2#2016ArkheionMEDLEMSBLAD FOR 23 KOMMUNALE ARKIVINSTITUSJONER I NORGEREFORMER- arkivlandskap i endringINNHOLDNYTT FRA REDAKSJONEN . . . . . . . . .3VEILEDER KOMMUNEREFORM . . . . . .4DIGITALE KONSEKVENSER . . . . . . . . .6NYE SANDEFJORD KOMMUNE . . . . .8EN PLAN FOR FREMTIDEN . . . . . . . .11ARKIVET ETTER FAM. THAULOW . . .12«ET SKUDD I BLINDE» . . . . . . . . . . .15TESTING AV NOARK-UTTREKK . . . . .16AVLEVERING PÅ NETT . . . . . . . . . . .18BOKOMTALE - ARKIVSØK . . . . . . . .19NYTT FRA KAI-MILJØET . . . . . . . . . .20INTERNASJONAL KLIMAFORSKNING22AVTRYKK.NO . . . . . . . . . . . . . . . . .24KAI-KONFERANSEN 2016 . . . . . . . .26LITT AV HVERT . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Arkheions medeiere . . . . . . .30 - 31LEDERISSN 0809 1145www.arkheion.noOpplag ca. 4000Redaksjonen avsluttet november 2016Arkheion er medlemsblad for de kommunalearkivinstitusjonene i Norge. Vi er 23 medeieresom sammen representerer alle landets fylker.Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for denkommunale arkivsektor i landet. Trykk: Zoom GrafiskGrafisk design: Karin WiweI dette Arkheion setter vi lys på de kommende og pågåendereformene i det kommunale landskapet. På årets KAI-konferanse i Sandefjord sto arkiv i kommune -reformen, samarbeid i arkivsektoren, det kommunalearkivlandskapet og kommende utfordringer på agendaen.Noen av innleggene herfra vil du kunne lese om i denneutgaven. Det samme gjelder et referat fra paneldebatten derspørsmålet var om vi er godt nok rustet til å takle deoppgavene som ligger foran oss. Det ble påpekt at 37 småarkiv institusjoner med 583 faste årsverk kanskje er for småtttil å takle de mange og faglig utfordrende oppgavene somligger på vårt bord. Riksarkivar Inga Bolstad sa at Riksarkivet ser det som enviktig oppgave å støtte oppunder kommunearkivmiljøet.Hun påpekte også at det i lys av regionreformen er naturlig å se på arkivlandskapet og løfte fram igjen tanken om enutredning som gjelder hele arkivsektoren. Jeg vil rette stor takk til alle skribenter og andre bidrags -ytere i denne utgaven, samt til redaksjonen for godtsamarbeid. Karin Wiwe takkes for atter en gang å ha gittinnholdet en fin form. Arkheion er avhengig av at dere i fagmiljøet deler dereserfaringer med oss andre. Fortsett derfor med å sende inntips til konkrete saker og ønsker om temaer. Sammen kan visørge for at Arkheion blir et så godt fagtidsskrift som muligogså i årene som kommer! Arkheion 2/2016Heidi Meen, (redaktør)VestfoldarkivetTlf: 92 29 19 19heidi.meen@vestfoldmuseene.noKristine Tvedt Brekke, Bergen ByarkivTlf: 55 56 74 86 kristine.brekke@bergen.kommune.noKnut J. Jordheim, Interkommunalt arkiv for Buske rud,Vestfold og Telemark IKSTlf: 32 76 40 20 / 957 29 078 knut@ikakongsberg.noFredrik Sellevold, Trondheim byarkivTlf: 95 11 96 62fredrik.sellevold@trondheim.kommune.noForsidebildet er fra Riksarkivets samling avoriginale kommunevåpentegninger, somligger på Digitalarkivet. Denne er fraSarpsborg kommune. Teksten Non Debellicatabetyr «ikke overvunnet». Fra venstre: Heidi Meen, Knut J. Jordheim,Kristine Tvedt Brekke, Fredrik SellevoldArkheion 2#2016 3EIERMØTE ARKHEION 2016Årets eiermøte i Arkheion fantsted i Sandefjord tirsdag 13.september. Det ble da blantannet vedtatt fast eiertilskuddfra 2017. I tillegg skal somtidligere bestemt nettsiden ogbladets layout oppgraderes.Kostnadene knyttet til dette vilkomme i tillegg til fast eier -tilskudd. Kulturdepartementet har sendt ut høringsforslag til ny forskrift om offentlige arkiv (arkivforskriften) – medhøringsfrist 15. januar 2017. Forslaget åpner for bruk av skytjenester, og leggerogså til rette for mindre detaljerte regler, slik at offent -lige institusjoner selv kan organisere sin arkivvirksomhetså lenge dokumentene er ordnet og lagret i samsvar med arkiv ansvaret i arkivloven.Høringsuttalelser leggesut på www.regjeringen.no/2515364 Kilde: www.regjeringen.no/no/dokumenter/hoyring--ny-forskrift-om-offentlege-arkiv/id2515364Fra 1. november i år iverksatte Arkivverket sin nyeorganisasjonsstruktur. Denne skal understøtte Arkivverketsnye strategi og ruste organisasjonen og de ansatte til åløse samfunnsoppdraget, og møte de kravene som stilles til arkivering og tilgjengeliggjøring for de ulike bruker -gruppene. Arkivverket skal nå jobbe i en tydeligerelinjeorganisasjon. Organisasjonen består nå av seksjoneneInnovasjon, Forvaltning og Publikum, samt Internetjenester, Norsk Helsearkiv og Samisk Arkiv. Illustrasjon: Organisasjonskartet: Arkivverketsorganisasjonskart per 1. november 2016. REDAKSJONEN ARKHEIONTHØRING ARKIVFORSKRIFTEN NYE ARKIVVERKETI forbindelse med omorganiseringen av Arkiv verket, samlestilsynet med dokument forvaltningen i all offentlig forvaltning,stat, fylkeskommune og kommune over hele landet i en enhet.Denne skal ledes fra Kristiansand med Kjetil Reithaug somfagdirektør. Enheten skal føre tilsyn, drive veiledning og avklaring avspørsmål om alt av offentlig arkiv produksjon og dokumen -tasjon. Enheten blir også ansvarlig for godkjenningsregimet forsåkalte NOARK-systemer – dokumentsystemer som skal brukes ialt av offentlig forvaltning.Enheten får fire kontorsteder; Kristiansand, Hamar, Oslo ogTromsø.TILSYN TIL KRISTIANSANDKjerstin KragsethENDRINGER I REDAKSJONENEn stor takk til Kjerstin Kragseth fra Bergen Byarkiv for innsatsen i Arkheions redaksjon i en årrekke – og til Kristine Tvedt Brekke, fra samme sted, som overtar hennes plass frem til ny redaksjon skal velges på neste års KAI-konferanse. www.regjeringen.no/no/dokumenter/hoyring--ny-forskrift-om-offentlege-arkiv/id25153644Arkheion 2#2016RIKSARKIVETTEKST: ANNAMALMØ-LUNDOGHELENNICHOLSONEn kommunesammenslåing får store konsekvenser for kommunens arkiver. I sammenslåings -prosessen skal arkiv fra nåværende kommuner avsluttes og bevaringsverdige arkiver skalavleveres til depot. Parallelt skal arkiv og arkivfunksjon etableres i den nye kommunen. Dennye veilederen vil være et viktig verktøy for kommuner og fylkeskommuner som planlegger en sammenslåing. Veilederen er utarbeidet av Riksarkivaren og kommunalsektor i fellesskap etter initiativ fra KAI-miljøet, arkiv -organisasjonene, KS og Arkivverket.BAKGRUNN KOMMUNEREFORM FORDRER TIDLIG ARKIVINNSATSMed utgangspunkt i erfaringer fra tidligere sammen -slåinger, har representanter for arkivsektoren ogRiksarkivaren uttrykt bekymring for håndteringen avarkiv i kommunereformen. For Riksarkivaren er detviktig at arkivperspektivet er med når sammenslåingplanlegges, slik at nødvendige tiltak igangsettes påriktig tidspunkt. Sammenslåing blir mer komplisert og får større arkiv -faglige konsekvenser når arkivdanning og saksbehand -ling skjer digitalt. I dag er kommunalt arkivmaterialelagret i fagsystemer, på nettsider, sosiale medier, fil -områder, e-postregistre og nettskyer. Mange av disseløsningene har ikke arkivfunksjonalitet. Kommunene er selv ansvarlig for at arkiv og doku -mentasjon blir håndtert på rett måte. Det er kommu -nenes ansvar å vedlikeholde og oppbevare egne arkiver,også etter at de ikke lenger er i daglig bruk. Den