ARKHEIONFAGTIDSSKRIFT FOR KOMMUNAL ARKIVSEKTORNye region Viken Pilot Agder – Utvikling av eit regionalt arkivsenter på Arkivsenter SørDynamiske tidskapsler – Fotoalbum som arkivgjenstanderArkiv mellom rettigheter og romantikkJakten på sannheten2 | 2018ARKHEION 02 | 20182UTGAVE NR 44EVIG ENDRINGHeidi Meen (redaktør)Vestfoldarkivet heidi.meen@vestfoldmuseene.no Antonia Reime Aabø IKA Østfoldantonia-reime.aaboe@sarpsborg.comFredrik Sellevold Trondheim byarkiv fredrik.sellevold@trondheim.kommune.no Roger Kvarsvik Fylkesarkivet i Hordalandroger.kvarsvik@hfk.noSindre Vik IKA Kongsberg sindre@ikakongsberg.noREDAKSJONENISSN 0809 1145Opplag: 3.450Redaksjonen avsluttet november 2018.Layout: Linn Liverød, pippdesign.noTrykk: bk.noArkheion er medlem av Norsk Tidsskriftforening.www.arkheion.noForsidebilde: Fotoalbum fra 1880–1930-tallet. Fra arkivet Arfinn Thesen (A-16/103), Arkiv i Nordland.Arkheion er et fagtidsskrift for kommunal arkiv-sektor i Norge. Første utgave kom ut våren 1997. I dag er det 23 medeiere som representerer alle landets fylker. Se oversikt bakerst i bladet. Arkheion er gresk (ἀρχεῖον) og referer til magistraten (kalt Archon) sin bolig der viktige statsdokumenter ble arkivert og tolket under magistratens myndighet. Heidi MeenRedaktørFoto: Caroline Omlid«Det skjer så mye for tida». Med disse ordene ønsket Hilde E. Bjørnå, arkivsjef for Arkiv Troms, oss velkommen til årets KAI-konferanse. Og det er bare å innse først som sist at dette utsagnet er (og sikkert forblir) typisk for vår sektor. Som i samfunnet for øvrig. I skrivende stund er det fortsatt mange løse tråder og ting vi venter på: Meldinger, rapporter og beslutninger som vil være av stor betydning for vår sektor. Foreløpig vet vi for lite til å kunne ta en systematisk gjennom-gang av alt dette nye. Men i denne utgaven er vi likevel inne på noe av det. Som i artikkelen om den nye regionen Viken og veien frem mot en ny arkivorganisasjon i dette området, og i saken om Pilot Agder, som handler om utprøving og utvikling av et samarbeid mellom kommunalt og statlig arkiv i en region. I skråspalten får vi et tips til hvordan forholde oss til et av vår tids mest brukte begrep, som også henger sammen med endring: Strategi. I tillegg er det temaer i denne utgaven som ikke nødvendigvis er avhengig av de kommende endringene, men som handler om det mer arkivfaglig nære. Som bestandsregistrering, katalogisering og formidling. I spalten Tre om arkiv spør vi om Noark bør begraves og i så fall, hva da? Det er mye vi ikke vet om fremtidens arkivlandskap, men vi vet at sam-funnsoppdraget er det samme: Å ta vare på dokumentasjonen og gjøre den tilgjengelig. Spørsmålet er hvordan dette kan gjøres best mulig. Vi vet også at det vi på et tidspunkt kan tro er fullendt, godt kan bli uendelig mye bedre. Bare se på baksiden av dette bladet. Forandring blir også et sentralt tema for kommende utgave av Arkheion. Spill derfor gjerne inn konkrete ideer og ønsker til redaksjonen – enten det har å gjøre med ny arkivlovgivning, regionreform, kommunesammen-slåinger, potensielt nye oppgaver, andre måter å løse samfunnsoppdraget vårt på eller gode forslag til hvordan sektoren kan vise beslutningstakere at arkiv er viktig. Inntil da: God lesning! ARKHEION 02 | 20183INNHOLD4 KAI-KONFERANSEN 2018 5 DIVERSE INFORMASJON6 NYE REGION VIKEN10 PILOT AGDER – UTVIKLING AV EIT REGIONALT ARKIVSENTER PÅ ARKIVSENTER SØR12 SNØKLOKKEPROSJEKTET GODT I GANG15 DYNAMISKE TIDSKAPSLER – FOTOALBUM SOM ARKIVGJENSTANDER 18 SMÅSTOFF: EN ORGANIST TIL BESVÆR 20 ARKIV MELLOM RETTIGHETER OG ROMANTIKK – GYPSY, TRAVELLER AND ROMA COLLECTIONS 24 FORMIDLING: JAKTEN PÅ SANNHETEN 26 ARKIVFORBUNDETS SIDE 27 SMÅSTOFF: EN FJÆRPENN I PROTOKOLLEN28 UFINE UNGER OG SARKASTISKE SJØMENN – SMAKEBITER FRA NORSK SKIPSADOPSJON 32 TRE OM ARKIV: NOARK BEGRAVES? 