2#2014OSLO BYARKIV • DRAMMEN BYARKIV • ØSTFOLD IKAS • VESTFOLDARKIVET • FOLLOARKIVET • FYLKESARKIVET I OPPLAND • IKA KONGSBERG • AAKS • IKAVA • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND HORDALAND FYLKESARKIV • BERGEN BYARKIV • FYLKESARKIVET SOGN OG FJORDANE • IKA MØRE OG ROMSDAL • IKA TRØNDELAG • TR.HEIM BYARKIV • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK ArkheionKommune-reformen og arkiveneInnholdKOMMUNEREFORMEN . . . . . . . . . . .3ÅPNE DATA OG ARKIVET . . . . . . . . . .6FIRST HOUSESAKEN . . . . . . . . . . . . . .8HVORFOR FAGSYSTEM BØR BEVARES ELEKTRONISK . . . . . . . . . .12NYE LOKALER . . . . . . . . . . . . . . . . .17NORGES DOKUMENTARV . . . . . . . .18DIGITAL FORSENDELSESKANAL . . . .20STANDARDISERINGSPROSJEKTET . . .22VELLYKKET VALIDERINGSVERKTØY .24LITT AV HVERT . . . . . . . . . . . . . . . . .25QUIZ/ARKIVMORO . . . . . . . . . . . . . .31INTERNSIDER:ALLE ARKIVINSTITUSJONENE .27 - 30lederDeltakere:Oslo byarkivDrammen ByarkivØstfold Interkommunale Arkivselskap IKS (IKAØ)VestfoldarkivetFolloarkivetFylkesarkivet i Oppland (FiO)IKA Kongsberg (IKAK)Aust-Agder museum og arkiv IKS (AAma)Interkommunalt arkiv i VestAgder (IKAVA)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Bergen Byarkiv (BBA)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Hordaland Fylkesarkiv (HFA)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&F)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAMR)Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKATrø)Trondheim Byarkiv (TBA)Arkivet i Nordland (AiN)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)ISSN 0809 1145www.arkheion.noOpplag ca. 5000Redaksjonen avsluttet desember 2014Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 20 medeieresom sammen representerer alle landets fylker.Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Redaktør: Vibeke Solbakken Lunheim, IKA Møre og RomsdalE-post: vibeke.lunheim@ikamr.noTelefon: 70 16 51 84Mobil: 936 56 026Medredaktør: Kjerstin Kragseth, Bergen ByarkivE-post: kjerstin.kragseth@bergen.kommune.noTelefon: 55 56 66 59Mobil: 917 82 353Forsidefoto: iStockphotoTrykk: Zoom GrafiskGrafisk design: Karin WiweDen sittende regjering har i satt i gang en prosess som etter alt å dømme lederfrem til en nokså omfattende reformering av kommunesektoren. Det er 50 år sidenSchei-komiteen, som planla forrige kommunereform, foreslo nedlegging av flerehundre kommuner. I perioden mellom 1962 og 1967 ble antall kommuner redusertfra 747 til 454. Nesten 300 kommuner ble lagt ned, og flere tusen arkivskapereavslutta virksomheten sin. Fortsatt står det mange utilgjengelige arkiver rundtomkring i norske kommuner etter kommunereformen for 50 år siden.Det er ingen tvil om at kommunale arkiv står foran en spennende og farefull tid.Likevel må man huske at kommunale arkiv også står foran en tid som er full avmuligheter. Dersom man bruker tiden godt frem til kommunesammenslåingene,kan man få en ny start når det gjelder arkivarbeidet i den enkelte kommune. Noen som allerede har tatt grep for å legge til rette for at innbyggerne, mediaog andre i størst mulig utstrekning gis anledning til å benytte seg av arkiv, erDrammen kommune. Påstander utenfra om brudd på journalføringsbestem -melsene og innsynsretten, samt hemmelighold av både dokumenter oginformasjon ved rørende kommunens bruk av konsulentfirmaet First House, førtetil at kom munen foretok en gjennomgang av rutinene sine. Siden Drammenkommune ønsker å være en mest mulig åpen kommune, jobbes det på alle nivåerfor å nå dette målet og for stadig å bli bedre. Som en del av SAMDOK-prosjektet forsøker man