nye kommunen «arver» ansvaret og de økonomiskeforpliktelsene for arkivene fra de gamle kommunene.Det har derfor vært viktig for Riksarkivaren og resten av arkivmiljøet, ikke minst de kommunale arkivinstitu -sjonene, at kommunene får god veiledning i sammen -slåingsprosessen. Sammen med samarbeidspartnerne i SAMDOK harRiksarkivaren utarbeidet en veileder i håndtering avarkiv og dokumentasjonsforvaltning i kommune -reformen. SAMDOK ble opprettet av Riksarkivaren i2013 for å sikre helhetlig (samlet) samfunnsdoku -mentasjon. Veilederen er utarbeidet i regi av del -prosjekt kommunale arkiv i SAMDOK, som har hattkommunereformen som et spesielt satsningsområde i 2015 og 2016. ARBEIDET MED VEILEDERENKAI-miljøet har vært tungt inne i arbeidet medveilederen og Arkivverket har underveis fått viktigeinnspill fra miljøet. Veilederen er utarbeidet av enprosjektgruppe ledet av Anna Malmø-Lund (Arkiv -verket). Prosjektgruppen har for øvrig bestått av HildeLange (Troms fylkeskommune), Sidsel Liborg (Spydebergkommune), Knut Arild Knudsen (Trondheim byarkiv),Ingrid Nøstberg (Vestfoldarkivet), Petter Pedryc (IKATrøndelag), Monika Kurzus Håland (Aust-Agder museumog arkiv), Arnt Ola Fidjestøl og Geir Utmo (Fylkesarkiveti Sogn og Fjordane). Prosjektgruppen har underveis mottatt innspill frakommuner, fylkeskommuner, kommunale arkiv -institusjoner og KS, og ikke minst fra arkivledere ikommuner som har gjennomført en sammenslåing eller er i prosess. Arkivverket har i løpet av prosessen også hatt en goddialog med KS og PA Consulting rundt arbeidet medFoU-rapporten «Digitale konsekvenser av kommune -sammenslåing» og tilhørende sjekkliste. Veilederom arkiv og dokumentasjons -forvaltning i kommunereformenAnna Malmø-Lund,prosjektleder for veilederen. Helen Nicholson,kommunikasjonsrådgiver. Trondheim byarkivVEILEDERENS MÅLGRUPPEVeilederen er utarbeidet med arkivledere i kommunersom planlegger en kommunesammenslåing som mål -gruppe, men vil også være aktuell for fylkes kommuner iregionreformen. Arkivregelverket er likt for kommunerog fylkeskommuner. Anbefalingene som gis til kommu -nene kan derfor også gis til fylkeskommuner i prosess.VEILEDERENS STRUKTUR OG INNHOLDVeilederen omhandler håndtering av eksisterende arkiv,og etablering av arkiv og arkivfunksjon i ny kommune.Den er tredelt og hver del omhandler en fase i sammen -slåingsprosessen. Veilederen gir informasjon om hvaarkivleder kan, bør og må gjøre i de ulike fasene.Del Iomhandler fasen frem til lokalt vedtak om sammen -slåing er fattet. Den gir råd om hvilke forberedelser somkan gjøres før vedtak er fattet og informerer om konkretetiltak som kan igangsettes i påvente av vedtak. Del I blepublisert i desember 2015, før flertallet av kommunenesom nå er i prosess hadde vedtatt sammenslåing.Del II omhandler fasen fra lokalt vedtak er fattet tilsammenslåing er gjennomført. Den gir en oversikt overhvilke arkivfaglige oppgaver som må gjennomføres isammenslåingsfasen. Del II tar for seg prosessen steg forsteg – sett fra arkivleders ståsted. Den gir konkrete rådom håndtering av eksisterende arkiver samt etablering av arkivtjeneste og arkiver i ny kommune. Del IIIgir råd om langsiktig arbeid med arkiv ogdokumentasjonsforvaltning i ny kommune.Del II og III ble publisert i september 2016. I den forbind -else ble også del I revidert.Skolearkiver er brukt som gjennomgående case iveilederen. LANSERINGVeilederen ble lansert på årets KAI-konferanse. StatsrådJan Tore Sanner i Kommunal- og moderniserings -departementet ga i den forbindelse en