34 ARKHEIONS EIERE35 SKRÅSPALTEN: RUNE LOTHE36 PÅ BAKSIDEN: FULLENDT KONSTRUKSJON? ARKHEION 02 | 20184KAI-KONFERANSEN 2018Det kommunale arkivmiljøets årlige konferanse fant i 2018 sted 25.–27. september i Tromsø. Arkiv Troms presenterte et variert og relevant program for et arkivlandskap som stadig er i endring.KAI-NETTVERKETEndring var også tema i de to innledende foredragene om Arkivlovutvalgets arbeid og om arkivlandskapet i endring ved henholdsvis utvalgets leder Martin Hill Oppegård og Riksarkivar Inga Bolstad. Det samme kan man si om Turid Holens innlegg om Pilot Agder (se egen sak), og Jens Rønnings innlegg om Trøndelagsutrednin-gen. Det faglige innholdet på dag 1 ble avsluttet med Finnmarks- arkivenes samarbeidsprosjekt «Vi er også her! Synliggjøring av glemte grupper». Dagen ble avsluttet med en hyggelig festmiddag på hotellet. Dag 2 var først delt i to sesjoner, med Elektronisk arkiv som den ene og Magasin, katalog og tilgjengeliggjøring som den andre. I bolken for elektronisk arkiv var temaene trygg digital tilbakelevering, produksjonslinje for E-arkiv, MODARK og metodikk for bevaring fra kommunale fagsystem. Og midt i alt fokuset på digitale doku- menter og utfordringer er det hyggelig å melde at historiske samlinger på papir ikke er glemt, og at de både blir brukt og tatt vare på. I den andre sesjonen var temaene KAISA, kilder til trolldomsprosessene og til slutt skjeggkre. Sistnevnte skal vi komme tilbake til i en senere utgave av Arkheion. I den avsluttende plenumsbolken den siste dagen var IKT-sikkerhet og sikring av sensitive personopplysninger (GDPR) tema. Jørgen Dyrhaug (Nasjonal Sikkerhetsmyndighet) holdt det skremmende foredraget Usynlig, ubegripelig og uhåndterlig? Digitalisering over farts-grensen og Ole Mikalsen (Serit IT-partner) snakket om KAI og nytt personverndirektiv – hva kreves? Værmessig viste Tromsø seg fra sin våteste side. Heldigvis regnet det ikke like tett hele tiden, så det ble mulig å besøke selene i Polariet uten å svømme dit. Takk for en fin konferanse, Arkiv Troms!TEKST: FREDRIK SELLEVOLD, REDAKSJONENARKHEION 02 | 20185REGIONREFORMEN OG OPPGAVEMELDINGEN En av høstens store saker har vært regionreformen og hvilke oppgaver de nye regionene skal få. Den 19. oktober presenterte kommunalminister Monica Mæland oppgavemeldingen og man fikk et litt klarere bilde av hvordan den fylkeskommunale forvaltningen vil bli når de nye regionene settes i drift i 2020. Fra tidligere har Stortinget vært enige om oppgavefordeling på et overordnet nivå, men i dag kunne statsråden fortelle at oppgavene som overføres fra staten til fylkeskommunen blir innen næringsutvikling, landbruk, kompetanse og integrering, samferdsel, klima og miljø, kultur og folkehelse og en styrking av Nord Norge. Overføringen av oppgaver skal bidra til at makten fordeles i samfunnet samtidig som det skal gjøre fylkeskommunen relevant for innbyg-gere og næringsliv, heter det i en rapport overlevert kommunalministeren i februar 2018. Den vedtatte strukturen med 11 fylker ligger fast. ARKIVLOVUTVALGETS ARBEID Stortinget ba i desember 2016 regjeringen om å iverksette en revidering av arkivloven av 1999. Regjeringen har nedsatt det såkalte arkivlovutvalget for å se på saken. I januar i år fikk vi nye forskrifter, mens gjeldende arkivlov fyller 20 år neste år. Med den teknologiske utviklingen vi har sett de siste 20 årene, sier det seg selv at loven er moden for revisjon – noe som også kommer frem i Stortingets anmodning. Arkivlovutvalget skal beskrive de viktigste ut-fordringene for arkivene og hvilke dokumenter og arkiv som bør bevares. I tillegg skal det gjennomgå oppgave- og ansvarsfordelingen mellom