å estimere antall fagsystemer ikommunal sektor for å kunne gi et kostnadsoverslag på hva det vil si å bevare dissesystemene for ettertiden. Men hva er det vi skal ta vare på? Holder det å ta utinformasjonen på papir? Eller produserer fagsystemene også viktig metadata, somer viktig for ettertida? Mister man noe ved å kun bevare dokumentasjon på papir?På side 6 kan du lese at Thomas Sødring mener at arkivene er en av de sistebastionene av lukkede datakilder. Utviklingen mot økt åpenhet for kommune -sektoren vil komme, og presset vil bli større. Vil fagfeltet ta en ledende rolle iutviklingen eller vente til det blir lovpålagt? I forrige nummer presenterte vi tre depotinstitusjoner som i løpet av 2014 åpnetnye arkivbygg. Åpningen av det nye arkiv-og museumsbygget i Aust-Agder kan dulese mer om på side 17. Kommunearkivene skal i årene som kommer løse mange utfordringer, og skalman nå målene sine må man håndtere flere oppgaver samtidig. Kunsten er å se på både fortiden, nåtiden og fremtiden under ett. Arkheion 2/2014IKA KONGSBERGTEKST: TORLEIFLINDArkheion 2#20143Sist gang det ble gjennomført en omfattende kommune -reform i Norge, gikk det ikke så bra. Tidligere RiksarkivarJohn Herstad skrev i forordet til ABMskrift #16.«Kommunesammenslåing og arkivspørsmål» (2005): «I forbindelse med de omfattende sammenslåingene på1960-tallet fant Riksarkivaren det nødvendig å minnekommunene om det ansvaret de hadde for å ta vare påarkivene. Den gangen medførte reformene at nesten 300kommuner forsvant, og mange ødelagte kommunalearkiver ble reformenes pris»I tillegg til mange ødelagte kommunale arkiver står detfortsatt mange utilgjengelige arkiver rundt omkring inorske kommuner etter kommunereformen for 50 år siden.Ordning og tilgjengeliggjøring av disse arkivene har lengevært en nedprioritert, eller i verste fall glemt, oppgave ikommunene. Til tross for at både kommunene selv, og deinterkommunale arkivene har gjort en betydelig innsats de siste årene, gjenstår mye arbeid. Lyspunktet i forhold tilde uordnede arkivene fra 60-tallet er at de er papirbasert. Så lenge kommunene skjermer dem for vann, brann oguautorisert tilgang, vil det være mulig å ordne og gjørearkivene tilgjengelig for samfunnet selv om det har gåttlang tid. Dette vil ikke være tilfelle dersom arkivene ogarkivfaget blir like stemoderlig behandlet denne gangen.Som Statsarkivaren i Kristiansand, Kjetil Reithaug, skriver iKommunal Rapport:«Elektroniske arkiver, som finnes på absolutt alle områderi kommunal forvaltning i dag, overlever ikke 50 år i enkjeller og ved hjelp av litt flaks.»(http://debatt.kommunalrapport.no/debatt/radmennenes_skjulte_milliongjeld) Reithaug peker i sitt innlegg på arkivenes betydning både for samfunnet og for enkeltindividene. Vi vet atkommunene dokumenterer viktige deler av hver enkeltinnbyggers historie. For mange innbyggere vil det være avstor personlig og/eller økonomisk betydning at dennedokumentasjonen ivaretas på en sikker og god måte. For å ivareta både innbyggernes og samfunnets behov, ogikke mindre viktig; kommunens administrative behov, er detsvært viktig at kommunene tar arkiv på tilstrekkelig alvor iden prosessen vi nå er på vei inn i. I tillegg er det viktig atforberedelsene og planleggingen starter i god tid. Nedenforskal vi se på noen av oppgavene som skal planlegges oggjennomføres i forbindelse med kommunesammen -slåingene.PLASSERING AV ANSVAR:Arkivansvaret i en kommune er sammensatt, og vi skillergjerne mellom tre ulike begreper:1.Det overordnede arkivansvaret som tilligger administrativleder – rådmannen. Dette ansvaret omfatter blant annetfølgende viktige