1#2015OSLO BYARKIV • DRAMMEN BYARKIV • IKA ØSTFOLD• VESTFOLDARKIVET • FOLLOARKIVET • FYLKESARKIVET I OPPLAND • IKA KONGSBERG • AAMA • IKAVA • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND HORDALAND FYLKESARKIV • BERGEN BYARKIV • FYLKESARKIVET SOGN OG FJORDANE • IKA MØRE OG ROMSDAL • IKA TRØNDELAG • TR.HEIM BYARKIV • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK Digitaliseringav kommuneneArkheionLES OGSÅ OM: DEPONERINGSMARATON • MUGGSANERING • HVEM TROR DU AT DU ER? • ARKIVPLAN.NOINNHOLDDIGITALISERINGSSTRATEGIDRAMMEN KOMMUNE . . . . . . . . . . .3DIGITALISERING OSLO KOMMUNE . .6ARKIVPLAN.NO . . . . . . . . . . . . . . . . .9DIGITALISERINGSFABRIKKEN . . . . . .10DEPONERINGSMARATON . . . . . . . .13MUGGSANERING . . . . . . . . . . . . . .16HVEM TROR DU AT DU ER? . . . . . . .18PÅ SKATTEJAKT I KOMM. KILDER . .21OSELIAS KOKEBOK . . . . . . . . . . . . .24AVTRYKK PÅ NETT . . . . . . . . . . . . .25LITT AV HVERT . . . . . . . . . . . . . . . .26QUIZ/ARKIVMORO . . . . . . . . . . . . . .31INTERNSIDER:ALLE ARKIVINSTITUSJONENE27 - 30LEDERDeltakere:Oslo byarkivDrammen ByarkivØstfold Interkommunale Arkivselskap IKS (IKAØ)VestfoldarkivetFolloarkivetFylkesarkivet i Oppland (FiO)Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold ogTelemark IKSAust-Agder museum og arkiv IKS (AAma)Interkommunalt arkiv i VestAgder (IKAVA)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Bergen Byarkiv (BBA)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Hordaland Fylkesarkiv (HFA)Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (FS&F)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS (IKAMR)Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKATr)Trondheim Byarkiv (TBA)Arkivet i Nordland (AiN)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)ISSN 0809 1145www.arkheion.noOpplag ca. 4000Redaksjonen avsluttet mai 2015Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 20 medeieresom sammen representerer alle landets fylker.Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Redaksjonsmedarbeider:Catharina H. Schønning-LykkeDrammen ByarkivEngene 1 3008 DrammenTelefon: 32 04 62 85/90 19 32 19e-post: catlyk@drmk.noForsidefoto: ingimage Trykk: Zoom GrafiskGrafisk design: Karin WiweForenkling og effektivisering av de kommunale tjenestene har storoppmerksomhet blant kommunene i Norge. I dette nummeret av Arkheionblir vi presentert for arbeidet med digitaliseringsstrategien i Drammenkommune. Målet er å gi innbyggerne lettest mulig tilgang til viktiginformasjon - om det heter «rett på nett» eller «svar ut». Sak- ogarkivsystemet spiller en viktig rolle i denne prosessen. Skal det utvikles etnytt system eller oppgraderer man det gamle? Fra Oslo kommune får vi enstatus i arbeidet med innføringen av elektroniske tjenester. Det er enutfordring i seg selv at alle virksomheter i hovedstaden skal ha ett felles sak-og arkivsystem. Og flere vil få endringer i arkivstrukturen. Her beskrivesgodt de utfordringer som møter oss i arbeidet med å effektiviserearkivdanningen. Et verktøy på veien er velkjente arkivplan.no. Viktigutviklingsarbeid er på gang – så følg med! Vi går fra arkivdanning til effektiv skanning av papirarkiv. Ved IKATrøndelag har de satt opp en digitaliseringsfabrikk. Hvordan organisere etprosjekt for skanning av byggesaksarkiv og eiendomsarkiv? I fabrikken tasprosjektet ut i praksis. Her er det nyttig informasjon for alle som planleggerå følge etter. Også fra den store deponeringsprosessen ved IKA Kongsbergkan det være nyttige erfaringer å hente. Om lag 10 000 hyllemeter bledeponert i løpet av sju måneder. Det skal planlegges og det setter spor. Men ikke alt kan tas direkte inn i magasin. Noe tar veien via det nyemuggsaneringsanlegget. På sitt vis en nyvinning innenfor vår virksomhet. Ved Oslo byarkiv har det vært stor aktivitet rundt