Digital kommunikasjonmed innbyggerneLES OGSÅ OM:• MINNEPINNE/SIKKERHET• AVLEVERINGSPROSJEKT• FYLKESKOMMUNENS ADM.HISTORIE• KDRS VOKSERDOKUMENTASJONSUTFORDRINGER2#2013OSLO BYARKIV • DRAMMEN BYARKIV • ØSTFOLD IKAS • VESTFOLDARKIVET • FOLLOARKIVET • FYLKESARKIVET I OPPLAND • IKA KONGSBERG • AAKS • IKAVA • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND HORDALAND FYLKESARKIV • BERGEN BYARKIV • FYLKESARKIVET SOGN OG FJORDANE • IKA MØRE OG ROMSDAL • IKA TRØNDELAG • TR.HEIM BYARKIV • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK ArkheionINNHOLDDIGITAL KOMMUNIKASJON MEDINNBYGGERNE - UTFORDRINGER . . . . .3ER MINNEPINNER DET SIKRESTELAGRINGSMEDIET I SKOLEN? . . . . . . . . .6“HVORDAN MISLYKKES MED ELEKTRONISK ARKIVERING” . . . . . . . . .10IKA HORDALAND SITTAVLEVERINGSPROSJEKT . . . . . . . . . . . .12ELISABETH EDLAND, . . . . . . . . . . . . . . .16VESTFOLDARKIVET . . . . . . . . . . . . . . . .18FOLLOARKIVET . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19KDRS VOKSER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20FYLKESKOMMUNENES ADM.HISTORIE .22BOKOMTALE/LITT AV HVERT . . . . . . . . .23QUIZ/ARKIVMORO . . . . . . . . . . . . . . . .31INTERNSIDER:ALLE ARKIVINSTITUSJONENE . . .27 - 30LEDERDeltakere:Oslo byarkivDrammen ByarkivØstfold Interkommunale Arkivselskap IKS (IKAØ)VestfoldarkivetFolloarkivetFylkesarkivet i Oppland (FiO)IKA Kongsberg (IKAK)Aust-Agder kulturhistoriske senter, Arkivet (AAks)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Bergen Byarkiv (BBA)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Hordaland Fylkesarkiv (HFA)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&F)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAMR)Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKATrø)Trondheim Byarkiv (TBA)Arkivet i Nordland (AiN)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)ISSN 0809 -1145www.arkheion.noOpplag ca. 5000Redaksjonen avsluttet 5. november 2013Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 20 medeieresom sammen representerer alle landets fylker.Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Redaktør: Bård Raustøl, Interkommunalt arkivi Vest-Agder IKS (IKAVA)Märthas vei 14633 KristiansandTlf: 38 14 55 91e-post: raustol@ikava.va.noMedredaktør: Yngve Schulstad Kristensen, Aust-Agderkulturhistoriske senter (AAks)Barbudalen 39, 4838 ArendalTlf: 37073516e-post: Yngve.Schulstad.Kristensen@aaks.noForsidefoto:iStockphotoTrykk: Zoom GrafiskGrafisk design: Karin WiweDette nummeret av Arkheion har hovedfokus på digitalisering og elektro -nisk arkivering. Vi lever nå i en tidsalder der vi som digitale innbyggere,gjennom internett og andre medier, skaffer oss informasjon, kjøper varerog tjenester, men også har kontakt med offentlige kontorer. For arkiveneskaper dette store utfordringer. Hvordan skal den digitale kommunika -sjonen med innbyggerne foregå og hvordan skal vi klare å ta vare på all den digitale kommunikasjon som blir skapt? I dette nummeret av Arkheiondeler ulike forfattere sine erfaringer.Karin Gjelsten skriver om Bergen byarkivs arbeid med store digitaliserings -prosjekter, digitale innsynsløsninger og kommunens kommunikasjon medinnbyggerne via facebook. Disse oppgavene har vært utfordrende forbyarkivet. Spesielt samarbeidet mellom IKT og arkiv har vært viktig for åkomme vel i havn. Videre forteller Anne Mette Dørum i KS om etforskningsprosjekt angående oppbevaring av sensitiv dokumentasjon igrunnskoler og videregående skoler. Undersøkelsen viser at der er lagringpå minnepinner ikke uvanlig. Rune Lothe fra IKA Hordaland har en meroriginal tilnærming til elektronisk arkivering og reflekterer på en artig måte om hvordan dette best kan mislykkes. I dette nummeret får vi også en orientering fra KDRS og deres arbeid med digitalt depot.I