder i Kristiansand kommune og Kim Schønning Asplin,prosjektleder ved Drammen byarkiv, om hvorfor de harvalgt å løse prosjektet som de gjorde og hvilke erfarin -ger de har gjort seg i løpet av digitaliseringsprosessen.Hvorfor valgte dere å digitalisere eiendomsarkivet?Raskere saksbehandlingstid og mulighet for enda størregrad av likebehandling og dermed rettssikkerhet er vik tige faktorer. Den enkelte eier kan lett få utdokumenter om egen eiendom i en elektronisk versjon.Det samme gjelder for eiendomsmeglere og nærings -livet for øvrig. Byggesaksmapper i papirversjon er utsatt for stor slitasje grunnet mye utlån knyttet til saksbehandling og i forhold til publi -kum/næringslivs forespørsler i saks -mapper. Når det papirbaserte bygge -saksarkivet er digitalisert kan original -dokumentene deponeres og sikres forettertiden ved Interkommunalt arkiv iVest Agder (IKAVA). En annen viktig faktor er plasshensyn. Deter både kostbart og arealkrevende å lagre 500hyllemeter arkiver forskriftsmessig. Digitalisering avbyggesaksarkivet ble derfor tidlig et tema i forhold tilnytt rådhuskvartal som skal stå ferdig februar 2014. Hvorfor valgte dere å sette prosjektet ut på anbud?Erfaringer fra eget forprosjekt og studiebesøk hos andrekommuner hadde synliggjort hvor krevende det er åkjøre prosjekt av denne type internt. Det ene varrekruttering av personellressurser innen både arkiv-, it- og ingeniørfaget, samt anskaffelse av hensikts -messige lokaler. Det andre var anskaffelse av alt utstyrog tekniske løsninger for å håndtere dette internt. Utfra et detaljert forarbeid var målet å få et resultat medhøy kvalitet, som igjen ville kreve fagkompetanse i alleledd. Ut fra en helhetsvurdering, der også tidsbruk spiltestor rolle, ble det derfor valgt ekstern løsning. Hvordan har dere løst henvendelser og bruk av arkivetunderveis i digitaliseringsprosjektet?Dansk Scanning A/S har løst denne problemstillingensvært effektivt. Digitaliserte saksmapper er fortløpendeblitt gjort tilgjengelig for oss via systemet WebLager.Dette er et system som eies og driftes av Dansk ScanningA/S. Alle saksbehandlere med behov har tilgang tilsystemet. KRISTIANSANDOppdragstaker:Dansk Scanning A/S, Esbjerg, DanmarkProsjektperiode:2009-2012. (Forventet ferdigstilt mai2012)Arkiv:Objektarkiv for bygge- og delingssaker forKristiansand kommune og forhenværende kommuner.Omfang:Ca 500 hmPeriode:Ca 1889-2003istockphoto4Arkheion - 1#2012>>>Forespørsler i saksmapper, som enda ikke har blitt digi -tale, er oversendt på forespørsel til firmaets rekvisisjons -tjeneste. Har vi utbedt dem før kl. 12, har firmaet skannetog oversendt saksmappene før arbeidsdagens slutt. Ermapper utbedt på ettermiddager, har vi mottatt dem førlunsj påfølgende arbeidsdag. Hvordan samsvarer prosjektets målsetninger og rammermed oppnådd resultat? Det er høy grad av samsvar mellom mål og oppnåddresultat. Vi kan avlevere den papirbaserte arkivserien og bevare rettighetsinformasjonen i original form utenytterligere slitasje. Tilgjengeligheten er via den elektroniske versjonensikret for alle målgruppene; Saksbehandlere, næringslivog publikum, og ikke minst eiere.Vil det digitaliserte arkivet bli tilgjengelig for publikum? I så fall hvordan?Publikum kan i dag besøke oss i servicebutikken og mednoe bistand selv søke i WebLager. Dersom de ønsker å få ut en eller flere saksmapper sender vi det ut på e-postdersom størrelsen tillater dette. Alternativt kjøperpublikum minnepenn hos oss og får med seg filene påden måten.Det er