uttalelse hvor han beskrev arkiv som kommunenes hukommelse, ogunderstreket hvor viktig det er at arkiv blir tatt godt vare på for ettertiden. SAMARBEID Riksarkivaren har også deltatt i et samordningsforumledet av Kartverket, med deltakere fra statlig sektor ogKS. Kartverket har utarbeidet en sjekkliste som kommunene kan bruke i reformen. KS og Arkivverket har samarbeidet om punkter om arkiv og informasjons -forvaltning. Kartverket, KS v/ PA Consulting og Arkiv -verket holdt nylig et felles kurs på NOKIOS-konferansender hovedbudskapet var at en digital kommune sammen -slåing er komplisert og krevende, og at kommunenederfor bør starte planleggingen så tidlig som mulig. •Lenker/referanser: • www.kommunereformarkiv.no/veileder• www.kulturradet.no/vis-publikasjon/-/publikasjon-kommunesammenslaing-og-arkivsporsmal • samdok.com • www.kartverket.no/kommunereform/sjekklisteArkheion 2#20165VEILEDER I HÅNDTERING AV ARKIV OG DOKUMENTA -SJONSFORVALTNING I KOMMUNEREFORMEN. www.kommunereformarkiv.no/veilederistockphoto6Arkheion - 2#2016Dagens kommunereform skiller seg fra den forrige store på 1960-tallet ved at de aller flesteprosesser, dokumenter og arkiv er digitale, og at måten vi jobber på er digital. Hvilke digitalekonsekvenser får denne runden med kommunesammenslåinger og hvordan kan kommunenehåndtere dem best mulig?Kommunesektoren er som alle andre deler av samfunnetsterkt berørt av utviklingen innen informasjons- ogkommu nikasjonsteknologi (IKT). Det finnes en lang rekkeulike IKT-system i en enkelt kommune, noen har flerehundre. I denne artikkelen skiller jeg ikke mellom fag -system og sakarkivsystem, jeg samler dem i begrepet IKT-system.KREVENDE SYSTEMLANDSKAP IKT-system understøtter mange viktige oppgaver, som blantannet sikker kommunikasjon mellom kommunen, sykehusog fastleger, lønnsutbetalinger, saksbehandling, tilgang tillæremidler mv. Noen av IKT-systemene er integrert mednasjonale tjenester som for eksempel matrikkelen, enhets -registeret, folkeregisteret, Altinn, ID-porten og FEIDE, mensandre henger sammen med interne systemer. I mangekommuner har dette system landskapet blitt til dels uover -siktlig og krevende å holde vedlike. Det gjør det ekstrautfordrende i det øyeblikket man skal slå seg sammen meden eller flere andre kommuner. SIKRE FOR ETTERTIDENHvordan sikre viktig informasjon for ettertiden, hvordansørge for stabil drift før og etter sammenslåingen og ikkeminst - hvordan utnytte muligheten til å forbedretjenestene? PA Consulting (PA) har sett nærmere på disseproblemstillingene på oppdrag fra KS og leverte i høst sineanbefalinger.TEKNOLOGIEN HAR LITEN VERDI I SEG SELVI rapporten trekker PA frem viktigheten av å se tekno logieni sammenheng med organisasjonen når man skal gjennom -føre en kommunesammenslåing. Endringene i sammen -slåingsprosessen vil skje i skjæringspunktet mellom men -nesker, organisasjon og teknologi, og ikke hver for seg. Det er viktig å ivareta disse sammenhengene for å sikre envellykket sammenslåing.STOR ENDRINGSVILJEÅ slå sammen kommuner er et stort prosjekt og avhengerav at alle bidrar. En sammenslåing får mye oppmerksom hetbåde innad i organisasjonen og utad i lokalsamfunnet ogdet er tydelig for alle som jobber i kommunen at det vilpåvirke arbeidshverdagen deres på en eller annen måte.Summen av dette er at endringsviljen er stor i organisa -sjonen. Derfor bør man benytte anledningen til å tenkenytt sammen, finne de smarte løsningene og gjøretjenestene enda bedre. Det er viktig at hensikten medkommunesammenslåingen ikke