tv-serien «Hvem tror duat du er?» Mange søker sin slekt og ønsker å sjekke inn på byarkivet. Ikkelike lett å håndtere en slik tilstrømming, men du verden for etutstillingsvindu. Kildene er mange innenfor kommunal sektor. Dette ser viogså eksempel på fra Aust-Agder museum og arkiv. Gjennom kvinnenOselia blir vi trukket med på en vandring inn i et spennende kildelandskap.Samme sted er det også eksempel på aktiv arkivformidling gjennom digitalarkiv-pushing og prosjektet Avtrykk på nett. Arkheion 1/2015Redaktør: Knut J. JordheimInterkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKSFrogs vei 483611 KongsbergTlf: 32 76 40 20/957 29 078 32e-post: postmottak@ikakongsberg.noDRAMMEN BYARKIVTEKST: HAAKONMELANDERIKSEN/ TOMODDBYArkheion 1#2015 3Kommunens ressurser er stadig under press, og vi må derfortilpasse den kommunale tjenesteproduksjonen til forvent -ningene som både innbyggere og næringsliv har. I løpet av2014 utviklet vi derfor en digitaliseringsstrategi for helekommunen som ble vedtatt i bystyret 25. november 2014.Strategien har fokus på hvordan IT kan forenkle tilgangentil informasjon og tjenester, og herigjennom bidra til at vijobber smartere. Vi digitaliserer for å oppnå flere og bedretjenester, en åpnere og mer tilgjengelig kommune, bedreressursbruk og bedre beslutninger. Sak- og arkivsystemet eren av de viktigste rammebetingelsene for digitaliserings -strategien. Siden sommeren 2014 har Drammen og firenabokommuner jobbet for å etablere en felles prosess iforhold til bytte av system i alle fem kommunene.ORGANISERINGDet overordnede digitaliseringsarbeidet i Drammenkommune ledes av HR- og utviklingsdirektøren, som er én avseks direktører i rådmannens ledergruppe. Viktige forut -setninger for å sikre effektiv og samordnet ressursbruk er enhelhetlig oversikt over behov samt evnen til å prioritere tiltakinnenfor begrensede økonomiske rammer. For å lykkes meddette skal digitaliseringsarbeidet i Drammen kommune styresgjennom en tradisjonell bestiller-utfører-modell, der tverr -gående og sektorielle digitaliserings program vil bli prioritert ien egen digitaliseringsenhet, kalt dSTAB. dSTAB skal ledes aven digitaliseringssjef, og kom munen er nå i sluttfasen av enansettelsesprosess. Kommunens 14 programområder følgesopp av direktørene i rådmannens ledergruppe, og to styrings -grupper for digita lisering av ulike programområder erallerede etablert. Første styringsgruppe ble opprettet hoshelse- og sosial direktøren, den neste hos utdannings -direktøren. En tredje styringsgruppe for de øvrige program -områdene vil bli opprettet om kort tid. Arbeidet med digitaliseringsstrategi i Drammen kommuneHøsten 2014 vedtok Drammen bystyre en digitaliseringsstrategi som vil være det viktigstestyringsdokumentet i arbeidet med å forenkle og effektivisere kommunens tjenesteproduksjon iårene fremover. Arbeidet skal ledes av en digitaliseringssjef, og det skal bygges opp en strategiskdigitaliseringsenhet i rådmannens stab. Parallelt har arbeidet med nytt sak- og arkivsystem startet,der Drammen og andre samarbeidende kommuner har valgt dialogkonferansen som tilnærming tilleverandørene og nytt system. Foto: ingimage4Arkheion 1#2015I likhet med flere andre kommuner deltar Drammen i etinterkommunalt IKT-samarbeid. Drammensregionen IKT(D-IKT) ble etablert i 2007, og består av kommuneneDrammen (66.000 innbyggere), Nedre Eiker (24.000innbyggere), Røyken (21.000 innbyggere), Sande (9.000innbyggere) og Svelvik (7.000 innbyggere). Med sine 55ansatte er D-IKT i dag en av de største IKT-samarbeidene i kommunal sektor. En av hovedgrunnene til at D-IKT bleetablert var å sørge for at kommunene hadde samme IKT-systemer, slik at man hadde en stordriftsfordel av å driftesamme løsning for alle fem kommuner. En annen viktiggrunn for opprettelsen av D-IKT var å kunne tenkestrategisk sammen