tillegg til fokus på digitalisering og elektronisk arkivering har vi enartikkel om avlevering av papirarkiver, et par sider om en foregangskvinnefra Rogaland, litt om et nytt prosjekt om fylkeskommunenes administra -sjons historie og flere interessante småhistorier fra arkiver landet rundt. Arkheion har også fått to nye medeiere siden sist. Vestfoldarkivet ogFolloarkivet presenterer seg selv i dette nummeret. Det er hyggelig å se atflere vil være med i Arkheionsamarbeidet og vi har nå 20 medeiere iArkheion. Med Folloarkivet har vi også fått en medeier fra Akershus ogdermed representerer Arkheion nå alle landets 19 fylker.God lesing.Red.Arkheion 2/2013Redaksjonsmedlemmer: Vibeke SolbakkenLunheim, IKA Møre og RomsdalKjerstin Kragseth,Bergen Byarkiv>>>BERGEN BYARKIVTEKST: KARINGJELSTENArkheion - 2#20133Det 6. norske arkivmøtet ble arrangert i Ålesund i april2012, og en av parallellsesjonene hadde tittelen «Dendigitale innbygger». I denne sesjonen holdt jeg innlegget«Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunesløsning for digital kommunikasjon med innbyggerne».Dette er en lett bearbeidelse av innlegget. Bergen kommune har, i likhet med offentlig sektor forøvrig, satset stort på digital kommunikasjon med inn -byggerne. Bergen Byarkiv ønsker å være med på denneutviklingen, og deltar selv på ulike arenaer. Til dels harbyarkivet egne prosjekter, og til dels arbeider byarkivet i prosjekter sammen med kommunens fag avdelinger ogIKT-personale. ULIK VIRKSOMHET - ULIK PRAKSISSom ellers når det gjelder arkivbevissthet og arkiv kunn -skap, vil en kunne se store forskjeller på hvordan de ulikekommunale virksomhetene organiserer og sikrer sporetter digital kommunikasjon med innbyggerne. Fra etarkiv- og bevaringsståsted handler dette blant annet omutfordringer knyttet til dokumentfangst, og videre ogsåom utfordringer knyttet til journalføring og offentlighet.Spørsmålet som en i bevaringsøyemed kan stille seg er: «I hvilken grad er det mulig å fange opp de transaksjonersom blir resultatet av den kommunikasjonen som skjer,for eksempel via en virksomhets nettportal?» Det er et vesentlig skille mellom dokumenter somkommer fra portalen og inn i et godkjent sak-/arkiv -system, og elektroniske dokumenter som kommer inn isystemer som ikke er knyttet til en arkiv- eller bevarings -løsning. Ofte vil dette være avgjørende for hvorvidt enkan spore eller eventuelt vil gå glipp av den kommuni -kasjonen som har vært mellom det offentlige oginnbyggerne. At det er mulig å kunne finne igjen dedigitale transaksjonene, er en forutsetning for å hakomplette digitale arkiver. I Bergen kommune har vi eksempler på alle varianternår det gjelder grad av dokumentasjon. Mens noenaktiviteter er fullstendig dokumentert, ned til den minstebevegelse, er det annen kommunikasjon som det ikke ermulig å finne igjen. I mellom disse ytterpunktene finnesdet en rekke variasjoner, der transaksjoner vil kunnespores i e-poster og eventuelle vedtak – men der bak -grunn og grunnlagsdokumentasjon vil være mangelfull,og noen ganger helt fraværende. TVERRFAGLIGE LØSNINGERBergen kommune er en stor organisasjon, med mangesamarbeidspartnere: byrådsavdelinger, fagetater, data-avdeling og arkiv. De ansatte står på for å løse de opp -gavene de er satt til, og ønsker selvfølgelig å yte bestmulig service til innbyggerne. Det skal handles raskt ogeffektivt – og noen ganger er det lett å glemme at det ernoe som heter arkiv og dokumentasjon. Dette er noe avdet Bergen Byarkiv har merket seg når det gjelderBergen kommunes løsninger for digital kommunikasjonmed innbyggerne. De beste resultatene for gjenfinningav dokumentasjon er oppnådd der virksomheter ogfagetater har samarbeidet med både IKT-avdeling ogbyarkiv. Eksempler på digitale skjemaer som innbyggerne kanfylle ut via