ikke tatt noen beslutning på hvordan arkivet kan tilgjengeliggjøres via internett da det ligger utenforprosjektet. Spørsmål som vil være aktuelle i den sam -menheng er kravene til identifisering av den som utberinformasjon og om alle eller kun eier skal få utinformasjon om en eiendom. Hvilke råd vil dere gi til en kommune som har planer omå digitalisere sitt eiendomsarkiv?Eiendomsarkiver er vanligvis bygd opp som objektarkiver.Saksmappene for den enkelte eiendom er i hyppig brukav både saksbehandlere, næringsliv (meglere) og publi -kum – noe som igjen tilsier at det er umulig å avleverearkivet. Digitalisering er dermed et godt valg, men detkrever forholdsvis mye forarbeid.Når en digitaliserer et arkiv vil det bli en kopi avoriginalen som er den bevaringspliktige. Det er derforfullt lovlig å fravike det opprinnelige ordningsprinsippet i den elektroniske versjonen. En kan systematisere sakerog dokumenter ut fra andre kriterier enn inn- og utgå -ende kronologisk korrespondanse. Det er viktig å tenke grundig gjennom hva man ønskerå oppnå med et digitalisert eiendomsarkiv og defineresystematiseringen ut fra dette. Hvem skal være bruker oghvilke behov har de ulike brukerne? Hvordan kan entilrettelegge slik at det er enkelt og effektivt å finne detsom utbes? Kristiansand kommune har definert et settmed kategorier som ikke er for finmasket, men likevelsåpass avgrenset at de er lette å finne fram i. Eksempler på ulike kategorier er: Søknad, Vedtak,Ferdigattest/brukstillatelse, Kart, Tegninger, Ansvar/ -kontroll og Korrespondanse/annet. Kristiansand kommune har valgt å skanne helebyggesakarkivet. Dersom en velger å bare skanne delerav arkivet er det viktig å ta en bred diskusjon på hva envelger å ikke skanne. Hvorfor valgte dere å digitalisere eiendomsarkivet? Digitaliseringsprosjektet ble til som et ledd i detoverbyggende prosjektet ”eDrammen 2009”. Her var det en uttalt målsetning at Drammen skal være enforegangskommune når det gjelder å ta i bruk nyedigitale løsninger. Blant annet skal det legges til rette for selvbetjening i en del kommunale forvaltningssaker.Noe av det viktigste med å digitalisere arkivene erutsikter til redusert manuelt arkivarbeid, både forsaksbehandlere og for arkivpersonalet. I tillegg til dettehar vi vært motivert av å kunne levere eiendomsinforma -sjon raskere, og ha bedre tilgjengelighet og kvalitet påarkivmaterialet. Dessuten ønsker vi å unngå mer slitasjepå originaldokumentene, Videre får vi arkiver som erordnet i henhold til forskriftene, og som kan settes bortog frigjøre verdifull plass på dokumentsenteret.Hvorfor valgte dere å gjøre jobben selv?Vi har valgt å utføre jobben selv, hovedsakelig for åkunne beholde kompetanse i egen organisasjon.Byarkivet ønsker å bygge opp en digitaliseringsenhet som kan ta flere digitaliseringsoppdrag blant egetarkivmateriale, og kanskje også fra eksterne opp -dragsgivere – eksempelvis andre kommuner.Hvordan har dere løst henvendelser og bruk av arkivetunderveis i digitaliseringsprosjektet?Eiendomsarkivet er vårt kanskje mest benyttede arkiv, ogDRAMMENOppdragstaker:Drammen kommune. Prosjektet erorganisert under virksomhet Service ogadministrasjon, hvor Drammen byarkiv er en avdeling.Prosjektperiode: 2005-2013. (Skanning kom i gang i2007. Planlagt ferdigstilt april 2013)Arkiv: Papirbasert eiendomsarkiv og planarkiv.Eiendomsarkivet består av byggesaker, vann ogavløpssaker, oppmålingssaker og seksjoneringssaker. Itillegg er det en god del byggesaker som har ligget