oppgaver:a. Å etablere en arkivtjeneste under ledelse av en arkivansvarligb. Sørge for tilstrekkelig bemanning i kommunens arkivtjenestec. Legge til rette for opparbeidelse og opprettholdelse av god faglig kompetanse i arkivtjenestend. Sørge for tilstrekkelige ressurser – både personalmessig og utstyrsmessig – slik at arkivtjenesten kan fungere godte. Sørge for krav om rapportering fra arkivtjenesten til ledelsen, slik at det overordnede arkivansvaret kan oppfylles2.Det operative arkivansvaret som tilligger arkivleder / -arkivansvarlig. Arkivleders ansvarsområde varierer noe frakommune til kommune, men kan omfatte blant annetnedenstående punkter:a. Utarbeide planer for arkivarbeidet, herunder arkivplanKommunereformen - en ny start?Kommunale arkiver står foran en spennende og farefull tid.«Kommunereform» er et begrep som bør få både arkivansatte ikommunene, i KAI-institusjonene og i Arkivverket til å skjerpe sansene. istockphoto4Arkheion 2#2014b. Iverksette planenec. Melde inn behov for ressurserd.Sørge for at de ansatte i arkivtjenesten har god arkivfaglig kompetanse.Påse at arkivarbeidet utføres i tråd med gjeldende regelverk – både sentralt og lokaltf.Rapportering til kommunens ledelse3.Depotansvaret som tilligger den personen eller institu -sjonen som kommunen har utpekt til å være ansvarlig forkommunens arkivdepot. Dette kan være arkivleder elleren annen person tilsatt i kommunen, eller det kan væreen interkommunal arkivdepotinstitusjon. Den depot -ansvarlige har blant annet følgende ansvarsområder:a. Sørge for ivaretakelse av eldre og avsluttede arkive b. Sørge for at arkivene er tilgjengelige for ulike brukergrupperc. Sørge for hensiktsmessige og godkjente lokaler for oppbevaring av arkivmaterialetDisse ansvarsområdene må være klart plassert, og ikkeminst – ansvaret må være erkjent av innehaverne ogselvfølgelig ivaretatt i praksis.AVSLUTTING AV ARKIVERDet arkivfaglige prinsippet som gjelder når en virksomhetlegges ned, er at virksomhetens arkiv avsluttes. Den virk -somheten som overtar saksområdet oppretter et nyttarkiv. I en kommunesammenslåing vil to eller flerekommuner opphøre å eksistere. Det betyr at begge elleralle de gamle kommunene avslutter sine arkiver. Den nyesammenslåingskommunen oppretter deretter sitt egetarkiv. Dette gjelder selv om ulike typer oppgaverfortsetter akkurat som før. I praksis gjennomføres dettesom et skarpt periodeskille som skal foretas både ipapirbaserte og elektroniske arkiver. Det avsluttedepapirarkivet skal listeføres og klargjøres for deponeringeller overføring. Det er viktig at arkivets indre orden ogoppstilling blir beholdt, og at arkivet ikke blandessammen med annet arkiv som for eksempel tilsvarendearkivdel fra en av de andre gamle kommunene. Når detgjelder de avsluttede elektroniske arkivene (les: allesystemer som lagrer arkivverdig dokumentasjon), er detviktig at det blir tatt uttrekk av databasene, og atuttrekkene tilfredsstiller de kravene myndighetene harsatt for elektronisk langtidslagring. En kopi av hvertuttrekk skal deponeres hos kommunens arkivdepotumiddelbart etter at uttrekket er foretatt. For mangekommuner vil det her være naturlig å be om råd ogbistand fra sin arkivinstitusjon.DEPONERING ELLER OVERFØRINGEtter regelverket i forskrift om offentlege arkiv § 5.3, skalavsluttet arkiv deponeres i arkivdepot eller overføres tildet organet som overtar saksområdet, altså den nyekommunen. Det anbefales at alt materiale som ikke ernødvendig for administrativ bruk i den nye kommunen,deponeres så fort det lar seg gjøre. Likevel vil overføringtil den nye kommunen i stor grad være nødvendig vedKommunekart