om digitalise ring og gjøre fellesbestillinger. DIGITALISERING OG DIGITALE LEDERETidligere var digitalisering å gjøre papirbasert informa -sjon tilgjengelig digitalt. I dag er mye av informasjon somkom mer inn allerede digital, og vår forståelse av hvadigitalise ring er har endret seg i takt med endredeforutsetninger og krav til helhetlig digital informasjons -forvaltning. Vi trenger derfor en oppdatert definisjon: endefinisjon som tar opp i seg at innbyggere og næringslivalltid er online gjennom mobiltelefonen; en definisjonsom kan ta opp i seg ”kunde reisen”, slik at man gjennomgode ytelser fra kommunen får oppfylt sitt behov på enenkel, men riktig måte. Denne skal også ivareta informa -sjons sikkerhet og fremtidig utvikling i tråd med foreksempel strategier fra Difi og KS KommIT. Vi sier derforat Digitalisering er å oppfylle behov for rett person på enuanstrengt, forbløffende enkel, og universelt tilgjengeligdigital måte ved å innføre en tilpasningsdyktig sam -handling om data. Det krever svært mye innsats og ressurser å digitalisereen kommune, og ikke minst krever det at lederne gårforan. Med sine rundt 4500 ansatte – hvorav ca. 400 erledere, er Drammen blant de 10 største kommunene iNorge. For å forberede lederne til å bli digitale ledere forsine med arbeidere var digitaliseringsstrategien fokus påledersamlingen i Drammenshallen 10. desember 2014 -@work. Der fikk lederne høre gjesteforelesninger om destore trendene internasjonalt og hva som skjer nasjonalt fraDifi. Bergen kommune dro det ned til kommunal praksis,og fortalte hvordan de hadde jobbet systematisk medstrategi og organisering. Deretter var det parallellsesjonerom gevinstrealisering, stordata, informasjonssikkerhet,SvarUT og KS Læring. En av våre rektorer tok for seghvordan de kunne få med seg egne ansatte på endrings -reisen. Lederne fikk også møte og lære av neste genera -sjon, nemlig elevene. Nye interne digitale tjenester foransatte ble presentert, og det var også anledning til åprøve nye ”dingser” som 3D-printere, 3D-briller og robotertil bruk i helse- og sosialsektoren for å nevne noe. Selv omdet krevde mye planlegging og tilrettelegging var det envellykket ledersamling og en god kick-off for digitalise -rings strategien. «RETT PÅ NETT» ER ET PROGRAM FORDIGITAL SELVBETJENING FOR INNBYGGERE OG NÆRINGSLIVFoto: ingimageArkheion 1#20155I etterkant av ledersamlingen viste det seg at metodikkenrundt gevinstrealisering hadde fenget, og at så mangeønsket kurs, at vi fikk kursholdere til kommunen. Dettehandler om å kartlegge hvordan man gjør noe i dag,hvordan man ser for seg å gjøre det i morgen, og hvilkegevinster man kan oppnå: direkte budsjettmessigegevinster og indirekte gevinster gjennom frigjort tid ellerøkt kvalitet. Å få anledning til å avholde en gevinstøkt,sitte sammen og ta tak i egne utfordringer, ga goderesultater. En av gruppene kom tilbake og hadde spart 45minutter hver morgen, og samtidig forsvart innkjøp av etnytt verktøy. INNBYGGER OG NÆRINGSLIV I FOKUSLedersamlinger og gevinstøkter hjelper oss å tenke hvem vi er til for og hva vi kan gjøre for dem og hvordan vi kanjobbe bedre for innbyggere og næringsliv. Effektivedigitale løsninger setter innbyggere i stand til å løseoppgavene sine, og ved å tilby digitale kanaler som gir høyservice i form av fleksibilitet, tilgjengelighet og hurtighetblir kommunen mer på linje med forventningene. Digitalselvbetjening via løsninger som er fullintegrerte med internarbeidsflyt er effektivt, og vi har derfor definert tre tiltak:utarbeiding av en kanal- og servicestrategi, gjennomføringav ”Rett på nett”-programmet og innføring av SvarUT. ”Rett på nett” er etablert i regi av D-IKT, og er etprogram for digital selvbetjening for innbyggere ognæringsliv. I likhet med alle viktige strategiske beslutningeri D-IKT er også dette programmet