påmikrofilm.Omfang og periode: Eiendomsarkivet: 424 hm.Planarkivet: 24 hm. Mikrofilmer: 64 ruller / 36.000bilder.Periode: Eiendomsarkivet: ca 1870 – 2005. Planarkivet:1992 – 2005. Mikrofilmer: ca 1870 – ca 1970.Arkheion - 1#20125det har oppstått behov for å se i mappene underveis idigitaliseringsprosessen. Dette har vi ofte løst ved at denetterspurte mappen har blitt prioritert i jobbkøen, ogdermed har blitt digitalt tilgjengelig ganske hurtig. I derelativt få tilfellene det ikke har vært mulig å vente pådigitaliseringen har vi lånt ut mappen, med det ekstraarbeidet det har medført.Hvordan samsvarer prosjektets målsetninger og rammermed oppnådd resultat? Vi ser at det er gode utsikter til å oppnå målsetningenevåre, nå som prosjektet nærmer seg sluttfasen. En betyde ligdel av eiendomsarkivet er ferdig digitalisert og til gjengeligfor saksbehandlerne i kommunen, med den effektivi -seringsgevinsten det medfører. I tillegg har vi gitt innsyn ieiendomsarkivet på en publikums-pc i resepsjons området pårådhuset. Vi er noe usikre på hvor snart vi kan oppfyllemålet om å overføre eiendomsarkivet til depot, hvor det erlavere oppbevaringskostnader enn i de ettertraktedearealene til dokumentsenteret. Så langt viser bruk ogtilbakemeldinger at det blir nødvendig med noe etterarbeidfor å sikre god nok kvalitet i det digitale arkivet.Vil det digitaliserte arkivet bli tilgjengelig for publikum? I så fall hvordan?I tillegg til publikums-pc på rådhuset vil de digitalearkivene dessuten bli tilgjengelig for publikum gjennomen internettbasert løsning i en eller annen form. Det erimidlertid ikke avklart hvordan dette skal gjøres - hverkenvalg av teknisk løsning, hvorvidt det skal legges restrik -sjoner på hvem som skal ha tilgang til hva, eller omtjenesten skal være gratis eller betalingsbelagt.Hvilke råd vil dere gi til en kommune som har planer om å digitalisere sitt eiendomsarkiv?Det bør ligge en klar strategi til grunn dersom kommunenvurderer å utføre arbeidet selv. Ikke regn med at det erpenger å spare på dette.• Sett av rikelig med tid til planlegging.• Skill mellom a) ordningsarbeidet som må utføres i forkant og b) selve digitaliseringen. Begge prosessene kan gjøres samtidig, og bør kanskje det dersom arbeidet skal utføres internt.• Sørg for at alt materialet som skal digitaliseres er identifisert før oppstart.• Husk å sette av penger til drift.6Arkheion - 1#2012Legger digitaliseringsprosjektet ut påanbud og resultatet ut på nettDet er to hovedgrunner til at vi velger å digitalisere eien -domsarkivet. I første omgang har vi fokus på saksbehand ler,men det er også et sterkt ønske om å publisere arkiveneåpent for publikum. Men før det kan gjøres, så må vi være100 % sikre på at gradert informasjon ikke blir publisert. Lillesand kommune har som mål å øke innbyggernesengasjement for lokaldemokratiet og har i lengre tid valgt å publisere både postlister ogtilhørende dokumenter pånettet. Arkivleder Risdal Flyv -holm har planer om å videreføredette prinsippet også nårdigitaliseringsprosjektet er ferdig. Vi ønsker å legge dokumen -tene ut på hjemmesiden vår fritttilgjengelig i fulltekst, slik vivanligvis gjør med den løpendejournalføringen. I anbudet har vi med at leverandøren skaloffentlighetsvurdere alledokumentene i arbeids proses sen.Det er avgjørende at dennejobben gjøres grundig, før vivelger å publisere dokumentene.Vi anser ikke en påloggings -løsning som et godt alternativ. LEGGER JOBBEN UT PÅ ANBUD”Det har aldri vært aktuelt ågjøre jobben selv. Vi