nettportal, og som fremstår som elektroniskedokumenter i sak-/arkivsystemet, er barnehagesøknaderog søknader om støtte til kulturformål. Vi har lyktes medå få i stand en slik løsning ved at flere personer fra ulikeUtfordringer knyttet til dokumentasjon av kommunikasjonDIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE: Den digitale innbygger forventer til enhver tid å finneoppdatert informasjon på nett. Den digitale innbygger har i lang tid brukt internett til å hente informasjon, tilkjøp av varer og tjenester, og ser det som naturlig at også kommunikasjon med offentlige kontorer skal kunnegå enkelt, kjapt og trygt via nettsider og portaler. 4Arkheion - 2#2013 >>>etater har arbeidet tett sammen, både fra byråds -avdelingen sentralt, fra fagetater, fra IKT og fra Bergen Byarkiv. BERGEN KOMMUNE PÅ FACEBOOKI 2011 gikk det ut et skriv til de ansatte i kommunen omat saksbehandling ikke skal skje på Facebook. Facebooker et medium som de fleste etter hvert er fortroligemed, og det er lett å ta del i den kommunikasjonen somskjer her. Til tross for henstillingen om at saksbehand -ling ikke skal skje på Facebook, har kommunen i detsiste opprettet en side der innbyggerne kan gi innspillom hva som skal til for å få et levende sentrum, «Detgode liv i Bergen sentrum». Byarkivet har minnetsaksbehandlerne, som er ansvarlig for denne nettsiden,på at de også er ansvarlige for at digitale dokumentermed saksinnhold blir overført til arkivtjenesten forjournalføring. Om samtlige kommentarer og eventuelle«liker» blir journalført etter arkivlov med forskrift gjen -står å se. DIGITALISERING AV KOMMUNENS BYGGESAKSARKIVERArbeidet med å digitalisere Bergen kommunes bygge -saksarkiver er et av de største digitaliseringsprosjektenei Norge. Dette er et samarbeid mellom byggesaks -avdelingen og byarkivet, der det også har vært et nærtsamarbeid med IKT-avdelingen i kommunen. Oppdragetgikk ut på å digitalisere Bergen kommunes byggesakerfra perioden 1899- 2005. Totalt skulle det digitaliseresca. 190 000 saker fordelt på 1200 hylle meter. Totalt hardet gått med over 65 årsverk. Prosjektet startet våren2009, og blir fullført i løpet av 2013. Nå skal allehjemmels havere til eien dom -mer i Bergen kommunekunne finne tegninger ogannen byggesaksdokumen -tasjonvia kommunensnettportal. Dette er et av de gode eksemplene påhvordan det er mulig ålykkes på tvers av fag -områder. Uten samspillmellom byggesaks avdeling,arkiv og IKT, hadde det ikkevært mulig å oppnå detteresultatet, - både med tankepå digitalisering, nett -formidling og elektronisklangtidsbevaring. UNIK INNSYNSLØSNING:Bergen Byarkiv har siden2004 tatt i mot avsluttedeelek troniske systemer forlangtids bevaring. For at data fortsatt skal være søkbareog tilgjengelige for kommunens ansatte, har byarkivetfått utviklet en digital innsynsløsning. Denne løsningener unik i nasjonal sammenheng. Foreløpig kan innsyns -løsningen kun brukes internt i kommunen, og tilgangs -styringen skjer gjennom pålogging til kommunens nett.På sikt skal deler av data fra innsynsløsningen ogsåkunne legges åpent ut på nettet.Via innsynsløsningen kan man finne informasjon somligger i lønns- og personalsystemer i perioden 1986 –2010. Innsynsløsningen gir videre tilgang til inkasso -system, byggesaksbehandling og elevsystem, samtsaksindeks for formannskapssaker og andre kommunalesaker i perioden 1978 – 1997.Av materiale på «sikker sone», gir innsynsløsningentilgang til helsesystemer (medisinsk dokumentasjon fralegevakt, bedriftshelsetjeneste, smittevern, pleie og om -sorg), barnevern og sosialtjeneste.INNSYNSLØSNINGEN – LITT STATISTIKK:I april 2013 hadde innsynsløsningen totalt 85 moduler,derav 20 helsemoduler. I 2012 foretok 165 brukere 135183 oppslag for å hente informasjon. Av alle modulenesom var i bruk, var det flest søk