over Møre og Romsdal før de store kommunesammenslåingene på 60-tallet.Kartfoto: Anderson/SEDAK- IKAMRArkheion 2#20145kommunesammenslåinger, nettopp fordi den administra -tive bruken av de gamle kommunenes arkiver vil værehyppig de første årene. Det er viktig å huske at selv ommaterialet er i løpende bruk, skal den nye kommunenbehandle materialet som bortsettingsarkiv, og ikke somsitt eget arkiv. Det vil i slike tilfeller være den nyekommunen som har ansvaret for oppbevaring, behand -ling og bruk av materialet fram til det kan deponeres ikommunens arkivdepot.DEN NYE KOMMUNENS ARKIVI tillegg til planlegging av selve sammenslåingsprosessenog behandling av de gamle kommunenes arkiver, må dennye kommunens arkivordning også planlegges godt iforkant av sammenslåingen. Det er viktig at den nyekommunens arkivtjeneste og tilhørende systemerfungerer godt fra første stund. For å oppnå detteanbefales planlegging av enkelte viktige faktorer:1. ArkivorganiseringDet må være klarlagt før sammenslåingen hvordanarkivarbeidet i den nye kommunen skal foregå. De flestekommuner har i dag i stor grad en sentralisert arkiv -tjeneste, noe som er en åpenbar fordel for kvaliteten på arkivene. Enkelte virksomheter, særlig innenfor defagområdene som behandler enkelte personsensitiveopplysninger, står likevel i en del kommuner utenfordenne sentrale arkivtjenesten. En kommunesammen -slåing vil være en god anledning til å gjennomgå dennestrukturen på nytt og gjøre eventuelle endringer.2. AnsvarsforholdSå tidlig som mulig bør det avklares hvem som skalinneha det operative arkivansvaret i den nye kommunen.Grunnlaget for den kommende arkivdanningen målegges i planleggingsfasen før sammenslåingen, og det vilvære naturlig at arkivlederen i den nye kommunen stårsentralt i denne prosessen. Det bør dessuten avklarestidlig hva slags depotinstitusjon den nye kommunen skalbenytte seg av, slik at depotansvarlige kan bistå de gamlekommunene med planlegging i forhold til avviklingen avde gamle arkivene.3. KompetanseArkiv er et fagfelt i rask utvikling. Dette betyr at dersomden nye kommunen skal få en velfungerende arkiv tjenestesom er i stand til å utvikle seg i takt med faget og å taklede utfordringene den generelle samfunns utviklingen gir, erdet viktig at arkivtjenesten ledes av, og ellers består av,faglig kompetente personer. Samtidig er det viktig at manunngår å tappe arkivtjenesten for den kompetansen somallerede finnes i de gamle kommunene. 4. Elektroniske SystemerSom nevnt har alle norske kommuner et forholdsvis stortantall elektroniske systemer som genererer og lagrerarkivverdig informasjon. Behovet for ulike elektroniskesystemer vil selvsagt være til stede også i den nyekommunen. En kommunesammenslåing vil være en godanledning til å rydde opp i systemporteføljen. Det er idenne prosessen viktig å foreta en kritisk gjennomgangav hvilke typer systemer man faktisk har behov for, itillegg til de prosessene som må til i forbindelse medanskaffelse av systemene.5. RutinerFor at arkivdanningen i den nye sammenslåings -kommunen skal fungere fra oppstarten, må arkiv -danningsrutinene være på plass i god tid før selvesammenslåingen. Både arkivtjenesten, saksbehandlerneog lederne i kommunene har – og kommer til å få –viktige oppgaver i forhold til arkivdanningen.Opplæringen av disse gruppene må derfor også omfatteen gjennomgang og forklaring av rutinene. 