har ikkespisskompetanse på område, oghar dessuten behov for å bruke alle våre ressurser på dendaglige arkivdanningen”, sier Risdal Flyvholm.Kravspesifikasjonen er allerede ferdig og anbudet vil bli lagtut til høsten. Målet er å få digitalisert om lag 70 hyllemetermed henholdsvis Gårds/bruks nummerarkiv, Landbruksarkivog Oppmålingsarkiv. Papirarkivet går fra ”tidenes morgen”og frem til 2007, da kommunen ble fullelektronisk. Planen erat digitaliserings prosjektet skalvære ferdig i løpet av høsten2013. Lillesand kommune ønsker ådra lærdom fra tilsvarendeprosjekter. Risdal Flyvholm harbl.a. forhørt seg med nabo -kommunen Kristiansand. ”Vi har tett samarbeid medKristiansand kommune, og dehar spesielt pekt på nødven dig -heten av å ha nok tid tiloppfølging av leverandørunderveis i arbeidet. Denneoppfølgingen har stor betyd -ning for kvaliteten på detferdige resultatet. Vi har ogsåhørt fra andre kommuner viaulike kanaler, som gjør jobbenselv. Det har vist seg å værekrevende å komme i mål, ogderfor har dette aldri vært etalternativ for oss.” •AUST-AGDER KULTURHISTORISKE SENTERTEKST/FOTO: YNGVESCHULSTADKRISTENSENLillesand kommune i Aust- Agder er en av flere norske kommuner somplanlegger å digitalisere eget eiendomsarkiv. Kommunen har valgt ålegge digitaliseringsprosjektet ut på anbud, da de verken har spiss -kompetanse eller ressurser til å utføre jobben selv. Formålet meddigitaliseringen er i første rekke å tilgjengeliggjøre arkivene forkommunens saksbehandlere. Arkivleder Laila Risdal Flyvholm håperimidlertid at sørlandskommunens om lag 10.000 innbyggere, også vil få glede av resultatet når digitaliseringsprosjektet er ferdig. 8Arkheion - 1#2012Ved HiOA har vi sett nærmere på hvordan det ermulig å integrere Facebook opp mot arkivet. Det erutviklet en ferdig løsning som integrerer Facebook ogen Noark 5 arkivstruktur. Denne løsningen fungererveldig bra, men vi ønsker imidlertid en kryss -plattformløsning. Derfor holder vi på å utvikle dettepå nytt i en åpenkildekode applikasjon som heterFBFangst. Formålet med disse løsningene er å demon -strere hvordan arkivet og sosiale medier kan inte -greres. Med slike løsninger tilgjengelig, kan enkommune med dyktige IT folk selv videreutvikle dettetil eget bruk, eller bruke løsningen til å etterspørre en bestilling fra en leverandør.EGEN APPLIKASJON FOR DATAFANGSTFor å integrere Facebook og arkivet må man lage det som kalles for en Facebook applikasjon. Dette eren type webbasert applikasjon, som kjører på en egenmaskin på Internett (ekstern til Facebook) og sombruker lite av Facebooks egne ressurser. FBFangst eren slik webbasert applikasjon (utviklet i php) og vilkunne kjøres på en maskin kommunen selv kon -trollerer, noe som gjør det mye enklere å integrereFacebook mot arkivet.En Facebook applikasjon får kun tilgang til dedataene brukeren selv godkjenner. Når FBFangstinstalleres i Facebook profilen må brukeren selvsamtykke til hvilken informasjon FBFangst har lov til å fange. Det er interessant å se at praktisk talt allinformasjon kan fanges på Facebook, så lenge bruk -eren samtykker.FBFangst vil være mest nyttig der en kommunebruker Facebook for innbyggerdialog. Kommunenkan opprette en gruppe og la diskusjonen skje der,for senere å fange og importere hele dialogen inn iarkivet. Det bør imidlertid være tydelig at deltakelse i Facebook-gruppen medfører at din identitet ogkommentarer blir arkivert. FBFangst kan også brukestil å fange sider og innlegg på kommunens Facebookprofil. INTEGRASJON MED