i byggesaker. I tilleggvar lønns- og personalsystemene svært mye brukt. Deter ikke utenkelig at de fleste ekspedisjonene ved by -arkivet snart vil foregå via denne digitale løsningen.SvarUt – post fra kommunen til din digitale postboksSvarUt er en løsning for elektronisk utsending av doku -menter fra kommunen. Det er et KS- prosjekt, og det erflere kommuner og fylkeskommuner som samarbeiderom denne løsningen. Dette skal bli en nasjonal standardfor utsending av dokumenter. Fra et arkivsynspunkt er deten vesentlig faktor, og et absolutt pluss, at SvarUt-løsningen er koblet til sak-/arkivsystemet. Det vil si atkommunens elektroniske brev til innbyggerne er koblet til en godkjent elektronisk arkivløsning. For fremtiden skal det bli hovedregelen at innbyggerne har en digitalpostkasse, men den enkelte vil ha mulighet for reservasjon.Fremdeles kan man velge å motta papirdokumenter på«gamlemåten», i sin fysiske postkasse. Dersom man i dagmottar et elektronisk brev fra Bergen kommune og ikkehar åpnet den digitale forsendelsen innen tre dager, vilbrevet i papirform bli sendt som en tradisjonell post -forsendelse. Før dette skjer, har mottaker av det elektro -niske brevet blitt varslet både på e-post og via sms om at det er kommet et digitalt brev fra kommunen i dendigitale postkassen. Fra byarkivets side er det utfordrende at det er IKT som er kommunens representanter i prosjektet. Fokus erdermed sterkt knyttet til de tekniske mulighetene, mensdet ikke er tilsvarende fokus på arkivrutiner. Først etter atsystemet er tatt i bruk, har arkivtjenesten blitt involvert.Arkivtjenesten må følge opp og kvalitetssikre de elektro -niske forsendelsene som går ut fra kommunen i sak- /arkivsystemet. Det er avgjørende at arkivledelsen erorientert og kjenner disse rutinene, som går utoverordinære daglige arkivrutiner. En god dialog mellom IKTog arkiv vil kunne sikre best mulig praksis også i denneenden av digital kommunikasjon med innbyggerne.SAMARBEID MELLOM BYARKIV OG IKTSamarbeidet mellom IKT-avdelingen i Bergen kommune og byarkivet er en «vinn - vinn situasjon» på flere måter.IKT-avdelingen som er ansvarlig for SvarUt, må forholdeseg til at denne tjenesten forutsetter fullelektroniske arkiv.Muligheten for å ta i bruk SvarUt har satt fortgang i pro -sjektet «fullelektroniske arkiv i Bergen kommune». Dettehar medført samarbeid mellom byarkivet, IKT og kom -munens mange fagenheter. Løsningen er integrert i sak-/arkivsystemet, og har ført til prosesser med integrasjonmellom fagsystemer og kommunens elektronisk godkjentesak-/arkivsystem.Oppsummert er det riktig å slå fast at samarbeid mellombyarkivet og IKT er tilbåde nytte, glede,utvikling og effek -tivitet. Behovet forgrenseoppgangermellom arkiv og IKTblir tydelig, noe somfortløpende tas tak iog avklares. Dette girutsikt og innsikt, og eren påminnelse om be -tydningen av kom mu -nikasjon, både innad iorganisasjonen og utmot innbyg gerne.Bredt sam arbeid omfelles mål gir også bestresultat. Bevissthetenom behovet forbevaring og doku -mentasjon vil følgesom et naturligresultat av disseprosessene. Dette erde gode erfaringenesom byarkivet sitterigjen med i arbeidetmed digitalkommunikasjon. •Arkheion - 2#20135istockphoto6Arkheion - 2#2013 KS har nettopp fått utarbeidet en forskningsrapport omforsvarlig behandling av dokumentasjon i skolen, derindividuelle opplæringsplaner (IOP-er) er eksemplet somer studert.