Arkivverket, statlig forvaltning, kommunesektoren og kulturinstitusjoner. Utvalget består av åtte personer med juridisk, arkivfaglig og teknologisk kompetanse og skal levere sin utredning innen 1. mars 2019. FARVEL NOARK? Den norske arkivstandarden, Noark, så dagens lys i 1984. Siden den gang har standarden blitt kontinuerlig videreutviklet, med endringer i forvaltningspraksis og teknologiutvikling. Noark er nylig evaluert i en rapport fra Menon Economics (Menon-publ. nr. 81/2018) som bl.a. konkluderer med at «Effekten av Noark kan […] potensielt være negativ for både fangst og arkivering, samt innovasjon og produktivitetsvekst.» Arkivverket erkjenner at vi står overfor et veiskille og at det må tenkes nytt rundt pålitelig dokumentasjon i offentlig sektor. Arkivlovutvalget jobber med forslag til en ny arkivlov og skal i prosessen evaluere Noark-standarden. Høringsrunden på deres forslag til våren blir interessant. I dette bladet har vi spurt tre fagpersoner om deres tanker omkring temaet i spalten Tre om arkiv på side 32.DIVERSE INFORMASJONTEKST: REDAKSJONENARKHEION 02 | 20186Fra 1. januar 2020 skal innbyg-gerne i Akershus, Buskerud og Østfold bli en ny admi-nistrativ enhet: 1,2 millioner mennesker mellom Hol og Halden blir deltakere i det største samfunnsprosjektet i nyere tid i Nor-ge. For alle med interesse for vårt fagfelt er det tydelig at prosessen med å oppfylle lovkravene som preger vår arbeidshverdag blir både omfattende og krevende. STOR REGION – STORE ENDRINGERVi er ikke de første som gjennomgår en sammenslåingsprosess her til lands, men våre løsninger vil påvirke et større antall innbyggere enn andre fylkeskommunale og kommunale sammenslåinger. Det gjør oss ydmyke og spente på samme tid. Ansvaret for å ivareta rettighetsdokumentasjon på en god måte for alle innbyggere er formidabelt, og det er utfordrende og morsomt å kunne bidra inn i en så stor samfunnspolitisk prosess med praktisk, arkivfaglig arbeid. Ikke bare skal vi ha på plassgode løsninger for dagligarkiv og sak/arkivsystem, men alt må tilpasses x-faktorer vi ikke helt kjenner ennå. Prosjekt Viken stuper nemlig rett inn i mange store endringer som skjer på en rekke felt. Regjeringen har signalisert noe om hvilke nye oppgaver regionene skal som er smidige nok til at de forblir gode arbeidsverktøy selv når landskapet endrer seg. Samtidig er hele det regionale arkivlandska-pet i støpeskjeen. Et lite eksempel på lokal-planet er depotløsninger. Her har dagens tre fylkeskommuner hver sin ordning: Østfold er majoritetseier i IKA Østfold; Buskerud er én av flere likestilte eiere i IKA Kongsberg, mens Akershus hittil har ordnet seg med depot selv. Hva skal den nye organisasjonen da lande på som en fremtidig og fremtids-rettet løsning? Fellesnemnda skal på prinsipielt grunnlag ta stilling til alle de interkommunale selskap- ene i løpet av høsten, og da vil vi kunne konkludere. Da gjenstår bare alt det prak-tiske rundt vårt depot. Vedtaket vil si noe om sted og organisering, lovverket sier sitt om hva og hvordan – og så må vi hanke inn ressurser og kompetanse for å gjøre et arbeid av best mulig faglig kvalitet. Vårt fagområde krever kunnskap, og især er dette mangelvare når vi snakker om digital beva-ring. Fagsystemene fra tre fylkeskommuner må sikres for ettertiden, vi må få tatt gode uttrekk av dagens sak/arkivsystem – og mye av dette arbeidet har ikke startet i dagens organisasjoner.overta ansvaret for. Omfanget av disse tilsvarer en gedigen arkivoppgave alene. Administrasjonen av dagens fylkesveger hos Statens vegvesen kan ikke bare «løftes ut» som en komplett blokk og plasseres i en ny organisasjon. Fylkesvegene er ikke skilt ut som en egen arkivdel eller en egen enhet, så her må det arbeides for å