bare er en størrekommune, men også en bedre kommune. Hvorfor bruketid og ressurser på å videreføre noe gammelt som ikkefungerer optimalt?BEHOV FOR PRIORITERINGHvis man ender opp med dårlig tid, kan det hende manikke har noe valg. Skal man kunne få på plass nyearbeidsprosesser og nye måter å løse oppgaver ogtjenesteproduksjon på, må man som regel gå til anskaffelseDigitale konsekvenseravkommunesammenslåingKSTEKST: HALLVARDHOEN«Det er viktig at hensikten med kommunesammenslåingenikke bare er en større kommune, men også en bedrekommune.» HALLVARD HOENArkheion - 2#2016 7av IKT. Og offentlige anskaffelser tar tid.For nye Sandefjord kommune var detuaktuelt å gå til anskaffelse på alle IKT-systemene de hadde, det ville de ikke harukket på 18 måneder. Derfor har deprioritert de viktigste. For kommunenesom slår seg sammen i 2020, vil det væremer tid til å gjennomføre anskaffelser,men de vil også måtte prioritere.PA har i sin rapport vurdert hvilke opp -gaver som bør prioriteres for kommunersom skal slå seg sammen i en digitalkontekst. Øverst plasseres etableringen aven IKT-infrastruktur for den nye kom -munen. Deretter kommer etableringen aven felles arkivtjeneste og en felles sak -arkivløsning for den nye kommunen.Andre tjenesteområder som har sine egnearkivløsninger innebygget i fagsystemet,som for eksempel sosialtjenesten (NAVkommune), må også være på plass fraførste dag i den nye kommunen. Dettefordi en av de viktigste oppgavene isammenslåings prosessen er å ta vare pådokumentasjon og gjøre den tilgjengeligi den nye kommunen. Etter arkivet kommer systemer forøkonomi, regnskap, lønn og personal.SEKS FASEREn god prosess gjør ting enklere. For å få gjort mest mulig påden tiden man har til rådighet, foreslår PA at man følger enprosess delt inn i seks faser. Den første er kalt «før du starter»og går kort fortalt ut på å etablere et samarbeid på administrativt nivå mellomkommunene som skal slå seg sammen. Neste fase heter«kartlegging og målbilde». For å kunne planlegge sammen -slåingen er det nødvendig med en status på hvor man står idag og et mål om hvor man skal befinne seg i fremtiden.Deretter kommer fasen «planlegging og anskaffelse» hvorman prioriterer hvilke systemer som skal anskaffes. Dennefasen etterfølges av «gjennomføring»som løper frem tilselve sammenslåingstidspunktet. «Overgangsfasen» varerfrem til den digitale sammenslåingen er gjennomført, mens«drift»omfatter daglig drift av løsningene og gevinst -realisering. Prosessen finnes også i form av en sjekkliste som følger med rapporten.DE DIGITALE KONSEKVENSENEFor å hjelpe kommunene i arbeidet med å kartlegge ogprioritere, går rapporten nærmere inn på de ulike tjeneste -områdene og hvilke digitale konsekvenser de vil få. Det ertegnet opp systemlandskap som viser hva slags systemer enkommune typisk har på hvert enkelt tjenesteområde oghvordan de henger sammen med hverandre, tjenester tilinnbyggere og næringsliv, arkiv og nasjonale felles -komponenter. Systemene er fargelagt slik at de mest kritiske er røde, de som ikke er like kritiske er gule og de som kan vente er grønne.Sammen med systemlandskapet følger en opplisting avkritiske oppgaver knyttet til organisatoriske avklaringer,håndtering av arkiv og data og håndtering av IKT-systemer.Til slutt kommer gode eksempler fra andre kommuner ogmuligheter for innovasjon, økt digitali sering og effekti -visering.KOM TIDLIG I GANGEn sammenslåing er, som rapporten slår fast, en om fattendeog krevende prosess sett i en digital kontekst. Samtidig erdet en unik