*) Utførende konsulent har vært PwC, som fikki oppdrag å foreta en gjennomgang av dagenspraksis for håndtering og oppbevaring avdokumenta sjon knyttet til individuelle opp -læringsplaner (IOP) i norske grunnskoler og videregående skoler.BAKGRUNNUtredningen gir en fakta basert frem -stilling av dagens praksis for opp -bevaring av sensitiv dokumentasjon igrunn skolen og videre -gående skole. Rapporten girogså anbefalinger forhvordan kommuner ogfylkes kommuner kanforbedre sin praksis. Utgangspunktet forutredningen var behand -ling av dokumentasjonsom inngår i individuelle opplæringsplaner (IOP) omtilpasset opplæring i en inkluderende skole. Overordnetmålsetning var å gi: 1. Beskrivelse av dagens tilstand i kommunal sektor når det gjelder håndtering av IOP og bakgrunns -dokumentasjonen for IOP. 2. Anbefalinger for hvordan kommunene bør håndtere denne typen dokumentasjon (typisk "best practice" og "promising practice") for å oppnå etterlevelse av regelverket. 3. Forslag til eventuelle endringer i regelverket eller regelverksforståelsen for å sikre at de arkivmessigekravene etterleves og at opplysningene håndteres på en trygg og sikker måte.METODEDet har vært sentralt å intervjuekommuner fra ulike regioner ogkommuner av ulik størrelse. Det har vært gjennomførtgruppeintervjuer i: • Samnanger kommune• Larvik kommune• Nord Trøndelag fylkeskommune• Inderøy kommune• Giske kommune • Bergen kommune (representanter for kommunens arkivprosjekt) I forkant av intervjuene sendte KS utinformasjonsbrev hvor det bl.a. fremgikk hvem PwCønsket å intervjue. Gjennomgående har vi intervjuet bådefag- og systemansvarlige innenfor arkivtjenesten,representanter fra oppvekst- og skolesektor samt PPT. I forkant av intervjuene hadde PwC gjort det klart atkommunen stod fritt til å beslutte hvem som skulle delta.FUNNENE VISER USIKKERHET HOS LÆRERNEFunnene i rapporten viser at skolenes rutiner fordokumenthåndtering, journalføring og arkivering av IOP-er er mangelfulle både i lys av arkivlovgivningen ogpersonvernhensyn. Skoleledelsen har uttrykt bekymringrundt dette overfor KS, men vært usikre på hva som erriktig å gjøre. Dette er også bakgrunnen for at KS ønsket problemene dokumentert. KSTEKST: ANNEMETTEDØRUMPraksis for oppbevaring av personsensitiv dokumentasjon i grunnskolen og videregåendeskole er svak. Skolene trenger en styrket kompetanse om arkivpraksis i offentlig sektor. MINNEPINNER- er det det sikreste lagringsmediet skolene har?*) Rapporten er publisert på KS’ nettsider: http://www.ks.no/tema/Innovasjon-og-forskning1/Forskning-og-utredning/Ferske-FoU-rapporter/FoU-Fra-minnepenn-til-sikker-arkiveringiStockphotoArkheion - 2#20137Undervisningspersonalet som ble intervjuet i dennestudien, gir uttrykk for at personvernregelverket ervanskelig å forstå. Språkbruken oppfattes som vanskeligog tekniske tiltak for å bedre datasikkerheten er ut -fordrende å få til på grunn av mangelfull kompetanse. Videre viser studien at den sentrale arkivfunksjon ikommunene ikke har ansvar for eller oversikt over praksispå den enkelte skole. Overordnet kommunal styring medrutiner for journalføring og arkivering på skolene ermangelfull, og har ført til strukturelle svakheter innenforkommunens arkivpraksis. Individuelle opplæringsplaner (IOP), inkludert praksisknyttet til journalføring, arkiv og personvern, er i litengrad del av kommunenes ordinære internkontrollsystem.Det er forbedringspotensial knyttet til gjennomføring avrisikovurderinger på skoler, iverksetting av tiltak for åbegrense tilgang på sensitive opplysninger, samt tydelighetog skriftlighet i styrings- og kontrollrutiner. Det viser seg altså at det er usikkerhet rundt hvordanpersonvernet skal praktiseres og hva som er «godt nok»,hva som skal journalføres og arkiveres og hvilke doku -menter som skal bevares.STOR GRAD AV FELLES PRAKSIS I KOMMUNENEGjennom kartleggingen og intervjuene ble det i studienfunnet betydelig grad av felles praksis hos de kommuneneog fylkeskommunene som var med i studien:• Vektlegging av kommunale arkivrutiner er mindre på skoler, enn innenfor de mer sentrale enheter i kommunen.• IOP og tilknyttet dokumentasjon arkiveres og oppbevares fysisk og elektronisk på flere steder.