forankret i rådmannensledergruppe i alle fem kommuner. Kommunene er i gangmed ”Rett på nett”, og har så langt kartlagt sine inn -byggerrettede innmeldingsprosesser i skole og barnehage,slik at disse kan gjøres mest mulig likt. SvarUT handler som kjent om digital utsending av post tilinnbyggere og næringsliv. Et pilotprosjekt i regi av by -arkivet startet opp i begynnelsen av 2014, og har tatt forseg åtte arbeidsprosesser innenfor flere sektorer ogprogramområder. Eksempler på slike prosesser er søknadom sanitærabonnement, søknad om ledsagerbevis og klagepå parkeringsgebyr. Pilotprosjektet ble satt i drift 15.desember 2014, og erfaringene skal i løpet av vårennedfelles i en evalueringsrapport. Så langt er erfaringenepositive, og det har generelt vært få problemer medløsningen. I løpet av 2015 skal rådmannen fastsetteambisjonsnivå for innføring av SvarUT for hele kommune -organisasjonen, og deretter skal SvarUT rulles ut i løpet avde neste årene. Ressursmessig er det så langt opprettet enekstra (fast) stilling i byarkivet for blant annet å jobbe medinnføring av SvarUT. I dSTAB vil det også blir opprettet nyestillinger i tiden fremover. Tilbakemeldinger blant annet fradeltakere i pilotprosjektet viser at mange er motiverte for å gå i gang med SvarUT, og at man ser at dette er en klarforenkling av arbeidsprosessene for kommunen. NYTT SAK- OG ARKIVSYSTEMDrammen kommune har i mange år vurdert å skifte sak- ogarkivsystem, og det ble allerede i 2010 bevilget penger til etforprosjekt. På grunn av budsjettkutt ble imidlertid dissepengene trukket tilbake, og det var først i forbindelse medbystyrets behandling av 1. tertialrapport 2014 at det blebevilget penger til dette. 1 million kroner er satt av tilarbeidet med forprosjektet. Neste mål er å få realisertinvesteringsmidler til nytt system, noe som tidligst kan skjemot slutten av dette året, i forbindelse med behandling avøkonomiplan for 2016. Arbeidet med forprosjektet startet sommeren 2014, ogpå grunn av samarbeidet i D-IKT ble det raskt klart at allefem kommuner måtte være en del av prosessen.Samarbeidet fikk en litt vanskelig start, på bakgrunn avuenighet blant kommunene om oppgradering av detnåværende sak- og arkivsystemet. Drammen var klar på atman ønsket nytt system fremfor oppgradering, mens deandre kommunene ønsket oppgradering fremfor et nyttsystem. Løsningen ble at de andre kommunene opp -graderte, men at alle kommunene ønsket å være med i denprosessen som Drammen skulle starte opp. Arbeidet i for -prosjektet har også vært preget av at vi ikke kun ønsker åtenke tradisjonelt sak- og arkivsystem, men en løsning forhelhetlig informasjonsforvaltning. Vi ble inspirert av den måten Bergen kommune kjørte sinprosess på til anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem og sominnebar en dialogkonferanse. Sammen med de andrekommunene i D-IKT har vi derfor invitert potensielletilbydere og leverandører til en slik dialogkonferanse derhensikten er å utvide kommunenes kunnskap om hvaleverandørmarkedet kan tilby og levere, samt få et bestmulig beslutningsgrunnlag for anskaffelse av en løsning forhelhetlig digital informasjonsforvaltning. Vi har også valgtå legge inn to faglige foredrag, som vi håper skal fungeresom en introduksjon til både selve prosessen og som enintern opplæring. I tillegg skal det avholdes egne møtermed utvalgte leverandører, som blant annet skal svare påkonkrete utfordringer som er gjort kjent på forhånd.Dialogkonferansen går over to dager, 27. og 28. april. Vi er spent på hva dialogkonferansen vil føre til, og omdenne formen for tilnærming til leverandørmarkedet erfruktbar og god nok som et utgangspunkt for videre arbeidmed kravspesifikasjon. Målet er å sette i gang arbeidet medkravspesifikasjon våren 2015, og at arbeidet sluttføres vedårsskiftet. Selv om flere interne ressurser