6. Arkivenes indre oppbyggingMetoden man benytter for å strukturere de enkeltearkivdelene i kommunene varierer i stor grad i dag. Dettegjelder særlig for objektarkivene. De to modellene somer mest utbredt er: a. En mappe pr objekt – objektet ligger da på saksnivå i systemet, og alle dokumentene som vedrører objektet arkiveres i denne sakenb. En sak pr hendelse – objektet ligger ett nivå over saksnivået, og sakene som vedrører objektet knyttes sammen gjennom en egen objektkode (identifikator)En del kommuner har også løsninger som er en mellom -ting mellom de to nevnte modellene.Strukturering avarkivene i den nye kommunen må planlegges førsammen slåingen, og dersom dette innebærer endringerfor saksbehandlerne, er det viktig at også disse fårforklart hvordan de heretter skal søke etter informasjon,og danne ny dokumentasjon.Denne artikkelen startet med setningen: «Kommunalearkiver står foran en spennende og farefull tid.» Dette erutvilsomt riktig, men vi skal ikke glemme at kommunalearkiver også står foran en tid som er full av muligheter.Veldig mange kommuner skal i løpet av få år få mulighettil å starte med helt blanke ark. Dersom kommunenebenytter tiden fram mot en eventuell sammenslåinggodt, har vi sammen mulighet til både å sikre de gamlekommunenes arkiv, og å legge til rette for at framtidensarkivdanning foregår på en effektiv og trygg måte. •6Arkheion 2#2014HØYSKOLEN I OSLO OG AKERSHUSTEKST: THOMASSØDRINGTradisjonelt har ikke åpne data vært et tema som arkivdanningen har hatt fokus på. Arkivene harikke vært utsatt for press om å bli åpne datakilder på grunn av den store informasjonsmengdensom er unntatt offentligheten. Med økt digitalisering kan vi forvente at de kommunale arkivene istørre grad enn i dag blir åpne. Dette kan anses som en trussel, men det er egentlig en gyldenmulighet til å heve statusen og relevansen til arkivet.Åpne data og arkivet – en ny hverdagØkt digitalisering og gjenbruk av data er viktige stikkordnår vi snakker om åpne data. Disse legger til rette for dennye digitale økonomien som er basert på Internett -teknologier og det forventes å resultere i nye markeds -muligheter. Dette kan ha stor økonomisk innvirkning påtvers av flere sektorer. Økt digitalisering og publiseringkan også bli brukt i et demokratiperspektiv der inn -byggere får innsyn i mer informasjon om hvordansamfunnet de er del av, fungerer.Har dette egentlig noe med arkivdata å gjøre? Ja!Kommunens arkiv er en skattkiste av informasjon, der vikan spore hvordan og hvorfor kommunen har utvikletseg. Bare ved å se på materialet som ligger i utvalgs -behandlingene, innser vi hvor viktig arkivet er. I demo -kratiet er arkivet rett og slett uunnværlig.Difi definerer åpne data på denne måten: «Åpne dataer strukturert informasjon som er gjort tilgjengelige slikat de kan leses og tolkes av både maskin og menneske.Dataene må også ha en åpen lisens slik at de enkelt kanviderebrukes av alle som vil».Figuren viser åpne værdata generert fra yr.no. Figur 1(a) viser data (kodet i XML) som i utgangspunktet er mentfor maskiner, men som også fint kan leses av etmenneske. Det er dette vi mener når vi sier at det kan«tolkes av maskin og menneske», men det er den grafiskeframstillingen av de samme dataene i Figur 1 (b) sommennesker vil helst forholde seg til.Når vi snakker om åpne data så ønsker vi en tilsvarendetilnærming til data i de kommunale arkivene, selv omformen foreløpig er uavklart og noe vi må jobbe med.Arkivene er en av de siste bastionene av lukkede data -kilder. Denne datakilden som består av så mange doku -menter og metadata som er unntatt offentligheten, blirfort en silo som ikke kan eller vil dele noe informasjonmed noen. Over tid har arkivet utviklet seg til å være enlukket og hemmelig kilde. Det er mange som ikke forståromfanget av hva kommunene har av data, men baremener at arkivene må åpne