mulighet til å gjøre ting på nye og smarteremåter. Begge deler krever at man kommer tidlig i gang med planleggingen. Den viktigste an befalingen er derfor åkomme tidlig i gang. Bruk gjerne rapporten fra PA sammenmed andre gode hjelpemidler som Kartverkets sjekkliste ogArkivverkets veileder. Lykke til! •Se også:• PA Consultings anbefalinger www.ks.no/digikons• Kartverkets sjekkliste www.kartverket.no/kommunereform/sjekkliste• Arkivverkets veileder www.kommunereformarkiv.noSystemlandskapet: I en sammenslåing er det viktig å kartlegge systemlandskapetog prioritere de mest kritiske IKT-systemene (farget med rødt). Illustrasjonen erhentet fra FoU-rapporten (PA Consulting og Bly).8Arkheion - 2#2016Kommunereformen har vært et hett tema blant norske arkivarer de siste årene. Vi har diskutertog teoretisert, gruet oss og gledet oss, foredratt og vært tilhørere, produsert og publisert. Kortsagt: vi har forberedt oss på en bølge av prosjektmøter, rådgiving og praktisk arbeid. IKAKongsberg har vært i den heldige situasjonen at vi har hatt reformens aller første sammenslåingblant våre eiere. For å være helt ærlig, ante vi ikke hva vi gikk til… I denne artikkelen skal vi se nærmere på pro -sjektet «Sikre dokumentforvaltningen i nyeSandefjord», og de delprosjektene som har vært mest arkivrelevante.STARTFASENHøsten 2014 foregikk det samtaler og for -handlinger mellom kommunene Stokke,Andebu og Sandefjord (SAS) om en muligkommunesammenslåing. Allerede tre månederfør forhandlingene ble sluttført gjorde arkiv -leder i Stokke kommune, Jahn Pettersen, sinledelse oppmerksom på at en sammenslåinggenererer mye arbeid for arkivtjenestene. Intensjonsavtalen mellom de tre kommunene bleinngått 19. desember 2014, og tidlig i januar 2015 sendtePettersen ut en samarbeidsinvitasjon til arkivlederne i deto andre kommunene. Alt nå støtte man på den førsteutfordringen. Det forelå ikke noe overordnet mandat fordet forestående arbeidet, og derfor kunne det ikke settesi gang et formalisert samarbeidsprosjekt. Noe forberedende arbeid ble selvfølgeligutført, men ventetiden fram til fellesnemndasklarsignal føltes nok lang for utålmodigearkivarer. 19. mai 2015 fattet fellesnemnda et viktigvedtak: 1.I nært samarbeid med rådmennenefår koordinator fullmakt til å startekartleggings arbeidet i de tre kommuneneinnen områdene: IKT, personal/HR, interkom -munalt samarbeid og -eierskap, og arkiv.2.Innenfor hvert kartleggingsområdeopprettes det arbeidsgrupper medrepresentanter fra hver kommune.Dette var klarsignalet til å gå i gang med det konkreteplanleggingsarbeidet i forhold til arkivrelaterte spørsmål i sammenslåingsprosessen. Samarbeidsgruppa satt umid -del bart i gang med å utarbeide en rapport om arkiv ogkommende oppgaver, som ble lagt fram for fellesnemndai september 2015. Kommunereformen– en oppsummering av arbeidet for nye Sandefjord kommuneIKA KONGSBERGTEKST: TORLEIFLINDFOTO: HEIDIRAVNDALJOHNSENDet nyekommune -våpenet til nyeSandefjordkommuneLedelsen i det nyedokumentsenteretFra venstre:Flemming M.Christiansen –systemadministrator,Magne H. Grøtting –arkivleder, Stein Rismyhr – Ass.Rådmann og JahnPettersen –Dokument -senterleder.HOVEDPROSJEKTETRett etter at kravspesifikasjonsarbeidet ble igangsatt, blehoved prosjektet «Sikre dokumentforvaltningen for nyeSandefjord» nedsatt. Prosjektgruppa bestod av representanterfra hver av de tre kommunene, samt en tillitsvalgt og enrepresentant fra IKA Kongsberg. Et svært viktig grep var å lagruppa bli ledet av en person med god prosjektleder kompe -tanse, og med