finne smidige løsninger både for overgangsfasen og for tiden etterpå. Da Viken ble etablert, søkte straks to kommuner om overføring til regionen, så selv ikke det geografiske landskapet med vel etablerte skillelinjer blir stående uendret. Arkivverket har nå satt et større fokus på tilsyn og oppfølging av kommunal sektor. Det vil også påvirke nye Viken.Fellesnemnda har vedtatt at Viken ikke skal videreføre formannskapsmodellen som brukes i dag, men gå over til parlamenta-risme. Her skal både politikere og ansatte gjennom et stort voksenopplæringsprosjekt TIDEN ETTER FØRSTE MÅLGANG Naturlig nok er fokuset nå på første deadline 1. januar 2020. Da skal den nye organisa- sjonen være operativ og klar. For oss som jobber med digital samhandling på mange plan er det vel så viktig å få på plass løsninger REGIONREFORMNYE REGION VIKEN‘Vikenvikingene’ kalte Aftenpostens fredagsmagasin oss. Det er hittil det nærmeste vi er kommet en fellesbetegnelse for oss som blir innbyggerne i den nye region Viken. TEKST: CHRISTINE B. THIELEMANN, PÅ VEGNE AV OG MED INNSPILL FRA PROSJEKTGRUPPEN. ARKHEION 02 | 20187Alle er kjent med at dette er et høyt spesiali- sert arbeid, med få kunnskapsrike ressurs- personer. Vi har derfor satt oss et klart mål: I Viken skal vi ha på plass en bærekraftig løsning i form av en dokumentasjonsenhet med gjennomslagskraft og påvirknings-muligheter. Vi skal ha tilpasninger til ny teknologi, ansatte som er endringsvillige og åpne, og rett og slett være en kompetanse- dyktig enhet.Med et slikt fagmiljø i ryggen vil vi kunne rekruttere flere gode hoder – dette vil være noe dyktige mennesker har lyst til å være med på!I GANG ALLEREDEArbeidet er selvfølgelig i gang. Med Arkiv- verkets veileder om kommunesammen-slåinger i bakhodet er arbeidet delt opp i fire leveransepakker. Hver gruppe får her jobbet seg grundig gjennom hele saks-komplekset innenfor sitt felt for til slutt å samkjøre og implementerte alle innspill i en helhet. Disse inngår som én av flere fakta- og kunnskapsbaserte deler i den nye digitale samhandlingsplanen for Viken fylkeskommune. En gruppe jobber med rammene for den nye enheten, med hovedfokus på tjeneste- dagens løsninger? Fellesnemnda må lande en løsning basert på god og kunnskapsbasert dokumentasjon, og den kommer blant annet fra denne arbeidsgruppen.En tredje gruppe ser på avslutningen av det vi har i dag – på papirarkiver, fagsystem og på uttrekk av digitale arkiv. Det vil kreve mye ressurser å få ordnet dette, og det krever også god organisasjonskunnskap for å sette arkivene, fagsystemene og uttrekkene inn i sin rette sammenheng. Fagpersoner med kunnskaper om arkivuttrekk er landet spar-somt bemannet med, men de lovpålagte kravene om tilgjengelighet er like klare uansett. Den siste arbeidsgruppen jobber med an-skaffelsen av en ny sak/arkivløsning. Den må være på plass til 1. januar 2020, og sam-tidig være så fleksibel at den kan tilpasse seg en ny region som vil være under utforming i lang tid fremover. Vi vet hvilke integra-sjoner vi har behov for nå, og vi kan tenke oss hvilke som muligens vil kunne komme, men løsningen må også være dimensjonert tilbudet. Vi har hatt ulike måter å organi-sere tilbud og oppgaver på, og suksesshis-toriene må vi føre videre. Områder hvor vi kan spisse tilbudet må kartlegges. Vi må vite hva vi har og hvor vi står for å kunne gjøre gode og faktabaserte valg fremover. Helt konkret må vi vite hvem som skal ha ansvaret for de enkelte fagsystemene: tjenesteområdet eller arkivområdet?En annen gruppe jobber med depotløsnin-gene – vel avventer vi vedtaket fra Felles-nemnda om håndteringen av IKS’ene, men hvilke depotavtaler sitter egentlig dagens tre fylkeskommuner på? Hva slags konse- kvenser vil en ny ordning kunne få for REGIONREFORM”[…] her må det arbeides for å finne smidige løsninger både i en overgangsfase og for tiden etterpå.