• Skolers bruk av elektronisk sakarkivsystem er lite utbredt. • Minnepinner brukes i betydelig grad som lagringsenhet for utarbeidelse, redigering og «arkivering» av IOP.• Undervisningspersonale og leverandører av lærings plattformer gir uttrykk for at læringsplattformer ikke benyttes til kommunikasjon som omhandler sensitiv dokumentasjon.PERSONVERN OG DATASIKKERHETVed kartleggingen fremkommer det at arbeidet medinnsamling, håndtering, journalføring og arkivering avdokumentasjon knyttet til IOP gjennomføres på ulikemåter i kommunene.Tre av kommunene benytter minnepinne somlagringsenhet for IOP under utarbeidelse. Det er ulikpraksis i kommunene med bruk av minnepinner:• I en kommune er det en minnepinne pr. elev. Minnepinnen blir oppbevart i skolens arkiv (i egen boks)og kontormedarbeider har kontroll på utlån. Minne pinnen kan lånes en dag av gangen og må inn leveres før kontoret stenges på ettermiddagen.• I de to andre kommunene er det en minnepinne pr. klasse. Det er også ulik praksis på kryptering av dokumentene på minnepinnen. Den ene kommunen har minnepinner hvor det ikke er mulig å kopiere fra minnepinnen og inn på pc. I en annen kommune er det ikke lagt inn noen tekniske begrensinger på adgang til kopiering. Her blir pennene lånt ut i tillit til at de som låner den ikke kopierer dokumentene. Alle IOP per klasse ble oppbevart på en felles minnepenn som blir nedlåst i skap, sammen med papirversjonen av IOP-ene.Dokumentene på minnepinnen er ukrypterte, og lånes ut til lærere med behov for oppdatering av IOP. Bare lærere som skriver IOP har tilgang på minnepinnen. Denne tilgangen gir også tilgang på andre IOP-er enn den de selv arbeider med. Lærerne og skolelederne ser på IOP som et viktig pedago -gisk verktøy som skal være et levende dokument underelevens opplæring. Minnepinner blir benyttet fordi det eret praktisk lagringsmedium, slik at flere kan arbeide medsamme dokument. >>>ulik minnepinne-praksis i skoleneistockphotoJOURNALFØRING OG ARKIVERINGFerdigstilte IOP-er blir journalførtog arkivert i elevmapper, elev -mapper i elektroniske sak -arkivsystem og/eller papir- baserte elevmapper. I et arkivfaglig perspektiv vil det i løpet av et skoleårutarbeides tre ulike dokumenterav en IOP. Det første dokumentetblir laget i starten på skoleåret,hvor mål og utviklingsplan blirfastsatt. Denne versjonen sendestil elevens foresatte for god -kjenning. Deretter blir doku -mentet journalført og arkivert.Den andre versjonen utarbeidesved underveisevaluering, derevalueringen kan føre til at IOPmå justeres. Dette dokumentetblir også journalført og arkivert.Den tredje versjonen gjeldersluttevaluering og måloppnåelseav IOP, som videre blir journalførtog arkivert. I kartleggingen fremkommerdet at flere av case kommunenebenytter både elektroniske sak -arkivsystem og papirbaserte arkivi kombinasjon for oppbevaring avdokumentasjon knyttet til IOP.Flere av casekommunene fortellerat selve vedtaket blir utarbeidet,journalført og arkivert i kommu -nens elektroniske sakarkivsystem.Også deler av de øvrige doku -mentene knyttet til IOP-en blirarkivert og journalført i kom -munens elektroniske sak arkiv -system, eksempelvis ved atskolene oversender kopi tilkommunens administrasjon somså sørger for at dokumentene blirskannet og arkivert i elevmappen8Arkheion - 2#2013 >>>iStockphotopå en skole er det én minnepinne pr. elev - på en annen én minnepinnepr. klasse. og ulik praksis med kryptering av dokumentene.Arkheion - 2#20139i det elektroniske sakarkivsystemet. En casekommunearkiverer dokumentasjonen elektronisk i sakarkivsystem og skriver i tillegg ut en papirversjon, som lagres i en papir -basert elevmappe. Videre fremkom det at deler av vedtakets bakgrunns -materiale, eksempelvis skolens kartlegginger og prøver, ikkeblir arkivert i