forholdsvis kort vei til beslutningstakerne. I hovedprosjektet ble det forestående arbeidet oppdelt ifølgende delprosjekter:1. Anskaffelse av ny sak- og arkivløsning2. Beslutte ny depotordning3. Utarbeide ny arkivplan4. Organisering av møtesekretariat5. Organisering av post-arkiv/dokumentsenter og arkivleder6. Kartlegge arkivrelevante avtaler (med tanke på oppsigelsestid m.m.)7. Kartlegge og avslutte aktive arkiverANSKAFFELSE AV NY SAK- OG ARKIVLØSNINGDe tre kommunene benyttet to ulike leverandører av sak- ogarkivsystem, så en prosess mot nyanskaffelse ble valgt utenvidere diskusjon. Kravspesifikasjonen, som ble et forholdsvisomfattende dokument, ble ferdigstilt på grunnlag av andrespesifikasjoner IKA Kongsberg tidligere har jobbet med. Selvekonkurransen ble gjennomført med hjelp av en ekstern inn -kjøpsleverandør, og valg av løsning ble foretatt på for -sommeren 2016. Etter at anskaffelsen var gjennomført, ble det opprettet et nytt delprosjekt som, i samarbeid medleverandøren, skal forestå implementering av det nye systemet.BESLUTTE NY DEPOTORDNINGAlle kommuner skal ha en arkivdepotordning, og mens bådeStokke og Andebu kommune var eiere av IKA Kongsberg,hadde Sandefjord kommune valgt å løse depotoppgavene påegen hånd. Det var derfor ikke selvsagt hvilken depotordningnye Sandefjord kommune skulle ha. Delprosjektet satt opp etsett med krav og forventninger til kommunens framtidigearkivdepot, og vurderte tre ulike alternativer: 1. Opprette en egen depotordning i Sandefjord2. Gå inn som eier av IKA Kongsberg3. Benytte Vestfoldarkivet som arkivdepot.De tre alternativene ble satt opp mot hverandre både medhensyn til tjenestetilbud og pris. Utredningen ble lagt fram forfellesnemnda i april 2016, og nemnda vedtok at nye Sandefjordkommune skulle søke om eierskap i IKA Kongsberg fra 1.1.2017.Tips og erfaringer:IKA Kongsberg har lagt svært mye arbeid i denneførste sammenslåingen i kommunereformen. Detteer for å stå bedre rustet når nye sammenslåingerkommer fra 1.1.2018 og utover. IKA Kongsberg mener erfaringene fra SAS-sammenslåingen vil kunne forbedre og effektivisere arbeidet i de øvrigesammenslåingene. • Skaff deg en god oversikt over dagens situasjon iforhold til kommunenes organisering, arkiverings -kultur og generell kvalitet på eksisterende arkiver.• Sørg for god oppfølging av arkivdanningsrutinene i kommunen, slik at det er så ryddig som mulig iarkivene og databasene.• En del av oppgavene som skal utføres i forbindelsemed en kommunesammenslåing, må du uansettgjennomføre. Det er ingen grunn til å vente påmandat eller tilsetting av prosjektleder eller andreforsinkende elementer før du setter i gang med disse oppgavene.• Sørg for at det blir satt ned en god prosjektgruppe.Prosjektgruppa bør ledes av en person med prosjekt -lederkompetanse og kort vei til beslutningstakerne.• Når dere skriver rapporter, utredninger og anbe -falinger, så vær bevisst på å være nøyaktig, etter -rettelig, tydelig og overbevisende. • Når to eller flere kommuner skal slå seg sammen vildet ofte være ulike kulturer som møtes. Dette kan ien del tilfeller føre til både misforståelser, forsinkelserog feil beslutninger. Disse kulturforskjellene er detviktig å være forberedt på.• Det er mange kommuner som skal gjennom detsamme arbeidet i årene framover. Det er derfor lurt å benytte hverandres erfaringer og dokumenter iarbeidet.• Det ligger mye arkivkompetanse i din kommunalearkivinstitusjon – bruk den.Arkheion - 2#2016 9Det nye dokumentsenteret skal holde hus i Stokke rådhus.>>>Next >