seg. Utenfra kan det opp -fattes som at arkivene har en veldig konservativ holdningtil informasjonsdeling. Det er et sterkt ønske om fri -gjøring av data. Mange begynner å bli utålmodige. Dette kan skyldes en av tolkningene av hovedregelen ioffentlighetsloven som gir rett til innsyn i offentligedokumenter, men det kan også være at man ikke forstårhva forvaltningen egentlig gjør.Men selv om arkivene har et behov for å beskytteinformasjonen de forvalter, betyr det ikke nødvendigvis at de må forbli lukket. De kan åpne seg mer enn det degjør i dag og legge til rette for mer automatisertprosessering og aggregering av data. På SSBs nettsiderkan vi enkelt kartlegge utviklingen av antall anmeldtevoldtekter i Norge de siste årene. Datakilden her erutvilsomt personsensitiv, men kan likevel brukes til åfortelle noe om samfunnsutviklingen. Og her liggernøkkelen til hvordan arkivenes data kan bli gradvis mer åpne på arkivenes betingelser.Figur 1: Eksempler på åpne dataArkheion 2#20147De fleste saks- og arkivsystemer fungerer som en data -kilde når de publiserer elektronisk postjournal, der etdokument og en person som er i kontakt med for valtingener identifisert. Det er vanskelig å betegne dette som enåpen datakilde fordi dataene ikke er i et maskin lesbartformat og bruken av identifikatorer er låst til en bestemtkontekst. Informasjonen er ofte låst i en PDFfil og lar segdårlig håndteres av en datamaskin. Likevel: Hvis allepostjournaler hadde vært publisert i maskinlesbar form,ville noen være forskrekket over tanken på at det vil væremulig å laste ned og indeksere disse dataene uavhengig avkommunens nettsider. Mange borgere som er i kontaktmed kommunen er kanskje ikke klar over funksjonen tilpostjournal og kan bli overrasket at korrespondansen blirloggført på denne måten. Men postjournal er et verktøysom brukes i et åpent og demokratisk samfunn. Det erogså mulig at et større gjenbruk av kommunens data vilresultere i et økt bruk av «retten til å bli glemt».Postjournal er kun et verktøy for å gi innbyggerne enmulighet til å finne informasjon, og på et overordnet nivåkan praktisering av offentlighetsloven anses som en type«pull»tilnærming. Det er opp til innbyggerne å orientereseg om hvilken informasjon som finnes og selv søke denopp. Åpne data handler egentlig om en helt ny måte åtenke offentlighetsloven på. Det er mer en «push» -tilnærming der kommunen publiserer alt som ikke erunntatt offentligheten som rådata, og innbyggerne kanbruke dataene som de vil.Det er flere kommuner som allerede jobber på dennemåten og publiserer offentlige dokumenter rett på web.Denne tilnærmingen betinger at saksbehandler og arkiv -tjenesten er nøye med offentlighetsvurderinger, noe somkan øke arbeidsmengden for en allerede presset arkiv -tjeneste.Forvaltningen vil gradvis være nødt til å legge om fra«pull» til «push» for bedre formidling av innholdet iarkivene. I overgangen kan vi få noen ubehagelige over -raskelser der data som egentlig ikke skulle ha kommet ut,kommer på avveie. Når dataene først er på Internett, kandet være vanskelig å hindre videre distribusjon.Utviklingen mot økt åpenhet vil komme, og presset vil blistørre. Spørsmålet er egentlig om fagfeltet ønsker å ta enledende rolle i utviklingen eller vente til det blir lovpålagt.Mitt svar er at fagfeltet må ta den ledende rollen og brukesin fagkompetanse til å avgjøre hvilken informasjon somskal slippes fri.