skal bidra iarbeidet med kravspesifikasjon, må allikevel det meste avkompetansen kjøpes eksternt. Det vil derfor bli utlyst enkonkurranse om dette rett etter dialogkonferansen. Drammen har tatt noen viktige steg i forhold til det ådigitalisere kommunen, og de neste par årene vil væreavgjørende for om vi lykkes i arbeidet. Digitaliserings -strategien, sammen med viktige anskaffelser oginvesteringer på systemsiden, er et godt grunnlag for å kunne forenkle og effektivisere. •6Arkheion 1#2015BYARKIVET, KULTURETATEN OSLO KOMMUNETEKST: CECILIEKORNSÆTHEROslo kommune satser betydelig på innføring av elektroniske tjenester til erstatning for manuelleprosesser og papirbaserte rutiner. Ny teknologi og endrede arbeidsprosesser skal gi brukeren(innbygger og næringsliv) tilgang til kommunens tjenester når som helst på døgnet, hele ukengjennom. Det hele må hvile på en grunnmur av holdbar og stabil IKT-infrastruktur, reflektert IKT-arkitektur, klargjørende IKT-reglement og en gjennomgående bevissthet om informasjons -sikkerhet og personvern.Digitalisering i Oslo kommune 2014 - 2018GODE LØSNINGER FOR DATAFANGST OG ELEKTRONISKARKIV ER EN SELVFØLGEKommunens arbeid med utvikling av elektronisketjenester har pågått lenge. Byrådet vil modernisere,fornye og forenkle, og i byrådserklæringen av 2011 kanman lese at Byrådet vil: • Begrense skjemaveldet, begrense byråkratiske prosesserog offentlige avgifter • Utvikle flere og bedre elektroniske tjenester • Etablere en egen selvbetjeningsportal der alle digitale tjenester for innbyggerne er samlet • Innføre elektronisk saksbehandling og kommunikasjon mellom borger og kommune som hovedprinsipp, men samtidig ivareta og legge til rette for dem som ikke bruker digitale løsninger • Frigi offentlig grunndata, som kartdata, slik at hvem som helst kan bruke dem • Legge til rette for at kommunen i størst mulig grad bruker åpne IT-standarder og filformater. Og at kommunen gjenbruker IT-løsninger fremfor å utvikledem selv. Det siste punkt er ikke minst viktig. Gjenbruk av egne ogandres løsninger skal gjøres der dette er mulig. Bergenkommune har i så måte vært en foregangskommune vedsin utvikling av SvarUt løsning, som andre, også Oslokommune nå har tatt i bruk. Det har vært viktig å kunne tilby flere elektronisketjenester til innbyggere og næringsliv på en samlet ogbrukervennlig måte gjennom digitale kanaler.Ambisjonsnivå og visjoner for kommunen er avgjørendefor å stake ut retningen både administrativt oginvesteringsmessig for kommunen. Byrådet har lagtfølgende ambisjonsnivå til grunn:• Brukerfokus – evne til å effektivisere og fornye seg• Flere innbyggere og dermed flere henvendelser – digitale tjenester skal håndtere økningen• Samhandling med innbyggere og næringsliv – enklere og raskereAmbisjonsnivået innebærer at kommunen skal prioritereøkt tjenesteytelse til lavere kost gjennom fokus påbrukernes behov for enklere og raskere samhandling medkommunen. I kommunens satsning på elektroniske tjenester ble detførst prioritert tjenester fra noen utvalgte virksomheter ikommunen. I disse «pilotvirksomhetene» ble dentradisjonelle saksbehandlingen i utvalgte tjenesteområderkartlagt og gjennomgått fra nåsituasjon til ønsketsituasjon. Behovet for utvikling av nødvendigfellesfunksjonalitet kom dermed tydeligere frem.Det er i dag planlagt og utformet elektroniske tjenesterinnenfor områdene:• Barnehagesøknader • Plan- og byggesaker • Serverings-, salgs-, og skjenkebevillinger • Tjenester fra Kemneren • Tjenester fra ulike funksjonelle- og tekniske fellesløsninger Kommunens samhandling med og tjenesteytelse forinnbyggerne og næringsliv innebærer økt selvbetjeningfor kommunens brukere og gjør det nødvendig å etablerefunksjonelle og stabile helelektroniske prosesser i saks -behandling. Oslo kommune har ca. 54 arkivskapende virk -somheter, hvorav kun 