• Sammenslåing av fylkene Akershus, Buskerud og Østfold i 2020.• Viken fylkeskommune blir Norges største med 1,2 millioner innbyggere.• Antallet kommuner reduseres fra 61 til 49.• En kjøretur fra ytterpunkt til ytterpunkt, fra svenskegrensen til Halne på Hardangervidda, vil ta deg 5,5 timer uten stopp – og telle 379 km på turtelleren.• Til sammen er det 74 videregående skoler i området – 58 av dem i fylkeskommunal regi.• Det var til sammen 42.386 elever i videregående opplæring i skoleåret 2016/2017 (40.241 av disse i fylkeskommunal regi). 34.161 elever har rett på skoleskyss.• Viken fylkeskommune får ansvaret for 5.339 km fylkesveier.• Det nye fylkestinget i Viken får 87 medlemmer – og Viken forlater formannskapsmodellen til fordel for en parlamentarisk styringsform.• Hovedkontoret til Viken skal ligge ved en togstasjon i Akershus vest – på aksen mellom Lysaker og Sandvika. I tillegg skal Viken ha kontor i Nedre Glomma med rundt en fjerdedel av arbeidsplassene knyttet til sentraladministrative funksjoner.• Kabalen for hvem/hva/hvor legges fortløpende, og skal være ferdig sommeren 2019.• Se også www.viken2020.noFAKTA OM VIKEN TRE SKAL BLI ÉN: Fylkesordførerne Roger Ryberg (Buskerud), Anette Solli (Akershus) og Ole Haabeth (Østfold). Fotograf: Roy Freddy Andersen, Østfold fylkeskommune.ARKHEION 02 | 20188REGIONREFORMog tilrettelagt for tjenester vi ennå ikke kjenner. Det stiller store krav til fantasi og realisme på en gang.TRE SKAL BLI EN SMIDIG OG VELFUNGERENDE ENHETNå-verdien av arbeidet i disse fire gruppene er betydelig. Det er interessant å kunne ta to skritt tilbake og betrakte den jobben man gjør hver dag med andre øyne. Hittil har ingen av oss tatt skade av et bredere perspektiv på oppgaveløsningen. Gruppen som ser på dagens konkrete arbeidsrutiner ved de tre arkivtjenestene, skal i fellesskap jobbe frem en god flyt og klare retningslinjer for den nye arkiv- organisasjonen. De nye rutinene skal tas i bruk i Akershus, Buskerud og Østfold så snart de er klare, for at vi sammen skal kunne teste ut om de blir gode arbeidsverktøy for RED. ADM: Etter Fellesnemndas vurdering av spørsmålet om fordeling av arkivtjenester i Viken, ble innstillingen i saksfremlegget at dagens modell ønskes videreført. Dette ble tatt til orientering i møtet 5. november. Dermed vil fortsatt Østfold ligge under IKA Østfold, og Buskerud under IKA Kongsberg etter 2020. oss. Da rekker vi å justere, oppklare, endre, og tilrettelegge før startskuddet går. Det mener vi er helt grunnleggende for at vi skal ha en ny og velfungerende organisasjon på plass fra dag én.Vi jobber med lovpålagte tjenester uten mye slingringsmonn. Vi har fylkeskommune- begrepet felles, oppgavene har vi gjennom-gående valgt å løse på tre ulike måter. Nå bygger vi en felles organisasjon der alle tar med seg sin nistekurv og så deler vi. Målet er mer enn et smakelig måltid: En helhetlig organisasjon – med samarbeid på tvers, basert på grundig forarbeide, gjen-nomtenkte planer og med et klart mål: Å skape en ettertraktet arbeidsplass for alle som vil være med å prege et fagfelt i rivende utvikling. ”For alle med interesse for vårt fagfelt er det tydelig at prosessen med å oppfylle lovkravene som preger vår arbeidshverdag blir både omfattende og krevende. ARKHEION 02 | 20189MAN REKKER Å LÆRE SEG MYE PÅ 60 ÅREtter mer enn seksti års arbeid med å skape fleksible og effektive oppbevaringsløsninger, kan vi tilby all denne kompetansen til å også hjelpe deg. Vi skreddersyr løsninger, alt fra faste reoler til plassbesparende rullearkiver. Kontakt oss for å finne ut mer: Telefon: +47 40004740 www.bruynzeel.noNext >