Åpne arkivdata kan bety mye for samfunnet. De vil væreen kilde til den digitale økonomien, men også viktig for etåpent demokrati. Det ligger uante muligheter når de sisteskattkistene åpnes. •8Arkheion 2#2014DRAMMEN BYARKIV TEKST: TOMODDBYHøsten 2013 og vinteren 2014 opplevde Drammen kommune sin mest medieomtalte sak på mangeår. Påstander om hemmelighold av informasjon og dokumenter, brudd på journalføringsbestem -melsene, en ordfører som løy, og flere klagesaker til Fylkesmannen for brudd på innsynsbestem -melsene var noen av ingrediensene i det som ble kjent som First Housesaken. Og som ogsåinvolverte en eksstatsråd og flere nåværende statsråder. Saken utfordret kommunens arkiv oginnsynsregime, førte til en opphetet politisk debatt med påfølgende folkemøte om kommunensåpenhets og innsynspolitikk, samt la grunnlaget for en politisk sak til bystyret om praktisering avåpenhet og innsyn. Da First Housesaken eksploderte i media oktober 2013 tok det ikke lang tid før kommunens arkivansvarlig bleinvolvert. Fordi saken i utgangspunktet handlet ommanglende journalføring av epost fikk byarkivaren opp -følgingsansvaret, og gjennom høsten 2013 og vinteren2014 var byarkivaren kommunens hovedsaks behandler ogkontaktperson, og var den som koordi nerte og håndtertearbeidet og henvendelsene i saken, internt og eksternt såvel som politisk og administrativt. I etterkant har First Housesaken ført til at Kontroll -utvalget har bedt om ekstern granskning i to omgangerav selve saken, samt at Kontrollutvalget på bakgrunn avFirst Housesaken har bedt om en generell forvaltnings -revisjon av «dokumenthåndtering« i kommunen (fore -ligger vinteren 2015). Denne artikkelen tar for seg kommunens erfaringermed First Housesaken knyttet til utfordringer ogproblemer rundt journalføring, åpenhet og innsyn. De som er interessert i å få tilsendt kommunens rutiner,veiledninger, maler etc knyttet til åpenhet og innsyn kan sende en epost til artikkelforfatteren påtomodd@drmk.noNYTT SYKEHUS I DRAMMEN OG FIRST HOUSEBystyret i Drammen vedtok høsten 2012 å iverksette enhandlingsplan for å sikre at nytt sykehus i Vestre Viken HFble lokalisert til Drammen. Tomtealternativer i flere avnabokommunene var den gang vurdert som mer aktuelleenn Drammen, og det var politisk enighet om at mantrengte hjelp for å sikre at Drammen ble et reelt alternativnår beslutningen om lokalisering av nytt sykehus skulle tas.For å følge opp vedtaket i bystyret engasjerte råd manneni april 2013 konsulentselskapet First House. Blant råd -giverne i First House var tidligere statsråd Bjarne HåkonHansen og Sylvi Listhaug, som høsten 2013 ble lands -bruksminister. Begge disse to arbeidet aktivt for å biståDrammen kommune i prosessen med sykehus lokalisering. PRESSEN BEGYNNER Å GRAVEI begynnelsen av oktober 2013 ba Drammens Tidende ominnsyn i alle dokumenter angående kommunens kontaktmed First House. Avisen ønsket bl.a. å vite hvordanpengene som bystyret hadde bevilget til sykehusprosessenble brukt, og hva som ble tatt opp i møtene. Det ble dagitt innsyn i kommunens avtale med First House, anbuds -dokumentene og noen eposter som ikke var journalført.Samtidig uttalte rådmannen at det ikke fantes fleredokumenter i saken, noe ordfører også informerte om i et formannskapsmøte. En uke senere var det klart at det fantes mange fleredokumenter i saken. Da ble det kjent at kommunen sattpå ytterligere 64 eposter, og som ble lagt frem ettergjentatte purringer fra Drammens Tidende. Ordfører bleanklaget for løgn av gruppeleder for det største opposi -sjonspartiet, og la skylden på rådmannen for manglendeinformasjon – som på sin side måtte beklage at ordførervar feilinformert. Skandalen var et faktum. Noen dagersenere avsluttet ordfører rådgivningsavtalen med FirstHouse. I de nærmeste dagene og ukene var First Housesakennærmest daglig førstesidestoff