18 pr. i dag har godkjent elektro -nisk arkiv. I tillegg kommer underliggende virksomhetersom f.eks. kommunenes ca. 150 skoler og et stort antalltjenestesteder hvor nærmest all arkivering pr. i dag fore -går på papir. Som et ledd i den helhetlige strategien omelektroniske tjenester er det et mål at også saksbehand ->>>Arkheion 1#2015 7ling og arkivering skal foregå elektronisk. Det ble i 2014derfor opprettet et prosjekt – eArkiv-prosjektet *) – somskal utrede ulike alternativer for helhetlig løsninger innenarkivområdet for hele kommunen. Av de utredningeneeArkiv-prosjektet har gjort foreløpig, er anskaffelse av ettsak- og arkivsystem med separate installasjoner i flere avkommunens virksomheter den løsningen som virker mesthensiktsmessig med tanke på gjennomførbarhet ogkostnader. Dersom dette blir vedtatt skal eArkiv-prosjektetgjennomføre en anskaffelsesprosess for å etablere fellesinnkjøpsavtale.Å innføre ett sak- og arkivsystem i alle Oslo kommunesvirksomheter er i seg selv et stort prosjekt. Som nevnt harde fleste virksomheter i Oslo kommune papirarkiv, selv omde fleste har elektronisk journal. Det er et krav i arkivlovmed forskrifter at man ved overgang fra papirarkiv tilelektronisk arkiv gjør et periodeskille i det aktive arkivet. Iutgangspunktet er det mulig for de 18 virksomhetene medelektronisk arkiv å konvertere sine data rett inn i det nyesystemet uten å periodisere. Dette forutsetter at det ikkegjøres noen strukturelle endringer i arkivet. I og med at enav tingene som vurderes i eArkiv-prosjektet er hvorvidtenkelte virksomheter bør ha felles system, så er det myemulig at flere vil få en endring i arkivstrukturen. Dersomdet er et mål å bli kvitt papiret, så er det også mangevirksomheter som er nødt til å skaffe integrasjoner mellomfagsystemene de bruker og det nye sak- og arkivsystemet.Dette kan også medføre et behov for endring i arkiv -strukturen. Det er i tillegg lite hensiktsmessig å gjøre enslik konvertering dersom det uansett er lenge siden forrigeperiodisering. Alt i alt er det sannsynligvis ytterst fåvirksomheter som ikke må periodisere ved innføring av detnye systemet fra eArkiv-prosjektet. Som alle vet, erperiodisering og overgang til elektronisk arkiv en tid- ogresurskrevende oppgave. Det er nødvendig med godplanlegging og det må settes av budsjettmidler tilgjennomføringen i virksomheten. Det er også påkrevd atdet deponeres et uttrekk av de systemene man periodi -serer i. De fleste virksomheter må beregne kostnader tilkonsulent i forbindelse med dette. I tillegg til periodi -seringen må man kartlegge eksisterende rutiner og lagenye rutiner for virksomhetens nye elektroniske hverdag.Det er altså en stor utfordring å få hele Oslo kommuneover på elektronisk arkiv, men absolutt ikke uoverkom -melig dersom alle virksomhetene prioriterer og planleggeren slik over gang. *) Prosjektet er uavhengig av og må ikke forveksles med Riksarkivets earkiv-prosjekt.istockphoto8Arkheion 1#2015Gjennomføringen av eArkiv-prosjektet vil være viktig dersom Oslokommune skal nå sine mål vedrør -ende elektroniske tjenester ogelektronisk saks behandling. For øvrigvil en overgang til elektronisk arkiv ogopprettelse av elektroniske tjenesteralene ikke gi en mer effektivdokumentfangst og fjerne manuelleprosesser. Dersom man skal høste gevinst i form aveffektivisering er det helt avgjørende at man tenkerhelhetlig rundt elektronisk dokumentbehandling. Detforutsetter at man ikke bare tenker på hvordan man gjøren tjeneste tilgjengelig på nett for brukere, men ogsåhvordan informasjonen fra tjenesten mottas, registreres,saksbehandles, arkiveres og bevares i virksomheten. Det finnes flere eksempler i offentlig forvaltning påfagsystemer og webskjema som er opprettet, hvormangelen på en slik helhetlig tankegang har gjort atarbeidsmengden har økt hos arkivet heller