NOARK 5 Det som er utviklet så langt kan fange grupper,eventer og sider. Men FBFangst skal utvides til å fangemer. Personlige meldinger i innboksen bør ogsåkunne fanges. FBFangst er utviklet på en måte somgjør at den lett kan integreres med andre Noarksystemer hvis de er utvidet til å støtte denne typekilde. Applikasjonen stiller bare krav til en fornuftigutvidet dokumentfangst funksjonalitet i et Noarksystem. Disse kravene og forventet funksjonalitetbryter ikke med standarden. På mange måter viserdette prosjektet fleksibiliteten i versjon 3 av Noark 5,da det tar i bruk mulighetene med Virksomhet -spesifikkeMetadata og utvider Mappe med to nyeMapper: FBGruppeMappe og FBVeggInnlegg.FBGruppeMappe fanger data om gruppen sominkluderer tittel, eier, opprettelse osv. Datafangst av sosiale medierHØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUSTEKST: THOMASSØDRINGFBFangstEn gruppe studenter og en førsteamanuensis ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HIOA) har sett på mulighetenfor å fange opp arkivverdig dokumentasjon fra det sosiale mediet Facebook.Problemet er klassisk. Den teknologiske utviklingen skjer uten å ta hensyn til arkivet. Menhvis vi skulle tatt hensyn til arkivet, så hadde den teknologiske utviklingen aldri kommet sålangt. Sosiale medier er kommet for å bli. Men disse mediene må temmes og integreresmed arkivet. Arkheion - 1#20129FBVeggInnlegg representerer et innlegg på veggen tilgruppen og inneholder både tekst og brukeridentifika -sjon. FBFangst bruker en utvidelse av BasisRegistreringsom heter FBRegistrering og hver kommentar til etvegginnlegg lagres som en egen registrering. Disseutvidelsene vil også bli integrert i uttrekksmodulen slik at et uttrekk med disse dataene lett kan godkjennes vedavlevering til depot. En av de viktige elementene her erbruken av Facebook identifikatorer og den virkeligeidentiteten til brukeren. Alle Facebook brukere eridentifisert etter et unikt ID, en streng som består av 15tall. Det er viktig å bevare denne informasjonen for åverifisere hvem som egentlig kommenterte, men samtidiger det ikke gitt at disse identifikatorer vil være i bruk iframtiden.DOKUMENTFANGST I SOSIALE MEDIER ER MULIGFBFangst viser at dokumentfangst fra Facebook er mulig.Det finnes mange forskjellige verktøy som kan hente utFacebook informasjon. FBFangst er derfor ikke noeenestående programvare. Det innovative er imidlertidintegrasjon mellom Facebook og Noark. Integrasjon medNoark kjernen er også ukomplisert, noe webservicessørger for. Der det blir komplisert er når det skal gjennomsikkerhet/pålogging på saksbehandlingssystemet/arkivet.Men dette kan løses. Mange spørsmål dukker opp når enslik applikasjon er ferdig, noen praktiske, noe etiske ogdette er noe vi ønsker å jobbe med framover. FBFangst er utviklet for å vise hvor enkelt datafangst isosiale medier kan være. Når vi er ferdig så trenger dubare å søke i Facebook for FBFangst og applikasjoneninstalleres rett i profilen din. Det eneste du vil bli nødt tilå gjøre er å endre innstillingene til å peke til din egenNoark kjerne, men det kan også bli mulig å eksportereinformasjonen til xml format for de som ønsker det.Dette er en kostnadseffektiv dokumentfangstløsning,som ivaretar autentisiteten. Sannheten er at utfordringenframover der kommunen bruker sosiale medier, liggermer i hvordan kommunen skal nå ut til de som ikke ertilstede. •Foto: iStockphotoLes mer om prosjektet på:http://student.iu.hio.no/hovedprosjekter/2011/data/33/index.htmNext >