med påstander om bruddpå journalføringsbestemmelsene og innsynsretten, samthemmelighold av både dokumenter og informasjon somgjaldt kontakten mellom First House og kommunen. Etterhvert koblet rikspressen seg på, og saken omtaltes bredt inasjonale medier særlig etter at Sylvi Listhaug ble utnevntFirst Housesaken: Åpenhet og innsyn i Drammen kommuneArkheion 2#20149>>>til landbruksminister,og det ble også enoffentlig debatt rundthennes kundeliste iFirst House. I månedsskiftetoktober/novemberfikk DrammensTidende avslag ominnsyn i to konkretedokumenter som varvedlegg til noen av de64 epostene som eromtalt i avsnitteneover. Avisen klaget tilFylkesmannen, som gaavisen medhold – ogdermed var de to sistedokumentene i sakenoffentliggjort.Oppslaget iDrammens Tidendelød ikke overraskendeslik: «Må frigihemmelig FirstHouseplan». Avisendrev omfattendegravejournalistikk, ogutfordret kommunenifht måten å kommunisere på, samtjournalføringsbestemmelsene. Ett av spørsmålene gjaldtfor eksempel hvordan planlagte møter ble avlyst, og derkommunen måtte vurdere om konkrete sms’er sendtmellom rådmannen og en av rådgiverne i First House varjournalpliktig og/eller arkivpliktig. HADDE DRAMMEN KOMMUNE GODE NOK RUTINER FORJOURNALFØRING AV EPOST? Det som utløste den massive pressedekningen av saken varde før omtalte 64 epostene, og der kommunen etterpressens mening hadde brutt journalføringsplikten. Tilflere av disse epostene fulgte det med vedlegg, og somkommunen nektet innsyn i med hjemmel i offentleglova.Alle epostene ble – når de ble kjent for arkivtjenesten,vurdert på nytt i forhold til journalføringsplikten, og selvom noen av epostene da ble vurdert til å være tvilstilfeller,var konklusjonen at det ikke var journalføringsplikt fornoen av de 64 epostene samt vedleggene. Kommunenmente at pressen tok feil – men inntrykket av en kom -mune som ikke hadde kontroll med journalføringenhadde allikevel festet seg. Spørsmål til ordfører fra andrepolitikere underbyggetat det var en gjengsoppfatning at kom -munen hadde bruttloven. En av gruppe -lederne i bys tyretuttalte resignert tilDrammens Tidende at«Dette synes jeg erveldig dumt. Det erikke slik vi skal ha det.Nå må vi få mer kunn -skap og ta lærdom avdette».Jeg vil tro at enhverkommune eller offent -lig etat, sliter med åpraktisere korrektjournalføring av epost.Det var ikke rutinereller opplæring sommanglet i Drammenkommune, menorganisasjonen mangletfokus på hvordaneposter skulle hånd -teres i praksis, og ikkealle saksbehand lere ogledere var like gode pådette. Selv om kommunen konkluderte med at det ikkevar journalføringsplikt på de omtalte epostene bleallikevel alt journalført i etterkant. Dette gjorde vi blantannet for å vise politikerne, pressen og andre at vi toksaken på alvor. Når saken stod på som verst var det nødvendig å inn -kalle alle saksbehandlerne i rådmannens stab til opp -friskning av rutinene for journalføring av epost. Et avrådene som ble gitt var at i saker med stor medieinteresseer det klokt å vurdere journalføring av eposter selv om detikke er journalføringsplikt etter arkivforskriften. Kort tidfør First Housesaken ble kjent hadde vi innført en egenepostmodul i sak og arkivsystemet, som gjorde at alleansatte hadde mulighet til å journalføre egne eposter.Ikke alle hadde tatt i bruk denne modulen, men dette blebetydelig skjerpet som følge av First Housesaken. Jegvelger å tro at denne saken skremte de fleste saks -behandlere og ledere, som ikke hadde lyst til å måtteerkjenne at man hadde slurvet med journalføring.Hensikten var uansett oppnådd – å få en bedre praksis når det gjaldt journalføring av epost. Next >