enn å forenkleprosessen. Oslo kommunes relativt nye HR-system er eteksempel her. HR-systemet er et fagsystem som håndtererpersonal og lønn i Oslo kommune. Systemet har dog værten utfordring for dem som skal sørge for at informa -sjonen i HR-systemet blir behandlet og arkivert ettergjeldende lover og regler. Utfordringen har kanskje værtstørst for de virksomhetene som har elektronisk journal,men ikke har elektronisk arkiv da disse, i tillegg til åmåtte importere og korrekt registrere informasjonen inn isitt sak- og arkivsystem, også må skrive ut og arkivere alledokumentene på papir. I for eksempel en ansettelsessakkan dette fort dreie seg om over 200 dokumenter. Det er viktig å presisere at HR-systemet ikke er trukketfrem for å kritisere systemet i seg selv. Det er et faktum at det å ta i bruk både dette og andre fagsystemer, ogeventuelle web-skjema for øvrig, gjøres som et ledd i etønske om effektivisering av arbeidsprosesser. Til dels gjørde også ofte det, men ofte vil gevinsten som tas ut ettsted fører til større arbeidspress i arkivet. En løsning er ålage integrasjoner mellom fagsystemer eller web-skjemaog sak- og arkivsystemet slik at informasjonen somproduseres importeres rett inn i sak- og arkivsystemet.Det som for øvrig er en hindring for at en slik integrasjonskal bidra til effektiv elektronisk arkivering i Oslokommune pr. i dag, er en utdatert arkivnøkkel ogmangelen på en bevarings- og kassasjonsplan. Det er heltavgjørende for et arkiv å ha en fungerende arkivnøkkelog en oppdatert bevarings- og kassasjonsplan for åeffektivisere arkivdanningen. Uten disse verktøyene erdet nærmest umulig å strukturere og forvalteinformasjonen i arkivet på en god måte. Et problem er foreksempel at arkivet vil være nødt til å gå igjennom alt avdokumentasjon i arkivet i etterkant for å gjøre enbevarings- og kassasjonsvurdering, istedenfor at dette blirgjort allerede ved opprettelsen av et dokument. I etNoarksystem er det mulig å legge inn automatiskkassasjon på valgt nivå i arkivnøkkelen. Dersom manhadde en oppdatert arkivnøkkel og bevarings- ogkassasjonsplan, ville det da være fullt mulig åautomatisere både journalføringen, arkiveringen ogkassasjonen av informasjon som importeres inn i sak- ogarkivsystemet. En slik automatikk er ikke mulig i dagblant annet fordi det ikke er gjort en bevarings- ogkassasjons vurdering av informasjonen som skapes ivirksomheten og fordi dagens arkivnøkkel ikkegjenspeiler de faktiske arbeidsprosessene i kommunen. Inoen tilfeller finnes det ikke koder i nøkkelen foroppgaven som utføres, og i andre tilfeller tilhørerdokumenter fra en og samme arbeidsprosess forskjelligekoder.Dette betyr at dersom Oslo kommune skal oppnå fullgevinst av sine planer om elektroniske tjenester, effektivdatafangst og elektronisk arkivering, så er det avgjørendeat man får på plass en ny arkivnøkkel og bevarings- ogkassasjonsplan. Som fagenhet for arkiv i Oslo kommune,vil det være Byarkivet i Oslo som må planlegge ogkoordinere et slikt arbeid, men selve kartleggingen mågjøres av virksomhetene. Byarkivet har allerede begyntplanleggingen og målet er foreløpig å ha dette klart førvirksomhetene starter sin overgang til elektronisk arkiv iforbindelse med eArkiv-prosjektet.Det er altså mye spennende som skjer i Oslo kommune påarkivområdet de neste årene! Følg med! •>>>istockphotoMYE SPENNENDE SKJER I OSLOKOMMUNE PÅ ARKIVOMRÅDET DENESTE ÅRENE!Arkheion 1#20159Arkivplan.nomot nye høgderFYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANETEKST: OLESTIANHOVLANDArkivplan.no skal bli eit endå betre verktøy. Utviklingsarbeidet er i gangog vi er i ferd med å prioritere tiltaka som skal gjerast.Arkivplan.no har heilt sidan etableringa i 2003 vist seg å vereeit etterspurt og nyttig verktøy, og kan utan tvil seiast å havore ein suksess. Det er i skrivande stund 413 