kommunens elektroniske sakarkivsystem. Dissedokumentene utarbeides internt av skolene og blir skrevetut i papirversjon og oppbevares i papirbasert elevmappe påden enkelte skole.Utfordringene for god praksis for journalføring ogarkivering kan kort oppsummeres slik: 1.Arkivledere sentralt i kommunen, deres oppgaver og ansvarsområder har ofte vært knyttet til kommunenes sentralarkiv og ansvarsområde. Arkivledere har ikke hatt tilsvarende ansvar for - eller oversikt over arkivoppgavene på den enkelte skole/virksomhet.2.Lærerne har utviklet en grunnleggende holdning om at undervisning er det viktigste og at skolene ikke skal utføre saksbehandling. Dette gjelder imidlertid ikke for de administrativt ansatte ved skolene.3.Skolene har ikke utviklet praksis, kunnskap og ferdigheter om journalføring og arkivering. De respektive skoler har funnet sine egne veier for å ivareta nødvendig dokumentasjon. 4.Skolene har arkivpliktig dokumentasjon, som likevel ikke blir arkivert.5.Åpenbare svakheter i de arkiv- og journalsystemer som benyttes.Skolene mangler et felles verktøy hvor alle ansatte kanvære aktive i journalføring og arkivering. Det foreliggerogså ulike arkiverings- og journalføringsrutiner frakommune til kommune og forskjellig praksis ved ulikeskoler innad i samme kommune. Kartleggingen viser atopplegget for arkivering og journalføring i skolene i storgrad både styres og bestemmes av den enkelte skole, uten å være forankret og samordnet med til svarende oppgaverpå overordnet nivå i kommunene. Dette er uheldig ogutgjør en reell risiko for at krav og regler for både arkiv og personvern ikke blir fulgt opp slik de skal. En IOP er et levende og dynamisk dokument hvor det erbehov for jevnlige oppdateringer og endringer. Elevensfaglærere er med på å lage disse endringene. I denneforbindelse foreligger det behov for en teknisk løsning somgjør det mulig å bevare en elektronisk og redigerbar kopi avjournalførte dokumenter, slik at denne er tilgjengelig for desom har tjenstlig behov for å lese og redigere i dokumentet.ANBEFALINGERRapporten har med eksempler fra skoler med god praksis.Dette vil kunne gi nyttig kunnskap også for andrekommuner.1.I kommuner som har et fullelektronisk sakarkivsystem og hvor PPT ikke er organisert som IKS, anbefales en samordnet arkivering i en elevmappe (ikke delvis papirarkiv, samt delvis elektronisk arkiv i flere mapper).2.Den sentrale arkivfunksjonen i kommunen bør i større grad aktivt sikre at skolene følger opp kommunens/fylkeskommunens arkivfaglige rutiner. Skoleleder bør ansvarliggjøres i dette arbeidet. Kompetansen til kommunens arkivfaglige personer bør i større grad gjøres tilgjengelig ute på den enkelte skole/virksomhet. 3.Internkontroll for arkiv og personvern når det gjelder IOP må være skriftlig og innarbeidet som en del av kommunens ordinære internkontrollsystem.4.Iverksette tiltak knyttet til organisasjons- og holdningsutvikling og som styrker en forsvarlig håndtering av sensitive personopplysninger og tilhørende dokumenter.5.Iverksette konkrete opplæringstiltak for undervis- nings personell i skolene, for å sikre kunnskap om regelverk for arkivering og personvern. Økt innsikt i grunnleggende hensyn som skal ivaretas og konsekvenser ved manglende etterlevelse av regelverk og rutiner er grunnleggende for både holdnings- og organisasjonsutvikling. Det samme gjelder praktisk kunnskap om – og rutiner for bruk av tekniske verktøy som kan bedre etterlevelsen av regelverk og rutiner.6.Utvikle tekniske løsninger som legger til rette for at alle involverte parter i utarbeidelsen av dokumenter (her IOP) får lese- og redigeringsmulighet i sakarkivsystemet. 7.Lage tydelige rutiner og retningslinjer på hvilke opplysninger som skal følge elevmappen når eleven flytter mellom skoler og skoleslag. • Next >