offentlege ogprivate etatar som brukar arkivplan.no. Over 370 av desse erkommunar eller fylkeskommunar. Tenesta vart i si tid utviklaav Arkivplan.no AS (då Nexus group) og fleire av kommune -arkivinstiusjonane i landet med støtte frå ABM-Utvikling. No er vi til saman 20 kommunearkivinstitusjonar somsamarbeidar om tenesta og som er medeigarar.Arkivplan.no har såleis brukarar frå heile landet og er eitverktøy for både småkommunar og store bykommunar ogfylkeskommunar. At den femner så vidt og har ei så stortilslutning er eineståande i seg sjølv, og syner at vi gjorde eingod jobb den gongen vi skapte tenesta. Vi må like fullt innsjåat det er på tide å gjere nokre grep for å imøtekommebehova til dei ulike brukargruppene. No skal løysinga diforbli endå betre. KVA SKAL FORBETRAST, OG KVEN SKAL GJERE JOBBEN?Utviklingsarbeidet er i gang. Det er lagt opp til eit treårig løpder kommunearkivinstitusjonane bidreg med 6000 kroner ogArkivplan.no bidreg med 200 arbeidstimar årleg. Fyrstelansering av nye løysingar vil skje i løpet av september i år. Sålangt i prosessen har vi arbeidd med å kartlegge og å velje uttiltak som vil gjere løysinga betre for dei ulike brukar -gruppene. Dei viktigaste brukargruppene er sakshand -samarar, arkivtilsette, dei som driv rådgivingsarbeid og deisom driv tilsynsarbeid. Vi har difor sett ned ei utviklings -gruppe som representerer alle desse brukarane, og som harerfaringar frå arkivplanarbeid i ulike samanhengar. Desse erno med i utviklingsgruppa: Marianne Rotvær (Kristiansundkommune), Ann-Kristin Gaare (Flora kommune), Birte Young(Øygarden kommune/IKA Hordaland), Sigve Espeland (IKARogaland), Sveinung Meyer Svendsen (IKA Nordland), GeirIvar Tungesvik (Riksarkivet), Christian Lundvang (Arkivplan.noAS), Andreas Lied (Arkivplan.no AS) og Ole Stian Hovland(Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane/prosjektleiar).Utviklingsgruppa er underlagt ei styringsgruppe somrepresenterer kommunearkivinstitusjonanen. I styrings -gruppa sit desse: Geir Håvard Ellingseter (IKA Møre ogRomsdal), Arnt Ola Fidjestøl (Fylkesarkivet i Sogn ogFjordane) Jan Tore Helle (Bergen Byarkiv), Torleif Lind (IKAKongsberg), Rune Lothe (IKA Hordaland), Pål Mjørlund (IKAOpplendene) og Ole Stian Hovland (Fylkesarkivet i Sogn ogFjordane).Vi er inne i ein viktig fase i utviklingsarbeidet, der vi no skal prioritere mellom ulike utviklingstiltak som skalgjennomførast før «sleppet» i september. Tiltaka er resultatav ein workshop vi hadde på Gardermoen i mars, der bådeutviklingsgruppa og styringsgruppa var tilstades. Vi må veljeut dei tiltaka som vil ha størst nytte for brukarane, ogvurdere dei opp mot kor krevjande dei vil vere å få til. Det erkome mange gode innspel og vi er trygge på at arkivplan.noskal verte eit endå betre teneste. Utviklingsarbeidet har eit treårig løp, og no er det deifyrste tiltaka som skal prioriterast. Har de spørsmål omarbeidet, eller innspel til utviklingsgruppa, kan de ta kontaktmed ole.stian.hovland@sfj.no Frå utviklingsarbeidet i 2003. Arkivplan.no vart i si tid utviklaav Arkivplan.no AS (då Nexus group) og fleire avkommunearkivinstiusjonane i landet med støtte frå ABM-Utvkling. No er vi til saman 20 kommunearkivinstitusjonarsom samarbeidar om tenesta og som er medeigarar. Fråvenstre: Yngve Tvedt (Arkivplan.no AS), Jan Tore Helle (dengongen IKA Møre og Romsdal), Ole Stian Hovland(Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane) og Christian Lundvang(Arkivplan.no AS). (Foto: IKA Møre og Romsdal).Vi er inne i ein viktig fase i utviklingsarbeidet, der vi no skalprioritere mellom ulike utviklingstiltak som skal gjennomførastfør «sleppet» i september. Biletet er teke på workshopen vihadde på Gardermoen i mars. Frå venstre: Marianne Rotvær,Ann-Kristin Gaare, Ole Stian Hovland og Pål Mjørlund. (Foto: Christian Lundvang)Next >